インボイス制度対応支援ソリューションの導入事例

株式会社ユニリタ様

背景

手作業での非効率な請求書保管業務をテコ入れ

セールスユニット ゼネラルマネージャー補佐
兼 セールスプランニングディビジョン 営業推進グループ マネージャー
佐伯 寿雅子 氏

セールスユニット セールスプランニングディビジョン 営業推進グループ
白坂 淳 氏

社名の由来でもある、ユニークな発想と利他の精神のもと「プロダクトサービス」「クラウドサービス」「プロフェッショナルサービス」の3つの事業を展開する株式会社ユニリタは、お客さまにとっての「真のデジタル変革パートナー」をめざし、多様な課題解決策をワンストップで提供しています。創業以来、オンプレミス型パッケージソフトウェアの開発・販売を中心に手がけてきた同社は、DX推進の潮流を受け、昨今はクラウドシフトに対応したサービスの提供にも注力。業務効率化やコスト削減への取り組みにとどまらず、新しい事業創造の支援を通じて、持続可能な社会発展を力強く支えようとしています。

そんな同社自身にとっても、DX推進は重要な経営課題です。「かねてから、2021年に開催された東京オリンピックへの対応策の一環として、社内に残る手作業や属人化した業務のデジタル化、ペーパーレス化を進めていたところに、新型コロナウイルス感染症の拡大で一気に働き方の転換を余儀なくされ、社内のデジタル変革を急加速することになりました。会計システムの老朽化問題も相まって、関連するバックオフィス業務のテコ入れに踏み出したのです」と話す佐伯氏。中でも、電子帳簿保存法（以下、電帳法）やインボイス制度への対応を見据えた請求書保管業務の見直しは必至でした。

同社が月末月初の約2週間で処理する請求書は約500件に上ります。「請求書の発行予定リストを営業部門に配布してチェックしてもらい、回収したリストをもとに請求書を印刷、捺印、さらに電子化して保管するという一連の作業に3人がかりで対応しており、とにかく大変でした」と白坂氏。特に保管時の手作業によるファイルのリネーム作業には膨大な負荷がかかっていたということで、鈴木氏は「ルールに従って契約番号や企業名などを含む形にリネームして格納するのですが、ひたすらこの作業を繰り返しているような日もありました。数字1つ間違えるだけであとから検索できなくなるので気が抜けません」と説明します。さらにグループ会社の請求書は保管ルールが異なるため、ますます煩雑です。

取り組み

電帳法への準拠を最優先にツールを選定

セールスユニット セールスプランニングディビジョン 営業推進グループ
鈴木 映里 氏

セールスユニット セールスプランニングディビジョン セールスプランニンググループ
小柳 晶 氏

「当初は会計システム側でインボイス制度対応をカバーする予定で進めていたのですが、方針変更により会計システムとは切り離すことになり、法令に準拠した請求書保管業務の自動化をどのように進めるべきか、急きょ検討が必要になりました」と佐伯氏は振り返ります。

こうしてツール選定を開始した同社は、3社の製品を比較検討した結果、日立ソリューションズが提供する「インボイス制度対応支援ソリューション」の採用を決定。その中核にもなっており請求書の保管に使用する、「活文 Contents Lifecycle Manager（以下、活文）」が電帳法の法的要件を満たすソフトウェアとしてJIIMA認証^＊を取得していることや、長年の協業関係にある日立ソリューションズへの信頼が根幹にあったことが評価のポイントになりました。また、ユニリタが提供する「まるっと帳票クラウドサービス」と「活文」が標準機能で連携できており、追加の開発が不要という理由から他社製品を一歩リードしていたのも事実です。

「最終的に2つの製品の組み合わせで請求書業務に対応することが決まったのは2023年に入ってからで、本番稼働まであまり時間がなかったのですが、導入作業は至ってスムーズでした。日立ソリューションズは技術力が非常に高く、何かあっても必ず解決策を提示してもらえる安心感がありました」（小柳氏）

＊公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が法的要件を満たしていると判断したソフトウェアを認証する制度

効果

毎月約40時間分の業務量削減に成功

セールスユニット セールスプランニングディビジョン 営業推進グループ
佐々木 菜穂 氏

「活文」の導入を機に、同社の請求書保管業務は一変しました。「請求書の電子化もリネームもフォルダ作成ももう必要ありません。正直今までの負荷はなんだったのかと拍子抜けするほど何もすることがないのに、検索は必要な切り口で速やかに行えます。スムーズ過ぎてありがたみを忘れてしまうほどです」と佐々木氏は笑います。白坂氏も、「手作業によるリネーム時のミスや格納漏れを確実に回避できるようになり、非常に助かっています」と語ります。

実際、500件にも及ぶ請求書の手作業による電子化や、検索要件を満たすための煩雑なリネーム作業から解放されたことで、毎月約40時間分の業務量を削減できています。

「請求書の保管業務が完全に自動化されたことで、『活文』の存在を意識しなくても業務が進んでいきます。これこそうまくいっている証拠ですね」（小柳氏）

展望

「活文」をさらなる業務DX推進の足がかりに

現在は自社の請求書のみを保管対象としていますが、2024年1月から電子取引情報の電子保存が完全義務化されたことに伴い、グループ会社3社で発行する請求書についても「活文」での保管に移行。将来的には請求書に限らず、ほかの業務で発生する文書を「活文」で保管するなど、業務を越えた活用も視野に入れて取り組んでいます。また、一部に残る手作業を自動化し利便性をさらに高めるために、まだ使い切れていない機能の活用にも関心を寄せています。

法改正対応を起点に業務DXを一歩先へと進めたユニリタでは、「活文」を文書保管のプラットフォームに選択したことで、この先もさらなるデジタル変革が加速していくことになりそうです。

日立ソリューションズは今後も「活文」および「インボイス制度対応支援ソリューション」で、多くの企業の請求書保管業務を支援していきます。

請求書保管業務の効率化と、法令に従った文書保管を実現

• さまざまな形式の電子取引情報や、紙で受領・送付した書類のスキャン文書、業務システムから出力される帳簿書類までを一元管理
• 電子帳簿保存法の法的要件を満たしていると判断されるJIIMA認証を取得済み
• 日立ソリューションズが提供する豊富なソリューションとの組み合わせにより、データ化を含む保存業務の効率化、自動化を推進