電子署名の方法とは？
仕組みや法的効力は？導入メリットや手順も解説！
ペーパーレスや脱ハンコが進み、テレワークも普及している現在、電子署名が急速に普及しています。その一方で、電子署名の具体的な方法が分からなかったり、法的効力に不安があったりして、導入に足踏みしてしまっている方も多いのではないでしょうか。
ここでは、電子署名の方法を紹介するとともに、電子署名の法的効力や安全性、導入時の注意点などを網羅的に解説します。
この記事の目次
電子署名とは？役割は？
電子署名とは、契約書などをデータ化したものに対して行われる署名です。電子署名を行うことにより、内容の改ざんが行われていないことや署名を行った者が確かに本人であることを示せます。
似ている言葉として「電子印鑑」がありますが、それぞれの機能は大きく異なることを知っておきましょう。詳しくは後述しますが、電子署名には、その署名が行われたことが確かに本人であることを示す機能があります。その一方で、電子印鑑は印面を電子化したものに過ぎません。
電子文書に署名を行うと、本人による署名であることや、内容が改ざんされていないことを示すために「電子証明書」と呼ばれる、本人確認データが含まれる電子署名の発行が行われます。そのため、直接署名や捺印を行うことなく、データ上で契約書の締結などが可能となるのです。
電子署名は「認証局」と呼ばれる、デジタル証明書を発行する第三者機関の審査を介して行われるもので、信頼性は高いといえます。
電子署名の仕組みについて
電子署名には、公開鍵暗号方式と呼ばれるセキュリティシステムが採用されています。公開鍵暗号方式とは、ファイルなどの送信者が2組の鍵を生成し、それを用いて守るべきファイルの内容などの暗号化と解読を行うシステムのことです。
公開鍵暗号方式で、電子署名を行う際の流れは下記のとおりです。
-
送信者が「公開鍵」と「秘密鍵」の生成を行う
-
「秘密鍵」を用いてファイルなどの暗号化を行う
-
暗号化を行ったファイルと公開鍵を受信者に送る
-
受信者はネットワークのなかから「公開鍵」を入手し、暗号化されたファイルの復号を行う
-
暗号化する前のファイル情報が表示されるため、自分も署名を行う
署名済みの契約書を再送するときも、上記のプロセスが行われます。
電子署名の主な方法
電子署名を行う際の主な方法は下記のとおりです。
- 方法1 PDF文書に電子署名する
- 方法2 Microsoft WordやMicrosoft Excelで電子署名する
- 方法3 電子契約サービスを導入する
方法1 PDF文書に電子署名する
PDF編集ソフトを用いることで、電子署名を行えます。
電子署名を行う方法は下記のとおりです。
-
「ツール」から「証明書」を選択し、「電子署名」をクリック
-
ダイアログボックス「証明済み文書として保存」が出たら「OK」をクリック
-
カーソルが十字になるので、電子署名を行う場所に対してドラッグし、署名する場所を作成
-
デジタルIDを設定
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ダイアログボックス「デジタルIDで署名」でIDを指定
-
デジタルID設定時のパスワードを入力
-
ファイルを保存
なお、デジタルIDは任意のものを設定することも可能ですが、セキュリティ面を考えると、連想されにくい強固なものであるほうが安全です。
そのため、認証機関に発行してもらい、そのIDを使用することを推奨します。
なお、電子署名が可能なPDFソフトは多く存在します。自社や取引先が使用しているPDFソフトに合わせて、自社でどのソフトを用いるかを検討するとよいでしょう。
メリットとしては、既にPDFリーダーを使用している場合は、新たなソフトの導入などが不要である点です。その一方で、取引先と同じPDFリーダーを使用していなければ、電子署名機能が使えない場合が多いことが、大きなデメリットです。
方法2 Microsoft WordやMicrosoft Excelで電子署名する
契約書などの多くは、PDFで管理することが多いものの、Microsoft WordやMicrosoft Excelなどのソフトでも電子署名を行うことが可能です。
ただし、Microsoft WordやMicrosoft Excelで電子署名を行う場合は、電子署名の作成過程でデジタルIDの発行を行えないため、必ず認証機関からデジタルIDを取得したうえで行いましょう。
Microsoft WordやMicrosoft Excelで電子署名を行う方法は、下記のとおりです。
-
電子署名したいファイルを開く
-
署名を入れたい箇所にカーソルを合わせて、挿入を選択
-
「テキスト」内「Microsoft Office 署名欄」をクリック
