人事総合ソリューション リシテア/就業管理クラウドサービスの導入事例

株式会社文祥堂様

背景

勤務制度変更の中で問題が浮上

HR推進部 部長
多賀 正浩 氏

創業100年を誇る文祥堂は、オフィス空間の構築・提案を中心に事務用品やオフィス家具の製造・販売など、多岐にわたる事業を展開しています。最近は「働く人の時間をデザインする」をコンセプトに、ソフト面での課題解決力を強化する一方、自社においても柔軟な働き方を模索しています。

「従来、当社は定時勤務のみの制度でしたが、お客様に働き方を提案する企業として、経営層は自社も働き方を改善する必要があるとの問題意識を持っていました」（多賀氏）

そんな折、人事課が働き方ディスカッションを全社的に実施すると、社員からもフレックスタイム制の導入を求める声が多数出てきました。文祥堂は、これを機にハード・ソフトの両面から働き方を見直すことに。フレックスタイム制の導入時期については、社内へのインパクトのほか、定時勤務が難しくなることを想定し、東京オリンピックの開催時期である2020年7月に設定しました。

「しかし、従来勤務管理に使用していたパッケージ製品では、リアルタイムに勤務実態を把握できず、フレックスタイム制の本格運用が難しいことが判明。そのため、人事課は制度設計の検討に加え、新しいITシステムを早急に選定する必要に迫られたのです」（野口氏）

取り組み

選定の決め手は提案力・サポート・熱意

HR推進部 人事課 課長
野口 誠 氏

HR推進部 人事課
松沢 恵美 氏

こうした中、文祥堂は数社の提案を検討した結果、「リシテア/就業管理クラウドサービス（以下、リシテア）」の導入を即決しました。

「システムの話に終始せず、働き方に関する提言があったことや導入前後のサポートが手厚いことのほか、担当者の熱意も選定の決め手となりました。ただ、導入実績に大企業が多いことが気になりましたが、手軽なクラウド版がある上、当社のような中小企業への導入に対しても力を入れていくと聞いて、その懸念も払拭されました」（多賀氏）

ところが、新型コロナウイルスの影響からプロジェクトの開始が数週間遅れ、導入に際してのやり取りはリモートで実施することになりました。

「とはいえ、問い合わせのメールを送った翌日には回答していただいたので、社員向けのマニュアル作成も滞りなく進行しましたし、コロナ禍においても予定通り7月に本稼働に至りました。3月初めに日立ソリューションズを訪問し、実機に触れるトレーニングに参加したことも功を奏したのでしょう」（高橋氏）

この間、文祥堂では、出社率3割という目標を掲げ、営業部門だけでなくスタッフ部門にもモバイル機器を付与するなど、テレワークを推進する体制を整えていきました。

効果

勤務管理業務の迅速化と負担低減に貢献

HR推進部 人事課
高橋 舞子 氏

HR推進部 人事課
菊池 樹 氏

フレックスタイム制と「リシテア」の導入について社員に説明するのには苦労したものの、移行はスムーズに進み、それに伴い「リシテア」の効果も表れています。

「これまでは、勤怠を締めた翌月に人事課が有給休暇や残業の一覧を出し、そこから残業の申告漏れなどに関する部分を該当者と連絡を取り合って処理をしていました。『リシテア』には、月次の確定・承認機能やアラート機能などが備わっているので、月内での連絡・相談が可能となり、勤務管理に関わる事務処理がスピーディーになりました」（菊池氏）

また、ユーザーである社員の負担軽減にもつながっています。

「以前は、休暇や残業といった事由ごとに申請を行う仕組みでしたが、今は当該日に対する申請で済むのでとても便利になりました」（松沢氏）

さらには次のようなメリットもあるということです。

「直感的な操作性に加え、勤務時間などの基本データがリンクをたどらずともトップ画面で一覧できるため、社員本人や上長が勤務実態を把握するのに役立っており、各自が勤務管理に気を配るようになるなど、働き方の意識改革が進んでいるように思います」（松沢氏）

展望

さらなる働き方改善に向けた協創関係を

「現在、フレックスタイム制の導入を契機に、固定オフィスの撤廃やシェアオフィスの拡大など、働き方のさらなる改善に向けて取り組んでいます。こうした自社の取り組みから得られた知見をお客様への提案につなげていきたいと考えています。日立ソリューションズには、法改正対応も含めた導入後のサポートにとどまらず、公開できる範囲で他社の事例を紹介していただけると、当社のノウハウ蓄積の点でもありがたいですね。このように、今後は働き方改革の観点からも協創関係を築いていければと期待しています」（野口氏）

時間や場所にとらわれない働き方を運用・管理する「リシテア」を通じて、日立ソリューションズは、「働く人の時間をデザインする」文祥堂の未来をサポートしていきます。

システム、制度、各自の意識…多方面から働き方を改善

• フレックスタイム制やリモートワークの導入による新しい働き方を可能に
• 直感的な操作性と未入力フォロー機能により日々入力・日々承認が定着
• 残業・有休の取得状況のタイムリーな把握により、適切な勤務管理を実現
• セルフマネジメントを促し、全社の働き方改革に向けた取り組みを加速

勤務管理に必要な情報が直感的に把握できるホーム画面