Webグループウェアdesknet's（デスクネッツ）の導入事例

大成有楽不動産販売株式会社（旧 有楽土地住宅販売株式会社）様

導入背景

有楽土地住宅販売株式会社は、大成建設グループの一員である有楽土地株式会社の住宅流通部を分離、住宅の仲介事業を専門に担う会社として昭和61年に設立されました。現在、首都圏を中心に37拠点に営業所を構える同社では、不動産事業における顧客のさまざまなニーズにお応えし、CS（顧客満足）につなげることを目標とした業務改革に取り組んでいます。

その一環として、2003年より “ソリューションボード”という社内組織を立ち上げ、会社をよりよくするための活動を社員自ら積極的に行ってきました。発足当時、社内で課題となっていた「業務効率化」実現のため急務とされていたのが、本社と営業所間の情報共有でしたが、本社と営業所間における情報のやりとりはFAXで行われており、本社では「営業所に伝達事項が行き届かない。」、また営業所においては「営業情報の共有ができていない。」といった問題を抱えていました。

そこで、双方の問題解決、さらには全社的な情報共有に向け、ソリューションボードを中心にさまざまな意見交換の中でグループウェアに着目し、導入を決定しました。

製品検討

製品の選定にあたり、必須条件となったのが「導入に時間がかからないこと。」 「メンテナンスに手間がかからず、管理が容易であること。」そして「将来的発展を見据え、クライアントサーバ型ではなくWeb型であること。」でした。

まずは、この３点を満たす製品を複数選定、選ばれた社員が約１ヶ月間体験版を試用し、そこからさまざまな意見をヒアリング、選定材料としました。最終的に現場の意見を尊重し、他製品にはない機能数の多さ、インターフェースのわかりやすさなどの総合評価からdesknett’sの採用を決めました。

導入後

desknet’s導入直後、まず取り組んだことはdesknet’sを浸透させること。つまり、ユーザに「利用させる」ことでした。そこに至るまでに実にさまざまな工夫をされたと情報システム推進室長 塩口様は振り返ります。
「毎日desknet’sを見ることを習慣づけるために、マニュアルを作成して『インフォメーション』に掲示したり、通達等の社内情報を「回覧板」でまわしたり、毎日新しい情報を配信するなど、試行錯誤を繰り返しました。」

その効果は着実に現れ、役員・管理職を中心にdesknet'sの利用が浸透、それを受けトップダウン式に社員へ、さらには社内全体での利用へと拡大していきました。当初、200ユーザから運用開始したdesknet'sですが、ユーザの増加にともない2007年にエンタープライズ版へと拡張、現在では630ユーザを超えるまでになりました。

システム構成図

使用機能

• インフォメーション
• 回覧板
• スケジュール
• 設備予約
• 電子会議室

導入効果

desknet’s導入による効果のひとつに、社内情報がスムーズに流れるようになったことが挙げられます。それは、本社と営業所間だけでなく、営業所同士、さらには営業所内へと広範囲にわたって浸透、情報共有の実現に至っています。

さらには、desknet’sをポータルとして利用することで、社内で新システムを導入してもユーザーは意識することなく複数のシステムを使い分けられるようになりました。今後は共有文書の管理体制を整え、より効率的な業務運用を目指し、desknet’sと文書管理システム「Millemasse（ミレマッセ）」との連携も検討されています。

また、社員のdesknet’sに対する意識にも変化が見られたといいます。新たに社員が増えた際、社員が自発的にdesknet’sの操作方法をレクチャーしていることからもdesknet'sが業務と密接に係わり、社員一人ひとりがdesknet’sの重要性を認識していることがうかがえます。

今後の展望

「今後はdesknet’sを軸に、より一層情報共有を密にし、さまざまな角度から顧客のニーズにあった提案、『住居』のトータルサポート、そしてCSにつなげていきたいと考えています。」（情報推進室室長 塩口様）