-
「署名の設定」のダイアログ ボックスに必要な情報を入力
-
署名欄を右クリックして「署名」を選択
-
キーボードやタッチペンで署名を行い、そのファイルを保存する
Microsoft WordやMicrosoft Excelはほとんどの企業で取り入れられており、使い慣れている方も多いため、多くの企業相手に利用できる点がメリットといえます。
その一方で、Microsoft WordやMicrosoft Excelは編集することをベースに考えられていることが多いため、Microsoft WordやMicrosoft Excelファイルに署名を行うことに抵抗がある方も一定数存在することに注意しましょう。
方法3 電子契約サービスを導入する
電子契約サービスとは、従来紙で行っていた契約書の締結を、電子文書のやり取りで完結させるためのツールのことです。
電子契約サービスを導入することで、別途デジタルIDを取得する必要なく、契約書の締結を電子上で完結できます。セキュリティを手軽に強固にできるため、多くの契約書などの締結を電子上で行いたい場合は、電子契約サービスの導入を強く推奨します。
電子契約サービスの欠点は、費用がかかってしまうことです。1カ月あたりに送る契約書の数によって、必要な費用や機能も異なるため、導入時には慎重に検討するとよいでしょう。
なお、電子契約サービスが取り入れている電子署名には、大きく分けて下記の2種類の方法があります。
- 立会人型・事業者署名型：契約印の代わりに、立会人となるサービスプロバイダーがログなどを記録し、事業者が署名したことを保証することで、契約書の締結が行える
- 当事者型：電子認証局が発行する電子証明書を用いて、本人が署名したことや、書類の改ざんが行われていないことを、より強固に確認して締結するもの
いずれの方法を選んでも、契約書関連の業務の効率化が実現できます。効率化を第一に考えている方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
電子署名の法的効力は？
電子署名の法的効力は「電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）」によって定められており、正しい使い方をすることで法的効力を持ちます。
電子署名法第二章第三条によると、適切な電子署名が行われた電子文書は、印鑑が押された紙の契約書と同等の効力を持つとされています。
ただし、電子文書が紙媒体と同様の法的効力を持つのは、適切な電子署名が行われたときのみです。なぜなら、紙媒体の契約書などと比べて、電子文書は改ざんなどが行われやすいからです。
そのため電子文書を用いて契約書などを締結する場合は、必ず適切な電子署名を用いて「改ざんがないこと」「本人が署名をしたこと」を明確にし、いつ署名が行われたのかのタイムスタンプを保存しておく必要があります。
これらの情報が揃うことで、電子文書は法的効力を持つため、電子文書でやり取りを行う場合は、必ずおさえておきましょう。
電子署名の安全性は？
電子署名を行う場合、気になるのは安全性です。
電子文書が万が一公の場に出てしまった場合、機密事項の漏洩になってしまう可能性があるため、電子署名に馴染みがない方は不安に感じることもあるのではないでしょうか。しかし、電子署名の安全性は非常に強固なセキュリティによって担保されています。
電子署名の安全性を担保するために設けられているセキュリティ対策は、下記のとおりです。
- 公開鍵暗号方式：送信側と受信側が、それぞれの鍵を用いて文書の暗号化と復号を行うことで、文書の改ざんなどを防ぐ手法
- ハッシュ関数：文書の内容に沿って、ファイルの中身を一見何も関係のない数値を算出することで、ファイルの中身を守る技術
- 電子認証局：署名が本人によって行われたことを証明する「電子証明書」を発行する第三者機関
これらのセキュリティ対策によって文書が守られているため、安全性は強固であるといえます。
電子署名を導入するメリット
電子署名を導入する主なメリットは、下記のとおりです。
- メリット1 業務フローの最適化
- メリット2 原本性の担保
- メリット3 コスト削減
メリット1 業務フローの最適化
電子署名を取り入れることで、文書の印刷や郵送、あるいは取引先の会社への訪問といった煩雑な業務をカットできます。電子文書によるやり取りであれば、パソコンやクラウド上に契約書などを保存するため管理も容易です。
電子署名の導入によって、大幅に業務フローが最適化されることが期待できます。
メリット2 原本性の担保
従来は紙媒体が最も原本性を担保できるものでしたが、スキャナーなどの発達によって、紙媒体による原本性の担保が難しくなっています。
