活文 Contents Lifecycle Managerの導入事例

株式会社日立マネジメントパートナー様

導入の背景

業務コスト低減を実現する新たなビジネスモデルとして電子データと原本を一括管理する契約書管理システムを構想

財務サービス事業部 システムソリューション部 部長代理
岸田 隆視 氏

シェアードサービス提供会社として、常に日立グループ各社の業務コスト低減につながるビジネスモデルを模索している日立マネジメントパートナー。 電子データと紙の原本を一括管理する契約書管理システムも、その一環として構築されました。その構想の背景には、どのようなニーズと狙いがあったのでしょう。

「私たちが提供しているシェアードサービスの一つである収入会計業務には、各々の契約に紐付くエビデンス（契約書）の保管・管理が必要です。 それらをお客さまであるグループ会社から、より効率的に入手する方法を探していたのが、文書管理システムを検討するきっかけでした。 従来、遠隔地の拠点から証憑を入手するには、契約書のコピーを社内便などで送ってもらっていましたが、それだと郵送費がかかるし、入手までにタイムラグが生じます。 そのため、契約書を電子データで保管しておいて、タイムリーに確認できるようにしたいという狙いがありました。 また、日立グループ向けのシェアードサービス提供会社としての役割を考えた場合、賃貸料が高い都市部のオフィスに分散して溜まっている原本は郊外の物流倉庫にまとめて保管することで、グループ全体のコスト低減を図るという目的もありました。 ただし、エビデンスは、監査などへの対応でいつ提出を求められるかわからないので、ただ段ボール箱に入れて保管しておけばいいわけではありません。 こうした課題を合わせてクリアするには、通常業務で利用できるように電子化した契約書の管理と、必要に応じていつでも紙の契約書を取り出せる原本管理を組み合わせたシステムが理想だと考えました」（岸田氏）

選定までの経緯

「文書のライフサイクルを管理する」という製品コンセプトに注目、ビジネスのグローバル化を見据えて海外対応も確認

財務サービス事業部 システムソリューション部 部長代理
高清水 巧 氏

契約書保管の新しい仕組みを実現するためのシステムには、どのような機能が求められていたのでしょう。 また、「活文」の導入は、どのような選定条件をポイントに決定されたのでしょうか。

「新しいビジネスモデルですから、リスク回避のために初期の構築コストを抑えられるシステムという条件がありました。 また、スモールスタートのあとに、段階的な利用者の増加に対応できる拡張性も要求していました。 そのほかには、日立グループの認証基盤と連携してきめ細かくアクセス権を設定できることも重視していた機能です」（高清水氏）

「当初は、自社の力だけでシステム全体を構築するという選択肢もありました。 業務基盤として利用しているワークフローシステムの中で、スクラッチで契約書管理システムを開発することも検討したのですが、要求する機能に応じていろいろとカスタマイズをしていると高価になってしまうことからパッケージを利用することにしました」（太田氏）

「パッケージの選定に際しては、（日立グループ外の）他社製品との比較も行いました。 もちろん、『活文』が日立グループの製品であるということも選定理由の一つでしたが、大きな決め手となったのは『文書のライフサイクルを管理する』という言葉。 文書が生まれてから廃棄されるまでを一貫して管理するというコンセプトと機能をアピールしているパッケージは、ほかにはありませんでした。 それと、今後のシェアードサービスビジネスのコスト低減にはグローバル化が欠かせないことから、海外利用が可能であるという確認もさせてもらいました。 この二点が『活文』を採用するポイントになりました」（岸田氏）

導入時の取り組み

新規ビジネスモデルのためにスキームから構築、約４カ月の開発期間で稼働開始

財務サービス事業部 国内財務システムソリューション部
太田 大輔 氏

「私自身が業務部門の所属でシステム開発の経験が足りなかったこともありますが、会社にとっても新しい保管の仕組みのシェアードサービスを提供するシステムだったので、どのようなサービス内容が良いのか、そのために必要なシステムの仕様は何かを判断するのに苦労しました」（高清水氏）

「開発を進めるうえでは、契約書の電子データを管理するだけでなく、日立グループの認証基盤との連携や紙の契約書を保管する物流センターの動きまでを考慮した複雑な業務設計が必要でした。 そうしたスキームの組み立てと各部署の作業まで想定してシステムを構築するというのはあまり例が無く、このシステムの難しいところでもありました」（太田氏）

