Webグループウェアdesknet's（デスクネッツ）の導入事例

中谷興運株式会社様

導入背景

中谷興運では、“グループウェア”が一般に流行しだした時期にグループウェアに着目、システムが安価であったことも重なり試験的に導入を実施しました。しかし、旧システムは「有効活用されていなかった」と情報グループの武縄様、小野田様は当時を振り返ります。「旧システムは、利用環境が整備されていなかったこともあり、利用している部署としていない部署がはっきり分かれていました。社内のアンケート調査では、システムが導入されていること自体知らなかったというユーザもいるほど、全社への浸透には程遠い状況でした」

さらに、アンケート結果では「利用しなくても業務に支障がない」という意見や、「スケジュールと施設予約しか使っていない」「各機能が独立しているので、機能毎に情報を登録しなければならないので手間がかかる」といったさまざまな意見が寄せられました。また、管理者においても「グループ/ユーザ情報のインポート・エクスポート機能がなく、すべて手入力によるメンテナンスが大変」「製品の定期的なバージョンアップがない」などの悩みを抱えていました。

旧システムは4年間利用されてきましたが、パフォーマンスの悪化など新たな問題も発生。現在の状況の見直しと改善のため、本格的にグループウェアを使っていこうと動き始めました。また、同時期に中谷グループ内でも「グループウェアを導入・活用していこう」という方針が決まったことも重なり、新グループウェアへのリプレースを検討することになりました。

製品選定

ユーザインターフェースが導入の決め手

製品の選定では、旧システムのバージョンアップを含む複数製品が選考対象となりました。選考にあたり、最も重要視したのは「旧システムでの問題点を解消できること」でした。各製品のデモを確認、操作性や機能を比較検討し、2製品まで絞りました。最終選考でdesknet’sの導入を決定づけたポイントは、“ユーザインターフェース”でした。

「desknet’sは、操作性がよく、画面をパッと見ただけで各機能がどういう機能なのかが直感的にわかり、ユーザ目線で見たときの“使いやすさ” が優れていた」

さらに、選定の決め手となったポイントとして「日立システムの提案がよかった。デモの際、こちらの質問に対する回答がその場でできていて、desknet’sをよく知っているという印象を受け、日立システムなら安心して任せられると思った」と武縄様は語ります。

導入後

工夫を凝らした手法で全社への浸透を実現

課題となっていた「社内への浸透」実現に向けて、実にさまざまな工夫をされたと小野田様は振り返ります。「まず、desknet’sを見ないと社内の情報が把握できない状況をつくることに取り組みました。情報グループのメンバーが各部署をまわって操作方法を説明したり、マニュアルなどのドキュメントを作成したり、とにかく“desknet’sを見てもらえる”ように環境を整えていきました」

こうした活動が功を奏し、スケジュール機能を利用するユーザが増えてきたりと徐々に変化が見え始めました。さらに積極的な活動は続き、1回2時間の時間を設けて「部門セミナー」を開催。営業課など、外出が多く、メンバーが揃いにくい部署は開催時間を夕方以降に設定するなどの工夫を重ね、利用を促進しました。

「とにかく実際に使ってもらう、使うことでdesknet’sに関する質問が出てくる、そのタイミングでまたセミナーを開催し、一緒に操作をしながら解決するというサイクルをつくりました」

その後、社長をはじめとする上層部の方の利用に至るまで社内に浸透し、desknet’sによる「情報共有・情報一元化」の基盤ができあがりました。

現在、「デスクネッツ運用推進チーム」を結成。各部署から選任されたメンバーが定期的に集まり、各部署の利用状況やこんな機能を使いたいといった要望、機能提案についてミーティングを実施、さらなる利用拡大を目指しています。

導入効果

desknet’sの豊富な機能により業務効率向上

管理者においては、「インポート・エクスポート機能によりグループ･ユーザ管理のメンテナンスが楽になった」「使う機能を部署ごとに設定できる、さらに少ない機能から利用を開始して徐々に利用機能を拡大できる」「機能ごとに詳細なアクセス権が設定できる」など、細かい設定・運用ができるようになったことで負担が大きく軽減されました。ユーザ視点での導入効果について、

「社外からの電話はすべて総務グループが一次受けをしているのですが、これまでは取次ぎ先の社員の在・不在確認から、不在の場合の電話メモの作成、それを階上の他部署へ持っていく作業が負担になっていました。現在は、自席PCでdesknet’sを見れば社員全員の在・不在確認や、伝言通知ができるようになりとても便利になりました」

「総務グループで管理していた各種申請書類を、これまでは電話で問い合わせを受けた依頼者に原紙で配布していたのですが、現在は、文書管理機能で申請書類を保管、必要なときにそこからダウンロードして使ってもらうという運用に切り替えたところ問い合わせがなくなりました」と総務グループの方からも評価いただいています。

今後の展望

社内情報一元化・共有化を実現するために、desknet’sの活用を今後さらに推進するとともに、ペーパーレス化の実現に向けインフォメーション機能や回覧機能、文書管理機能を浸透させ、desknet’sを見なければならない環境の基礎を構築していきます。

使用機能

さらなる業務効率化を目指し、使用機能を拡大中

利用環境

WEBサーバ1台＋DBサーバ1台構成