株式会社日立システムアンドサービス（本社：東京都港区、取締役社長：林 雅博／以下、日立システム）は、金融機関などの企業内で保管・管理している重要文書を外部に持出す際に、その文書が適正な承認を得て持出し・返却したという証跡を効率よく管理し、電子ファイルで文書持出しの場合のセキュリティ強化を目的とする、「ラビニティ 持出管理ソリューション」の販売を5月26日から開始します。
企業が保有する文書情報は、機密性のレベルによって文書の取扱い基準が決められ、情報紛失事故の防止の徹底がなされてきています。業務上、文書を外部へ持出さなければならない用件が発生した場合には、適正な承認を受けた上で外部へ持出し、その後文書をどうしたかの持帰りの履歴を残すことが必須となります。しかし、持出す際の情報や承認印は紙の台帳で管理されている場合が多く、紙の台帳管理ゆえに承認処理が手間となり、正確な持出し履歴が記録されないなどの理由から、台帳管理自体が形骸化してしまっている状況が問題となっています。
今回販売を開始する「ラビニティ 持出管理ソリューション」は、文書管理システム「ラビニティ」シリーズをベースにお客様に最適な持出管理を提供します。「ラビニティ」で保管する重要文書が、適切な承認を得て持出されて返却されるまでの台帳管理を徹底できます。また、持出しの承認業務に必要な申請・審査・承認・却下・引戻し・返却申請・返却審査・返却承認のフローをシステム化することで、適正な承認ルートで承認処理を行ったことを証跡として残し、持出し時や返却時の属性情報を保存管理しておくことができます。履歴情報は検索画面から複数条件を組み合わせて検索することができるので、監査時や棚卸し時の承認履歴チェック作業を効率よく行うことができます。また、電子ファイルで持出しをする場合には、パスワードや印刷不可設定などのセキュリティを付与したPDFファイルに変換して持出すことができるため、情報漏えいのリスクを軽減することができます。
例えば、「ラビニティ 持出管理ソリューション」は、金融機関における顧客先での営業活動において、重要なお客様固有の資料や提案資料が、適正な承認を受けて持出していることの証明や、持帰り後に文書の返却確認に至るまでの管理を実現します。また、後日監査などで必要とされる持出した際の承認確認や証跡を残すことで管理業務の向上化を図ることができます。「ラビニティ」の文書管理をベースにした持出管理を行うことで手書きベースの台帳による持出管理と比較して、約50%（*1）のコスト削減を実現できます。
*1: 日立システム調べ。文書持出しを紙台帳で管理する際にかかるコスト総額：約960万円/年（紙資料印刷代：約240万円/年、承認にかかる人的コスト：約720万円/年）と「ラビニティ 持出管理ソリューション」適用時のかかるコスト総額：約432万円（承認にかかる人的コストのみ）から削減率を算出
ラビニティ 持出管理ソリューションの機能
- 文書持出し時の審査・承認機能
「ラビニティ」に保管されている文書を外部に持出す際に、あらかじめ設定した承認ルートを経て持出しを行うことができます。また、文書持出し時や返却時の属性情報と、持出しから返却までの案件の申請・審査・承認・却下・引戻しの操作による案件の状態及び履歴を管理します。
- 承認依頼・承認完了メール通知
持出しの申請や承認処理実行時、申請者から承認者、または、承認者から申請者に通知メールを自動送信します。送られたメール本文のURLをクリックすると持出管理のログイン画面が開き、ログイン後、対象案件の処理ができます。
- 持出し履歴検索
持出し（返却）の履歴を複数の検索条件によって検索することができます。監査時に、過去の持出し案件を確認することや、返却期限を超過した未返却の案件を検索してフォローすることが可能になります。また、検索結果はCSVファイルに出力して確認することもできます。
- PDFセキュリティ設定
持出し承認が完了した文書は、パスワード、印刷抑止、ダウンロード抑止、有効期限、透かし文字等のセキュリティ設定を付与したPDFへの変換を行います。セキュリティ設定は、あらかじめ文書種別やアクセス権毎に設定が可能です。
日立システムは、「ラビニティ 持出管理ソリューション」を、金融機関など重要文書の持出しを行う幅広い業種に向け、今後3年間で約15億円の販売を目標としています。
ラビニティ 持出し管理ソリューションの利用イメージ
「ラビニティ」について (http://www.hitachi-system.co.jp/libinity/)
ラビニティは［library（図書館）］と［infinity（無限大）］を組み合わせた名称であり、コンテンツの無限の可能性を追求する日立システムのドキュメントソリューション商品群の統合ブランドです。
商標名称等に関する表示
- ラビニティは、株式会社日立システムアンドサービスの登録商標です。
- その他、記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。
製品・ソリューションに関するお問い合わせ先
株式会社日立システムアンドサービス
金融システム第１営業部 山浦（やまうら） 、藤井（ふじい）
TEL：03-6718-5806
E-mail：libinity-finance@hitachi-system.co.jp
