活文 PDF Converterの導入事例

日本製鉄株式会社（旧 新日本製鐵株式会社）様

導入前の課題と対策

業務プロセス改革推進部 ITグループ マネジャー
新美 浩樹 氏

課題

• 操作がわかりやすく、作成やセキュリティ設定も容易なPDF作成環境の全社導入を低コストで実現したい。

対策

• 低コストなうえ、簡単にセキュリティ設定が可能な「活文 PDFstaff」で、全社規模のPDF作成環境を整備。

対象電子帳票

• 技術レポート（写真や図、絵入りのファイルサイズが大きい文書）議事録、打合せ資料

セキュアで低コストな全社規模のPDF作成環境のキープロダクトとして、活文 PDFstaffを選定した新日本製鐵。その導入の経緯と効果について、システム導入を担当した業務プロセス改革推進部ITグループマネジャーの新美浩樹氏に話を伺った。

導入目的・背景

電子文書のセキュリティ強化に取り組む

新日本製鐵では、業務で作成するドキュメントの電子化が進む一方、電子文書のセキュリティレベル強化を個人情報保護法の施行以前から検討していました。
セキュリティレベルを社内で統一させるために電子文書取扱いに関する「社内教育の実施」なども検討しましたが、現在の電子文書運用の観点からルールを社内に浸透させるのは難しいという意見が多くありました。そこで同社は、ソフトウェア環境を整えその強化に取り組むことを検討することになりました。

導入の決め手

本社で一括して管理・運用ができるPDFstaff Web・Client

当初、PDFの作成環境は一部の社員および部門での適用を検討していたため、Adobe Acrobatの必要本数分の購入を検討していました。しかし、新日本製鐵 君津製鐵所も同種の目的からＰＤＦ作成環境の整備をするためソフトウェアの導入を検討していたこともあり、これを機に本社の情報システム部門が適用範囲を広げ全社導入を視野に入れた検討をすることになりました。
PDFstaff Web・Clientはクライアントライセンスフリーで利用することのできる製品であるため低コストで導入できる点は大きなポイントとなりました。またAdobe純正PDF作成エンジンを搭載しているため、長期保管を必須とする電子文書でも品質面・信頼面でも安心して利用できるということも重要でした。それに加え、誰にでも分かりやすい簡単な操作でPDFの作成やセキュリティ設定ができるという点が採用の決め手になりました。

同社では、PDFstaff Client（クライアントインストール版）を、今後新たに購入するPCも含め、PDF作成者のPCへインストールしています。
Web画面を利用することでPDF作成が行えるPDFstaff Web（Web版）はＰＣの制約上クライアント版が利用できない利用者に提供しています。
そしてAdobe Acrobatを、より高度な作業を行う利用者への提供へと住み分けたことで、コストを抑えたPDF作成環境の導入が実現しました。

導入後の効果

ネットワーク負荷の軽減も実現

2005年2月末にイントラネットに簡単な操作マニュアル、インストールマニュアルを掲載して運用を開始して以来、ヘルプデスクへの問い合わせもなく、非常に安定して運用しているとのお言葉をシステム担当者の新美氏からいただきました。
また、PDFを利用してファイルを送受信することで、今までネットワークに負荷がかかっていた写真や図入りのファイルが圧縮され、負荷を軽減することにもつながりました。
最後に、「電子文書のセキュリティ対策の第1歩として、PDF作成環境が実現したことでベースはできました。今後は、さらにセキュリティ・ルールをどのように運用していくかを考えていきたい」と企業としてさらに充実したサービスの提供を目指していくとのお話をいただきました。

運用状況および環境