フォルダごとのファイル容量推移や容量分布、更新年別分布、アクセス年別分布など、ファイルサーバーの利用状況が分かるレポートを表示します。レポートはブラウザー上で利用者全員で共有できるため、利用者のデータ整理に対する意識が向上します。

サーバー概況レポート

ファイルから自動抽出したファイル名や更新日時などのファイル情報をもとに、さまざまな条件で分析できます。

• 一定期間更新がない

  "ファイルの更新日時"をもとに判断

• 一定期間アクセスがない

  "ファイルのアクセス日時"をもとに判断

• 作業用フォルダ・ファイル

  "フォルダ・ファイル名"をもとに判断

• 保管期限切れ

  保管期間が設定されたファイルに対し期間が過ぎているか確認

• 業務と無関係

  "ファイルの拡張子"をもとに判断

• 大容量ファイル

  "ファイルの容量サイズ"をもとに判断

• 所有者

  所有者ごとのファイル合計容量をグラフ化

• フォルダ

  選択フォルダ直下にあるフォルダごとにファイル合計容量をグラフ化

分析結果を活文 File Server Optimizerが解説し、削除候補となるファイルをアドバイスします。これにより、効率的にスリム化をすすめることができます。

管理者から利用者に使用状況レポートを配信することで、利用者による不要ファイル削除を促します。利用者はレポート画面から不要ファイル一覧を確認し、不要ファイルを削除します。

管理者主体で利用者に手間をかけずファイルを整理することも可能です。あらかじめ設定した条件に該当するファイルをファイルサーバーから別サーバーに自動的に退避。元のファイルサーバーに移動先のリンクファイルが残るため、利用者に意識させることなくファイルサーバーのスリム化を推進できます。

ファイル名や属性（抽出済みの属性、付与したタグ情報）を解析し、出現頻度によって仮想フォルダを生成し、分類することができます。

検索により表示されたファイルまたは選択したファイルだけをリスト化し、そのURLを取得できます。URLはメールに貼り付けて関係者に展開できるので、各自で検索する手間を省けます。また、ファイルをメール添付する必要がないため、各自の重複保管を抑止できます。

上位のフォルダとアクセス権を比較し、不整合がある部分を一覧に表示します。整合性のチェックを自動で行うため、企業内の組織変更や人事異動の際もアクセス権の設定誤りや漏れを抑止できます。

不整合のあるフォルダのアクセス権を、適正化画面で設定したルールにしたがって簡単に修正が可能です。ファイルサーバー管理者の負担軽減が図れます。