一方で、電子署名であれば、先述したとおり改ざんされていないことや、確かに本人が署名したことであることが明確に示されます。
そのため、紙媒体よりも原本性の担保が行われやすく、契約書に高い信頼性を持たせることができるといえるでしょう。
メリット3 コスト削減
紙媒体での契約書締結を行う場合、収入印紙代として大きなコストが必要です。そのほか、契約書などを印刷する度に紙やインク、郵送などにもコストがかかります。
電子署名では収入印紙代が不要であるため、大幅なコスト削減が可能です。もちろん紙やインクにかかっていた諸経費も削減できるため、コスト削減策としても有効といえるでしょう。
電子署名を導入する際の注意点
電子署名を導入する際の注意点は、下記のとおりです。
- 注意点1 初めて使用する場合はテストを行う
- 注意点2 電子署名が利用可能か確認する
- 注意点3 秘密鍵は厳重に管理する
- 注意点4 電子証明書の扱いに要注意
注意点1 初めて使用する場合はテストを行う
初めて電子署名を使用する場合は、必ず社内でテストを実施しましょう。電子証明書の期限切れなどが起きている場合は、その文書および署名の正当性を証明できないからです。その場合、電子署名は法的効力を持たないため、電子署名の意味がなくなってしまいます。
初めて使用する場合はトラブルが発生する可能性が高いため、必ずテストを行ったうえで、対外的な利用を開始しましょう。
注意点2 電子署名が利用可能か確認する
契約書の種類や取引先によっては、電子署名に対応しておらず、紙媒体での契約書などの締結のみに対応している場合もあります。
そのような場合は、こちらが電子署名を利用したくてもできません。利用前には必ず契約内容や取引先に関して、電子署名の利用が可能か確認したうえで電子署名を利用しましょう。
注意点3 秘密鍵は厳重に管理する
電子署名の効力は、秘密鍵を書面の作成者本人のみが保有していることを前提に成り立っています。そのため、秘密鍵が第三者の手に渡ってしまうと、電子署名の安全性が担保できなくなります。
くれぐれも、第三者に秘密鍵が渡ってしまわないように注意し、厳重に管理しましょう。
注意点4 電子証明書の扱いに注意
電子証明書の内容に変更すべき箇所が生じた場合や、秘密鍵が第三者に渡った場合などは、速やかに電子証明書の失効を依頼する必要があります。
スムーズに対応できるように、電子証明書の扱いには十分に注意しましょう。
電子署名を導入するには？
電子署名の導入を検討している方には、電子署名の世界的な先駆けとなった「Docusign（ドキュサイン）」がおすすめです。企業間の合意や契約はもちろんのこと、社内の稟議に関する準備や署名、捺印、実行、管理といった業務をすべて電子上で管理できます。
Docusign（ドキュサイン）は、次のような業務をはじめ、多くの業務で活用されています。
- 業務委託契約
- パートやアルバイトに対する雇用契約
- 請求書や納品書に対する押印
このようにさまざまな場面で電子契約を導入できるのは、Docusign（ドキュサイン）の大きな強みといえるでしょう。契約書締結に必要だった書面の印刷や製本、署名押印などをオンラインで解決することが可能です。
日立ソリューションズでは、電子署名サービス「Docusign（ドキュサイン）」の販売だけでなく、導入にあたっての業務の整理や課題の洗い出し、対策方法の提案、社内規定の整備などをサポートしています。導入後も電子署名や電子契約の定着化をサポートしているため、スムーズな電子契約の一般化だけでなく業務効率化も期待できるでしょう。
電子契約の実現を検討している方は、ぜひ一度当社にご相談ください。
まとめ
本記事では、電子署名の方法や法的効力、安全性などについて網羅的に解説しました。電子署名は、ペーパーレスや脱ハンコを効率的に実現するためのソリューションといえます。
特に、紙媒体の管理にかかる業務やコストが増幅している場合や、業務効率化を図りたいと考えている場合は、本記事を参考に電子署名の導入を積極的に検討してみましょう。
- ※本記事は、2022年6月時点の情報を元に作成しています。
- ※本記事は、一般的な情報提供を目的としたものです。記事内の法律に関する情報については、短期間に法改正が行われる場合もあるため、当社は情報が最新のものであること、また、正確であることを保証することはできません。当社は本情報を使用したことにより生じる責任、損害を補償する義務を負いません。
- ※Microsoft、Microsoft Word、Microsoft Excelは、Microsoft Corporationの米国およびその他の国における商標または登録商標です。
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