活文 PDF Converterの導入事例

森ビル株式会社様

業務を円滑に処理する意思決定システムを構築

情報システム部
佐藤芳紀 氏

1959年の創業以来、統合ディベロッパー事業を推進してきた森ビルでは、業務の内容も多岐にわたりそれを管理する部署にも、一般の企業とは異なる厳密で柔軟な承認制度が求められてきた。森ビルの情報システム部門では、そうした社内業務をより円滑に推進するために、新たな意思決定システムを開発し2007年９月から運営を開始した。その業務の特長について、情報システム部の佐藤芳紀氏は次のように説明する。

「申請関係の書類を審査する部署では、多様な申請内容を正しく精査する管理体制を整えています。もしも、申請内容に問題があれば、担当部署や関係者に戻して、再検討や再承認などを行う業務フローを整備しています。昨年、この申請から承認までの意思決済プロセスを電子化するために、独自開発の意思決定システムを稼働しました。このシステム構築がきっかけで、全社的なファイルのPDF化を導入することに決めたのです」

その意思決定システムで利用する添付ファイルをPDF形式に統一する必要性を、情報システム部ではかねてから考えていたという。

「以前から、アドビ システムズ（以下Adobe）のPDFファイルに変換するクライアント用ソフトを利用したいという要望は出ていました。しかし、1500名近くの社員すべてのデスクトップ環境に、クライアント用ソフトを導入するのは大変なことです。コスト面だけでなくライセンス数やバージョンの管理方法も考慮する必要が出てきます。そんなときに、大塚商会の営業担当者から、活文 PDFstaffの話を聞いたのです」と佐藤氏は活文 PDFstaff採用の経緯について振り返る。
以前から、森ビルの社内では電子メールにさまざまなファイルを添付して、情報をやり取りしていた。しかし、そのことがサーバやネットワークに多大な負荷をもたらしていたという。また、客先とのこうしたファイルのやりとりは、セキュリティやコンプライアンス面での心配もあった。こうした課題を解決する目的からも、全社規模での添付ファイルや対外的な提出ファイルのPDF化は、重要な業務課題となっていた。

情報システム部の齋藤理栄氏は次のように語る。
「活文 PDFstaffに決めた理由は、Adobeの純正PDF に変換できる点でした。また、サーバ側にインストールすれば、社内のユーザーはWebブラウザから操作できるので、利用者の利便性に配慮した上で、運用管理の負担も軽減できます。そして、CPUライセンスで契約できるので、コスト面でのメリットもありました」
Adobe純正のPDFファイルにこだわった理由は、社内での利用だけではなく、対外的に提出するドキュメントのPDF化を促進する計画があったからだ。Adobe純正以外のPDFファイルでは、閲覧用のAdobe Readerのバージョンアップによって、読めなくなる心配がある。また、全社規模でのPDFファイル利用を促進するためには、使い勝手にも配慮する必要があった。専用のクライアントをインストールしたり、変換したファイルの形式に互換性がなかったりすれば、業務の現場に混乱をきたす。そうした課題を出さないためにも、森ビルの情報システム部では、Adobe純正PDFへの変換と、Webブラウザによる全社規模での利用を短期間に導入できる活文 PDFstaffを選んだ。

安定したサーバ運用でドキュメントのPDF化促進

情報システム部
齋藤理栄 氏

「サーバの導入にあたっては、大塚商会での導入例を参考にして、CPU性能やシステム構成を決めました。最新のサーバと比較すると、それほど高性能なものではないですが、1500名での利用に十分適応しています。稼働から数カ月が経過しましたが、まったく問題なく運用しています」と齋藤氏はシステム構成について説明する。変換されるPDFファイルも、Adobe純正規格なので再現品質も高く、これまでに提出先で表示できないとか、Adobe Readerのバージョンアップによって読めなくなる、といったトラブルもないという。
取り扱うファイルの中には、オフィス系ドキュメントだけではなく、CADなどの設計図面データもあるが、PostScriptプリンタドライバを利用することで、PDFへの変換が可能になる。
「最近では、月間の利用件数が1,000件を超えてきたので、社内にもPDF化が浸透してきた印象があります。今後は、利用状況や現場の意見も聞いて、セキュリティ設定を検討したり、運用の改善などを検討していく予定です」と佐藤氏は今後の取り組みについて語った。