ニュースリリース

　日本大学商学部（所在地：東京都世田谷区、学部長：小関　勇）は、同学部内で開かれるペーパーレス会議の運用基盤として、株式会社日立ソリューションズ（本社：東京都品川区、取締役社長：佐久間　嘉一郎／以下、日立ソリューションズ）の文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager※1（以下、活文CLM）」を導入し、2014年9月1日から稼働しました。
　日本大学商学部は、会議資料を「活文 CLM」で管理することで、資料の作成・配布・回収に関する業務の大幅な省力化とコスト削減を実現しました。また、適正な閲覧制限と秘匿性の高い資料の回収漏れリスクの排除により、セキュリティの強化を図りました。

※1　文書のライフサイクルを管理し、業務効率を向上します。日本大学商学部は旧名称：ラビニティ Oneとして導入しました。

日本大学商学部は、創設100周年記念事業の一環として、新本館を2014年7月16日に竣工しました。同学部では、新本館の建設と合わせて整備した無線LAN環境を活用し、教授会や約30の委員会を対象に、会議のペーパーレス化を決定しました。教授会とは、月2回、約100名の参加者が集まって各種審議を行う会議です。従来、100～200ページにおよぶ資料を紙で配布していたため、資料の作成・配布・回収の作業負荷が膨大なものとなっており、会議資料を運用する手段の改善が課題となっていました。

そのような中、日本大学商学部は、会議資料の準備作業を省力化できる点や、タブレットの操作に不慣れな人でも簡単に資料を閲覧できる点、適切な閲覧権限を付与できる点を評価し、「活文 CLM」と資料閲覧用の端末としてiPadを採用しました。
　本システムは、資料を管理サーバーで一元管理し、会議時に公開します。会議の参加者は、iPad上の専用のアプリケーションを起動するだけで、簡単に資料を閲覧できます。会議終了後は、秘匿性の高い資料のみを削除することが可能です。

日本大学商学部では、システムの導入後、膨大な資料の印刷時間が不要になったり、会議直前の資料の差し替えが可能になったりと、会議資料の運用において大幅な省力化とコスト削減を実現しました。 従来、会議1回あたり、約1万～2万枚の資料を印刷して用意していたとすると、年間で約24万枚の会議資料を準備する作業量を削減できる試算です。
　また、会議体ごとに資料を閲覧できるメンバーを細かく設定することでセキュリティの強化を図りました。加えて、従来、会議の終了後に行っていた秘匿性の高い資料の回収も、紙資料を配布しないため回収漏れを防ぐことができ、情報漏洩を防止しています。

日本大学商学部では、新たな会議スタイルを運営していく中で今後も「活文 CLM」を積極的に活用していく予定です。

図1：システム構成図

「活文 Contents Lifecycle Manager」は、Webブラウザ上で文書管理を行うことができるアプリケーションです。文書の登録、移動、コピーをすべてドラッグ＆ドロップで操作することができます。

1. iPadからも社内文書を参照

iPadから簡単操作でセキュアに社内文書を検索・参照できます。

2. 文書やフォルダのセキュリティ管理

フォルダや文書にアクセス権を設定することで、操作できるユーザーを制限できます。また、ユーザー認証時のセキュリティ方針(パスワードの期限、使用できる文字種など)を、認証ポリシーとして設定できます。さらに、ユーザーがフォルダや文書に対して行った操作の履歴を取得できます。

3. 複数の文書を束ねて1つの文書に

複数のアプリケーションで作成されている文書を参照・印刷するには、それぞれのアプリケーションを起動しなければならなかったり、また、印刷後に並び替える手間が発生しますが、「クリップ」機能により、複数の文書を画面上でドラッグして重ねるだけで1つのPDFファイルに束ねられ、参照・印刷できます。

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