「自社で使うためのシステム構築ならばＩＴ部門（情報システム部門）が中心になって行うのが普通ですが、私たちの場合はお客さまに使ってもらうためのシステム構築、つまり商品企画でもあるので、業務とＩＴ両方の専門家となって進めることになります。 もちろん、他社のシステムと比較して使いにくければ、グループ内とは言え、お客さまの注文をいただけません。 ですから、業務側ともなって、どのようなシステムなら商品価値を認めてもらえるのかを判断しなければなりません。 そこが通常のシステム構築と違うところで、機能の追加要求が際限なくなってしまうこともあります。 このシステムでも、アクセス権の設定などで日立ソリューションズにはかなり細かい要望を出させてもらいましたが、私たちのビジネスモデルを理解して的確な改修案で応えてくれました」（岸田氏）

導入後の効果

他拠点の契約書も検索・閲覧できる機能が好評、約３年間の稼働状況と将来性を見定めてシステムをグレードアップ

2011年10月、契約書管理システムを活用したシェアードサービスが開始され、日立製作所の一部の部署の業務に採用されました。 その後も日立グループ各社への導入が進み、現在は9社合計で約100万件の契約書が保管されているといいます。導入各社からの評価についてお聞きしました。

「このような契約書の一元管理は初めて利用するというお客さまが多く、他拠点の文書まで検索して、すぐに閲覧ができる便利さに高い評価をいただいています。 また、契約書を授受する際には送達表に属性項目を入れてスキャンするので、それらのデータを各社のシステムと連携することで社内業務の効率化にもつながっているようです」（高清水氏）

稼働開始から約3年経った2014年8月には、「活文」のエンタープライズ化（大規模向け上位モデルEnterprise Editionへのグレードアップ）も行われました。

「エンタープライズ化については、スモールスタートから進めてきたビジネスへの投資を回収したうえで、将来性を見定めて再投資しました。 このビジネスモデルを検討し始めた2010年頃には、まだ各社の文書の電子化への関心は低かったのですが、その後の東日本大震災の影響や日立グループ内での業務効率化の促進などから意識が高まり、文書管理システムを持つ会社が増えました。 しかし、まだ各社独自の文書管理システムの導入にとどまっており、私たちのサービスをなかなか利用してもらえないケースもあります。 そこで今後、シェアードサービス提供会社である私たちが考えなければいけないのは、自分たちのビジネスだけでなく日立グループ全体の文書管理の在り方であり、効率化です。 標準的な文書管理の仕組みを作っておくことで、グループ内での資産の共有や有効活用に貢献できるようにするためのエンタープライズ化（再投資）でもありました」（岸田氏）

今後の展望

要望はワークフローとの連携機能の強化、日立グループの文書管理基盤をともに築いていけることを期待

「アクセス権の管理・運用についていえば、組織の職制に応じてフォルダにアクセスできる権限を設定できる機能があると作業を大幅に簡略化できるとともに、お客さまのニーズにもより柔軟に対応できると思っています。これは『活文』を、自社向けではなくシェアードサービスとして提供している管理側の要望です」（太田氏）

「操作性に関しては、『活文』の画面上に用意されている、簡易的に利用できる検索の対象をより自由に選択できるようにしていただけたらと思っています。これは、利用しているお客さまからの要望として聞こえてきています。そのほか、日立ソリューションズの対応については、たいへんよくやっていただいているというのが私の感想です」（高清水氏）

最後に、今後の日立グループ全体の文書管理基盤の構想も含めて、「活文」と日立ソリューションズに対する要望をお聞きしました。

「一つは、現在契約書管理にとどめている『活文』の活用を、提案書、見積書、業務完了報告書といった営業取引で発生するほかの文書のエビデンス管理にも広げられないだろうかということ。 お客さまが求めているのは情報資産管理としてのエビデンス保管なので、契約書以外も取り扱えるようになればと思っています。 もう一つは、ワークフローとの連携の強化ですね。 今後主流になるのは、業務の流れの中で文書が規則に従って自然に保管されていく『プロセスに基づく文書管理の仕組み』だと考えているので、ワークフローとの連携機能は特に重要だと思っています。 日立グループの業務フローの標準化をタスクとする当社としては、こうした要望を聞いていただきながら、日立ソリューションズと一緒にグループ全体の文書管理基盤を築いていければと考えています」（岸田氏）