契約書を電子化する大きなメリットとして、コスト削減が挙げられます。書面で契約書などのやり取りを行う場合、収入印紙が必要となり、それだけで多くのコストがかかってしまうことが珍しくありません。
また、印刷を行う紙やインク、書面の郵送費用や企業に持参する際の交通費などにもコストがかかります。

これらのコストは、契約書などのやり取りが多いほどかさむものであり、頭を抱えている事業者も多いのではないでしょうか。

電子文書であれば、収入印紙が不要であるうえに、上述した印刷や郵送にかかるコストは必要ありません。そのうえ適切な電子署名を行うことで、契約締結の強固なセキュリティを実現することが可能です。

契約書などを電子化することで、先述した印刷や郵送などの手間が省かれるため、業務効率が向上します。
従来の書面でのやり取りを行う場合、多くの人力を割く必要性がありました。契約書面の確認から署名、再共有までに多くの時間を要することもあり、それが要因で事業展開が思うように進まない、といった経験をされた方も多いのではないでしょうか。
加えて、書面で契約などを交わした場合は書面の保管にかかる業務も発生するため、結果的に本業に充てるリソースが少なくなってしまいがちです。

契約書の電子化を行うことで、すべてメールなどを通じて契約の締結が完了します。さらに、締結後の書類についても電子データとして保存できるため、書類を管理する場所や人員が不要です。そのため、業務効率の向上が期待できるでしょう。

近年リモートワークが一般的に推奨されていることはもちろん、業務効率化の観点からもリモートワークを推進していきたいと考えている企業は少なくありません。
一方、契約書などの管理や締結にかかる署名や押印などの業務のために、出社義務が発生しているケースもあるでしょう。

契約書の電子化を行うことで、社内で署名や押印を行う必要がなくなります。デバイスや場所、時間に縛られることなく契約書の作成や署名を行えるため、契約締結のために出社する必要がなくなるのです。

リモートワークを推進するうえで契約書などの締結が障壁となっている場合は、積極的に契約書の電子化を検討するとよいでしょう。

サービスを提供する側と受け取る側にとって、契約期間が満了となるタイミングは非常に重要です。契約期間が満了になったことに気づかず、継続的にサービスを提供してしまっていたり、気が付かないうちに打ち切られていたりするケースも少なくありません。

しかし、多くの契約を行っている企業にとって、それぞれの契約期間を正確に把握し、管理することは非常に困難であり、多大な労力が必要です。

一方、電子契約であれば契約期限の管理を比較的容易に行えます。電子契約時に契約期間とアラートを設ける時期を設定しておくことで、契約満了が近づくタイミングで通知を確認できるためです。通知の回数や通知先を細やかに設定することで、さらに契約期限の管理を簡略化することもできるでしょう。

契約書を電子化する場合は、取引先の協力が必要不可欠です。当然ながら、契約は2社の間で行われるものであり、双方が契約方法に対して同意を得ていることが前提であるためです。

契約書の電子化を行っている場合は、必ず取引先が電子署名に対応していることを確認したうえで電子契約を行いましょう。取引先が電子署名などに対応していない場合は、従来の書面での契約を行う必要があります。

ただし、電子契約サービスによっては、メールアドレスさえあれば、簡易的に電子署名を行えるものも多くあるため、取引先が電子契約サービスを利用していない場合でも、電子契約を行えることも少なくありません。

このような電子契約サービスを利用している場合でも、必ず取引先に電子署名を行う旨を共有したうえで契約の締結を行うことが、トラブルを避けるためには重要だといえるでしょう。

電子契約を初めて行う場合には、導入コストや労力がかかります。自社は電子取引に慣れていたとしても、取引先が慣れていない場合は、少なからず取引先に負担がかかることを念頭に置いておきましょう。

電子契約が容易に行えるサービスを使った場合でも、取引先が契約に戸惑うこともあるため、電子契約に必要な情報や手続きなどを伝えることが重要です。

また、電子契約が法的効力を持っている事実について知らない場合、電子契約に対して不信感を覚える方も少なくありません。この場合、電子契約が法的効力を持つことや、安全面が高いことなどを伝えることが大切です。

電子契約サービスのなかには、無料で利用できるものも多くあります。無料の電子契約サービスでも、セキュリティ面に不備があることはなく、法的効力を持つ電子契約を締結することが可能です。

しかし無料の電子契約サービスは、機能や月間で行える契約の件数に制限があることも少なくありません。中規模以上の企業の場合、機能や件数の制限によって電子契約サービスを実務に生かしきれないこともあるでしょう。

そのため、無料の電子契約サービスを利用する場合は、事前に無料で利用できる機能の範囲を確認することが重要です。無料の範囲でこと足りる場合は、無料プランを継続して利用し、物足りなさを感じる場合は有料プランへの変更を検討するとよいでしょう。

先述のとおり、すべての契約書や書面を電子化できるわけではありません。取引先の意向によっては、紙を用いた契約しか行えない可能性も十分にあります。

このような状況下では、紙と電子を併用することになります。「自社内では紙での契約も含めた全契約を電子保管する」と決めている場合も、どの契約を紙で行ったのかを確実に記録しなければなりません。

また、紙と電子の併用における負担を軽減していくために、電子化できる書面での契約を探し、可能であれば電子契約に移行していきましょう。

ただし紙の契約の方が多く、それらをすべて電子化するには非常に手間と時間がかかる場合は、電子契約の割合が増えるまで紙の契約をそのままにしておく、といった判断を行うことも大切です。

電子契約サービスを契約する際は、必ずサービス内容と費用を確認しましょう。
サービスによってできることの範囲は異なります。電子契約サービスを導入したとしても、望んでいた機能が入っていなければ意味がありません。機能や使用感が気になる場合は、無料プランなどで事前に試してみるとよいでしょう。

また、予算にあった価格の電子契約サービスを利用することも大切です。電子契約サービスは契約件数や利用者数によって費用が変わることが多いため、どの程度費用が必要なのかを事前に確かめておきましょう。

電子契約サービスを導入する場合は、セキュリティ面も必ず確認しておきましょう。電子契約に法的効力を持たせるためには、下記の要件を満たしている必要があります。

ほかにも、情報漏洩を防ぐ秘密鍵暗号方式が取られているか、ハッシュ化が適切に行われるか、などを必ず確認しておきましょう。

電子契約サービスはさまざまな企業から発表されており、サービスによってはほかの会計システムなどとの連携を取れるものも多くあります。

自社で利用している会計システムなどをリリースしている企業が電子契約サービスをリリースしている場合、そのサービスを利用・連携することで、契約から請求まで一元的に管理することも可能でしょう。

そのほかにも、自社で利用しているパソコンのOSなどによって、利便性が異なることもあるため、既存システムとの相性を確認したうえで電子契約サービスを導入することが肝要です。