社外あての送信メールはサーバーで一時保留します。送信後にメールの間違いに気づいた場合でも保留中は送信をキャンセルできるため、より多くの誤送信の防止が可能。なお、保留時間はユーザーごとに設定できます。一定時間内に、メール送信操作が行われない場合は、自動で送信キャンセルすることも可能です。

社内外にメールを一斉送信する際に、社外あては保留し、社内あては即送信するという設定が可能。社外へ送信する前に送信者だけでなく社内の同僚も送信メールを確認できるため、誤送信の見逃しを減らすことができます。

これまで添付ファイルを送付する際、PPAP（パスワード付きZIP添付メール）による運用が主流でしたが、ZIP標準暗号は暗号強度が低いことや、パスワードも同一経路で送られるため一緒に盗聴されてしまうなどのリスクが、広く認識されるようになりました。
活文 メールゲートウェイは、社外あてのメールの添付ファイルを自動的に分離して、活文サーバーからのWebダウンロードに切り替えます。受信者にはメール本文と添付ファイルのダウンロード用URLが通知され、保護された通信（https）で添付ファイルを安全に受け取ることができるため、情報漏洩を防ぐことが可能です。

活文 メールゲートウェイではメールの振り分け機能を持っています。インターネットから受信するメールは、一旦 活文 メールゲートウェイ が受信し、振り分けを行います。

メール無害化する前の添付ファイルが必要な場合には、オリジナルメールを確認します。活文 メールゲートウェイ では、インターネット端末を利用して2通りのオリジナルメール確認の手段を提供します。
1つ目は、インターネットメールサーバーに転送したオリジナルメールを受信して確認する方法です。2つ目は、活文 メールゲートウェイ サーバー内に蓄積するアーカイブを確認する方法です。
どちらの方法でも、インターネット端末にてオリジナルメールを確認できますので、お客さまの構成に合わせて選択していただけます。

添付ファイルが暗号化（ZIP）されているとメールセキュリティサーバーは安全性をチェックできないため、リスクがあってもそのまま受信するメールシステムが一般的でした。
活文 メールゲートウェイ では、暗号化ファイルが添付されたメールは配送せずに一時保存し、受信者がWebブラウザーからパスワードを入力して、暗号化を解除。メールセキュリティサーバーによるチェックを経由して安全にメールを受け取ることが可能です。