秘文AE SmartDevice Extentionの導入事例

株式会社日立アカデミー（旧 株式会社日立インフォメーションアカデミー）様

導入の背景

受講者の声に応えるテキストの電子化に、タブレットを導入

研修開発部 部長代理
新開(しんがい)　昇氏

日立インフォメーションアカデミーでは、数年前から受講者のアンケート結果などをベースに、よりニーズに適応した研修スタイルの構想が練られていました。その中で、特にテキストに関する要望として挙げられていたのが「自社では保管スペースが少ないので、テキストは電子データで送付して欲しい」、「分厚いテキストは、持ち帰るのがたいへん」、「テキストはカラーで欲しい」、「復習するために検索機能を使いたい」といった声でした。こうした受講者からの声に加えて「紙のテキストは環境配慮の観点からも減らすべき」、「他の研修会社でもテキストの電子化が進んでいる」などの意見も考慮した結果、テキストを電子化しタブレットで閲覧・利用する新たな研修スタイルの導入を決定しました。

「当社では、数年前からパソコンを利用し、一部で電子テキスト（PDF）を利用した研修を行っていました。ただし、パソコン上でPDFのテキストを見ようとすると、パソコン操作とPDF閲覧をその都度切り替えなければなりません。また、テキスト上にメモを書き込むことができないなど、紙のテキストに比べて不便な部分もありました。新しい研修スタイルには、パソコンを用意したうえで、紙のテキストに代わる何らかのデバイスで利用できるテキストが必要と考えていました。電子化という大きな流れへの対応と、紙のテキストの利便性を損なわない代替テキストの活用。それらを両立させるのが、今回導入を決めた研修スタイルの必須要件でした」（新開氏）。

選定のプロセス

タブレットの特性を考慮したセキュリティ対策に、スマートデバイス対応の「秘文」を選択

パソコンを操作しながら紙のテキストと同じようにタブレットを見て、画面のPDF上に書き込みもできるのが新しい受講スタイル。それを可能にしたのは、急速に普及が進むタブレットの存在でした。しかし、モビリティに優れたタブレットには、セキュリティの面で特有の課題がありました。
「簡単に持ち出せるタブレットには紛失というリスクが伴います。しかし、当社の場合、利用場所が研修室に限られること、だれがどのタブレットを使っているかを管理できることなどから、タブレットの紛失リスクは少ないと考えています。しかし、万一の事態を想定し、タブレットに保存されているデータ管理を考える必要がありました」（新開氏）。

情報の漏洩を防ぐために「社外秘にあたるような資料はタブレットでは取り扱わない」という方針が決められました。社外秘にはあたらない資料を利用する研修だけに適用することにしたのです。とはいえ、そうした資料でも、漏洩してかまわないというわけではありません。仮にタブレットが盗難・紛失にあっても、そこから資料や情報が持ち出されない、漏洩しない環境を確保するための検討が進められました。

「例えば、可搬可能な外部記憶装置への対策のためにポートをふさぐ、OSで制御するなどの案も候補に挙がりましたが、すべてのデバイスに実施するにはたいへんな手間がかかります。それらを一括して解決するアプリケーションはないのかと探していたところに、Windows8搭載タブレット向けに開発された「秘文AE SmartDevice Extension」を提案していただき、こちらが求めていた機能とほぼ合致したことから採用に至りました」（新開氏）。

導入に向けた取り組み

情報持ち出しのシチュエーションを想定して、漏洩防止機能の有効性を確認

機能の検討段階でポイントになったのは、タブレットからデータを取り出すときの制御に関してでした。タブレットに保存したデータ（資料や情報）はどのような経路で取り出せるのか、あるいは取り出せないように制御できるのかを確認していくために、何度か打ち合わせが行われたといいます。

「研修時の一般的な使い方を想定して、例えば無線LANは事前登録しているアクセスポイントしか接続できない、SDカードやUSBメモリなどの外部記憶媒体はあらかじめ秘文用に暗号化フォーマットされていなければ使用できないなど、懸念事項に応じて漏洩防止機能を確認していきました。今のところ、私たちが求めていた対策は「秘文AE SmartDevice Extension」の機能で達成できると考えています。ただし、実際に研修が始まったときには、追加機能や改善の要望が出てくるかもしれません」（新開氏）。

導入による効果と期待

新環境の構築に欠かせなかったセキュリティを、「秘文」で一括して確保

電子テキストによる研修は、順次、適用を開始し、2014年4月以降は約30～40コースに適用される予定だといいます。受講者の要望であったテキストの電子化に、Windowsタブレットの導入という新たなスタイルへの想いと期待を伺いました。

「タブレットをiPadにするかWindows にするかは、社内でも意見が分かれました。今回Windowsを選択した主な理由は、メールを含めた社内システムとの連携の容易さや、電子テキスト上に書き込みができるアプリケーションの有無でした。いずれにしても受講者の皆さまに、より良い研修を実施していくことが私たちのミッションであり、そのために求めていた環境が整えられたと思っています。また、その新環境の実現に欠かせなかったセキュリティも、『秘文AE SmartDevice Extension』によって確保できたと考えています」（新開氏）。

今後の展望

将来の拡張に対応する機能とサポートにも期待

将来的には、教育効果を高めるためのSNS連携、eBookの高い表現性を活かした教材作成など、社内で研究が進むさまざまなＩＣＴ活用システムとの連携にも、今回導入したタブレットを有効に使っていければという新開氏。さらに、今後の拡張という視点からは、
「今回は、日立グループ向け研修で使用するため、同研修拠点の東戸塚研修センタにタブレットを導入しましたが、今後は、日立グループ外のお客様向け研修にも展開していくことが考えられます。もちろん、そうした拡張が進んでいけば、セキュリティにも新たな要件が出てくることが予想され、それらに対応していくための追加機能の提供や保守サポートにも期待しています」（新開氏）。