活文 PDF Converterの導入事例

ジャパンディスプレイ株式会社様（旧 エスティ・エルシーディ株式会社）

導入前の課題と対策

企画管理部 システムグループ
植村 益達 氏
岡田 雅之 氏

課題

• 200以上のPDF作成環境を低コストで実現し、煩雑なライセンス・バージョン管理の負担を軽減したい。

対策

• ライセンス管理不要、低コストなサーバライセンス導入で簡単操作の「活文 PDFstaff」が課題を解決。

対象電子帳票

• 技術資料、議事録、社内外授受ファイル、マニュアル、手順書など

高まる社内のPDF変換ニーズへの最適解として活文 PDFstaffの採用を決定したエスティ・エルシーディ。その導入の経緯と効果について、プロジェクトを担当した企画管理部 システムグループの植村益達氏と岡田雅之氏に話を伺った。

導入目的・背景

技術文書の「サイズ圧縮」「改ざん防止」「長期保管」を目的とした PDF変換を求める社内ニーズの増加

ソニー株式会社と株式会社豊田自動織機の合弁により誕生した次世代液晶ディスプレイ「低温ポリシリコンTFT-LCD」を製造するエスティ・エルシーディ (以下、同社）は液晶パネルについての解析資料や、材料、装置に関する多くの技術文書を社内外とやりとりしています。解析データには、表、写真、画像ファイルが含まれたものも多く、ファイルサイズが大きいものが数多くあります。
そのため会社設立当初から、大きいサイズのファイルをやりとりする頻度が高い部門（技術部門等）でAdobe Acrobatを使用して、ファイルサイズを圧縮し、ネットワーク負荷軽減を図ってきました。
しかし近年さらに、紙文書の電子化が進み、ファイルサイズの圧縮、改ざん防止、最終保存文書を目的として各部署からPDF作成ソフトの購入依頼が急増したため、企画管理部の植村氏、岡田氏はAdobe Acrobatのライセンス本数、または他PDF作成ソフトの購入検討を開始しました。

導入前に抱えていた問題

煩雑なライセンス管理と統一性のないAdobe Acrobatのバージョン

社内でPDF作成ソフトの必要本数を調査・検討した結果、その数は200本以上にもおよびました。
200本以上ライセンス数が増加すると、コスト面での問題に加え、それまで悩まされていたライセンスやバージョンの管理がますます煩雑になることも予想され、これを統一することも植村氏、岡田氏のミッションとなりました。
また、ニーズの多くはAdobe Acrobatの持つ多彩な機能を必要としないため、PDF変換ソフトの費用対効果が見込めないといった問題もあり、効果が見込める価格で導入できる製品選定を行う必要がありました。
しかし、特に両氏を悩ませた問題は、「教育コストがかからない製品であること」でした。誰でも使える簡単な操作であることは、PDFドキュメントの利用率を上げるだけではなく、問い合わせ件数による手間を減らすためにも必須条件でした。

導入の決め手

ライセンス管理不要、コスト面、シンプルな操作性

「ライセンス・バージョン管理」の手間を軽減するために、サーバ製品を中心として４製品に絞り選定を開始しました。その中から更に「費用対効果」と、他部署の社員もを交えて「操作性」の検証を行い、最も評価の高い製品を導入することにしました。
その結果、ライセンス管理が不要で、Adobe Acrobatと同じエンジンでPDF変換が行えるAdobe Document Serverとその連携製品 PDFstaff Clientを導入することに決定しました。Adobe Document ServerでPDFを作成するため、品質面での不安もなく、利用者の人数も問わないお得なサーバライセンスで導入でき、コスト面での問題も解決していたことも大きなポイントとなりました。
また、「PDF作成対象のファイルを右クリックして、「PDF作成」を選んでください」と案内するだけのシンプルな操作性は検証に協力した試用者にも好評であり、誰もが手間を感じない製品であると判断いただきました。

最終的に、日立ソフト担当SEのお問い合わせに対するレスポンスの速さにも評価をいただき、活文 PDFstaffの導入が決定しました

導入後の効果

社内意識の変化と管理者の負担削減

活文 PDFstaffのファーストユーザーである同社は社内意識が、「PDF ＝特殊ソフトが必要な、作成に手間がかかるフォーマット」から、「簡単に作成し、利用できるフォーマット」へと変化し、管理者の立場からも、「PDF作成ソフト ＝ ライセンス管理が大変な製品」から、「手間がかからない製品」と変化したと語っていただきました。今後、紙の電子化から、さらなるドキュメントセキュリティ強化へとステップアップを図っていきます。

運用状況および環境