グループタスク リマインダーサービスの導入事例

BIPROGY株式会社様

背景

連絡事項を全社で管理する手段が不足

情報システムサービス部 企画室 企画課
皆川 勲 氏

BIPROGY株式会社は1958年3月に設立されたシステムインテグレーター。日本初の商用コンピューターによって今日の情報社会を拓く先駆けとなり、クラウドやアウトソーシングなどのサービスビジネス、コンピュータシステムやネットワークシステムの販売・賃貸、ソフトウェアの開発・販売や各種システムサービスなどの事業を手掛けています。

グループ会社、スタッフ系要員も含めてグループタスク リマインダーサービスの利用者は約1万人おり、同社は広範囲への実施依頼や調査を効率良く実施する方法を以前から模索していました。

「当時は、連絡事項や調査の実施管理を部署ごとに行っていました。メールで送ってから Microsoft Excel で管理する部署が多かったのですが、中には当社のMIDMOST for Java EE MaiaをベースにTODO管理システムを社内で作っていた部署もありました」（皆川氏）

ただ、部署ごとに管理の仕組みが異なっていると、依頼事項の進捗を全社レベルで把握したり、アクションをまだ起こしていない人に対して催促したりするのに、多くの手間と時間がかかります。また、内製システムの場合はJavaのバージョンアップなどに伴うシステムメンテナンスが何年かごとに発生するため、メンテナンスに要する工数などが問題になっていました。

取り組み

日本企業に向いたSaaSであることを評価

情報システムサービス部 企画室 室長
卯月 義文 氏

そこでBIPROGYは全社レベルで使えるSaaS型のTODO管理システムの調査に着手。調査対象から、日立ソリューションズが提供する「グループタスク リマインダーサービス」に絞り込みました。

「クラウドサービスであることと、当社の相談に親身に応じてもらえたことが決め手となりました」と卯月氏は語ります。皆川氏も「他社が提供するほとんどのサービスはプロジェクトチームや個人のTODO管理を目的にしていますが、『グループタスク リマインダーサービス』は、日本企業における会社組織全体での管理に向けた仕組みになっていて、当社の要望に合っていました」と評価しています。

導入にあたっては、机上での検討を2022年7月から8月にかけて情報システムサービス部内で実施し、整理された要件をもとに検証環境を2022年9月に立ち上げ、一部の部署に先行利用してもらいながら運用課題を洗い出し、日立ソリューションズのノウハウをもとに運用見直しを実施しました。2022年12月には検証環境を本番環境へと切り替え、2023年1月にグループ会社含めた全体にサービスを開始しました。運用開始後も細かな運用改善は続いていますが、依頼事項の全社レベルでの利用はうまく動き始めたとBIPROGYは考えています。

効果

早期の回答収集とスムーズな状況把握を実現

情報システムサービス部 企画室 企画課 課長
井上 智子 氏

依頼主が依頼事項や調査を対象の従業員に送ると、依頼先に該当する従業員には、イントラにあるTODOバーに依頼内容のタイトルが並びます。期限が近付くにつれて、背景色が水→黄緑→黄→赤と変化するので、期限間際の依頼を意識できるようになり、回答が集まるまでの日数も短くなりました。

「情報システムサービス部内で先日実施したアンケートでは、火曜日に出した依頼の回答が金曜日には95%程度集まりました。従来と比べると、かなり早期に高い回収率を達成しています」（卯月氏）

また一部の部署からは、「役職者会議で依頼進捗の棚卸しを実施していたが、その作業が不要になった」という報告も上がっているということです。

依頼する側の効率が格段に上がったと、井上氏も喜びます。

「依頼の登録作業を一度やってしまえば、次回からそれをテンプレートにできるため、楽に発信できます。依頼主と各部署の管理者の画面には進捗率が表示されますので、状況の把握や催促がとてもスムーズになりました」

また、「グループタスク リマインダーサービス」はSaaSとして提供されるので、ユーザーであるBIPROGY側がバージョンアップなどのシステム管理作業をする必要はありません。

展望

社内普及を推進しつつ、お客さまへ提供も開始

一方で、メールや Excel を使った従来の依頼管理方式も当面は併用されます。強制的に切り替えるのではなく、従業員に効果を実感してもらったうえで普及させていくというのがBIPROGYの方針です。

そして「グループタスク リマインダーサービス」をBIPROGYグループ内に広めていくことも、情報システムサービス部の役割となっています。

「社内専用ポータルや簡易マニュアルを作って、誰にも使いやすくしたほか、われわれ自らがこのサービスを使って発信するようにしています。回答をもらうというアクションを伴う部署内への依頼事項には、極力メールを使わないことにしました」（井上氏）

さらに、BIPROGYは「グループタスク リマインダーサービス」の販売も行うことにしました。

「『使うものは売れるよう、売るものは使うよう』というのが、社内適用における情報システムサービス部の基本的な考え方です。『グループタスク リマインダーサービス』は当社のお客さまに自信をもって紹介できるソリューションですので、日立ソリューションズには、これからも支援をお願いしたいと思います」（卯月氏）

ITを駆使した働き方を実りあるものとするには、社内コミュニケーションを円滑にすることも重要です。日立ソリューションズはこれからも、業務効率化の支援を続けていきます。

依頼事項の効率的な管理と確実な実施を実現

• 未処理の依頼をTODOバーに表示して見落しを防止
• 従業員への依頼事項を一元的に管理
• 部署管理者が部内の対応状況を把握し催促可能