グループタスク リマインダーサービスの導入事例

株式会社ニッセイコム様

背景

負荷が大きかった依頼対応のチェック

人事総務本部 人事勤労部 人事・教育課
中野 里咲 氏

東京都中央区に本社を置く株式会社ニッセイコムは、北海道から九州までの各地でITサービスを展開している企業です。従業員数は、884人（2023年3月31日現在）。これに、協力会社からのメンバーを加えた約1,100人がシステムの販売や構築、サポート&サービスなどの業務に携わりワンストップでお客さまへサービスを提供しています。

ニッセイコムの管理部門が日頃感じていたのが、書類の提出や申し込みを伴う作業依頼の完了までに時間がかかることでした。「年末調整の申告書」「健康診断の申し込み」「eラーニング受講」のような決まった時期に発生する依頼であっても、期限までに全員の提出や申し込みが完了することはありませんでした。

「人事・教育課が所管している階層別の社内研修は年に10回前後あり、そのたびに事前課題と事後課題を提出してもらったり、実施後にアンケートを回収したりしていました。しかし、メールのやり取りを追って回収状況をチェックするのに毎回1時間弱かかっていました」（中野氏）

これらの依頼はメールや掲示板を使っていたため、ほかのメールや通知の中に依頼が埋もれてしまい、対応する側の従業員が見落としてしまうことも問題でした。

取り組み

類似商品がない依頼管理の効率化商品

IT統制本部 情報管理部 部長
阿部 正宜 氏

社内の依頼管理をITで効率化できないか――。

個人タスクやプロジェクト工程を管理する商品は数多く存在するものの、社内依頼管理の効率化ができる商品が市場にはなく、製品選定は困難を極めていました。そのような中、日立ソリューションズとの情報交換の中で要望にフィットする製品があることを知ることになりました。それが「グループタスク リマインダーサービス」です。

「われわれが特に重視した機能要件は、メールや掲示板のように任意のフォーマットで依頼を書き込めること、担当が作成した依頼内容を上長が承認後に発信できる仕組みであること。このほかに管理者向けの機能として、依頼側では回収状況が、依頼を受ける側では部門内の対応状況が可視化できること、そしてシステム管理者が統計情報をアウトプットできることも不可欠でした」（阿部氏）

その後、2022年11月から翌2023年3月までの5カ月をかけて、検証テストを実施。従業員が社内または自宅からポータル画面にログインしたときに、まだ対応していない依頼がPCの画面上に適切に表示されるかを確かめました。検証テスト後に実施したアンケートでは、管理者と従業員の多くが「グループタスク リマインダーサービス」を肯定的に評価。そこでニッセイコムは2023年4月に正式に契約を締結し、5月から本稼働しました。

効果

回答率が60％から90％へ、管理対応時間も減少

人事総務本部 人事勤労部 人事・教育課 課長
佐藤 美佳 氏

IT統制本部 本部長
新井 洋一 氏

ポータル画面へのログイン時に作業依頼とその期限が表示される新しい方式は、従業員の間でも好評です。

作業依頼を発信する側の管理部門では、管理機能が高く評価されています。特に、回収率が低くなると予想されるときは、締切日を2段階ぐらい設定しておき、催促メールをシステムから自動的に送らせています。「社員研修実施後のアンケートの場合、以前は60%台だった回収率が80％から90%程度まで高まりました」と中野氏が語るように、このような工夫をすることで回答率が向上しており、同時に催促の負荷軽減にもつながっています。

また、マネージャーの視点でも管理機能は支持されています。

「部署全体におけるタスクの進捗状況を一元的に確認することもできるので、管理職としては部下がどういう状況にあるかがわかり、とても助かっています」（佐藤氏）

さらに、IT部門にとっても「グループタスク リマインダーサービス」は扱いやすくて効果が高いITツールとなっています。

「当初は全社一斉配信の作業依頼が年間40件と想定していたのですが、フタを開けてみると倍の年間80件以上の利用があるほか、各部署でも独自の作業依頼に使っているようです。それでも性能面の問題が生じることはなく、われわれの計算では依頼管理にかかっていた時間を年間約700時間、また、依頼対応にかかる時間を全社で年間約2,700時間削減するという効果が生まれています」（新井氏）

展望

グループ全体での導入も検討中

「グループタスク リマインダーサービス」はこのように順調なスタートを切りましたが、メールや掲示板ベースの方式に慣れている部署も多いことを考慮して、ニッセイコムはその利用を強制してはいません。その一方で、ニッセイコムの親会社にあたる日精ホールディングス株式会社は、企業グループとして「グループタスク リマインダーサービス」の導入を検討中です。

また、実際に導入の効果を実感したニッセイコムは自社の商品として「グループタスク リマインダーサービス」を取り扱うことも決定し、お客さまへの提案を開始しています。

「日立ソリューションズは長い付き合いの中で、『セキュリティソフトウェアに強い』というイメージを持っていたのですが、エンドユーザーの視覚に訴えるようなソリューションも抜群だと感心しました。導入前のテストは慎重に進めましたが、われわれの要望をくんで寄り添ってくれる姿勢には安心感を覚えましたね」（新井氏）

従業員に組織ルールやコンプライアンスを遵守させ、コーポレートガバナンスを強化していくうえで、依頼事項を確実に実施させることは企業・組織の責任と言えます。日立ソリューションズは、自社のニーズから生まれたこのソリューションでより多くの企業を支援してまいります。

社内依頼を発信、TODO表示、実施状況を把握

• 従業員のPC画面上のTODOバーに、未実施の依頼が付箋形式で表示されるため、依頼の見落としを防止
• 自動的にリマインドメールを送ることができるので、催促の手間がなくなり回収率も向上
• 部署管理者が部内の依頼対応状況を一元的に把握・フォローが可能