効果的な勤怠管理システムの導入と
運用方法ガイド

勤怠管理システムの重要性

勤怠管理とは、従業員の出退勤時刻や休暇の取得状況を正確に把握することです。適正な賃金の支払いをするためにも、従業員の心身の健康を守るためにも、勤怠管理は必要です。また、従業員の労働時間を適切に管理することは労働基準法で義務付けられており、企業としては法令を遵守する意味でも、必ず勤怠管理をしなければなりません。そして、勤怠管理によって働きすぎを防止するなど、労働環境を改善することは、従業員の定着率向上にもつながります。

勤怠管理の方法としては、タイムカードや手書きの用紙、エクセルなどで管理するのが一般的でしたが、働き方が多様化している現代においては従来の方法では正確な勤怠管理が難しくなってきています。コンプライアンスという観点においても、生産性向上という観点においても、正確な勤務情報の管理は不可欠であり、そのためのツールとして、勤怠管理システムが重要となるのです。

• 労働契約の期間
• 賃金
• 労働場所
• 労働時間
• 休日・年次有給休暇
• 災害補償
• 就業規則

労働基準法は1947年の制定以降、時代や社会からの要請に合わせて何度も改正を繰り返しています。2018年7月には働き方改革関連法案が公布され、2019年4月より改正労働基準法が施行されました。

今回の改正労働基準法（働き方改革関連法）の代表的な施策は次のとおりです。

勤怠管理システムを選定するときの5つのポイント

勤怠管理システムは、さまざまなベンダーから販売されており、種類が豊富です。そこで、どのシステムにすればよいのかで迷った際に、選定基準となるポイントを5つ紹介します。

導入手順と注意点

勤怠管理システムは、すべての従業員が毎日使う重要なツールです。検討や準備を十分に行わずシステム導入をしてしまうと、実現したいと思っていたことができなかったり、社内に浸透しなかったりといった失敗につながりかねません。そこで、ここからは勤怠管理システムを導入する際の基本的な手順と注意点について説明します。

システム導入の進め方

勤怠管理システムを導入する手順は5つに分けることができます。

効果的なシステム活用のための従業員指導とマニュアル準備

「システム導入の進め方」の中でも少し触れましたが、システムの効果を最大化するためには、現場の従業員に正しく活用してもらう必要があります。そのため、マニュアルを作成して配布をしたり、説明会や研修などを行ったりするなど、現場目線で導入準備をすることが大切です。また、勤怠管理システムの導入で、従業員にどんなメリットがあるのかを伝えると、より理解が進みます。

データ移行とセキュリティ対策

これまで利用してきた勤怠管理ツールから新システムに切り替えをする場合、勤怠データを移行する必要があります。労働基準法によって、出勤簿は5年間保存することが義務付けられており、情報を正確に残しておかなければなりません。適切な方法でデータのバックアップを行いましょう。また、勤怠データには、勤務実績のほか、社会保険や税金といった個人情報が多く含まれているため、セキュアな環境で実施することも重要です。

効果的な運用方法

導入したら終わりではなく、新システムが効果を発揮するかどうかは運用次第です。押さえておくべき運用のポイントとして、「勤務時間の正確な記録と管理」「休暇管理の効率化」「残業管理と労働時間の最適化」の3つについて説明します。

勤務時間の正確な記録と管理

労働安全衛生法が改正されたことにより、2019年4月から「客観的方法による労働時間把握」が義務化されました。この法改正は働き方改革の一環として行われたもので、長時間労働を防止し、働く人の健康を守ることが主な目的ですが、企業として労働時間を正確に把握することは賃金の支払いにおいても重要です。しかし、テレワークを導入している場合には、勤務実態を把握するのがなかなか難しいという課題があります。そこで、業務を行っているPCのログなどの客観的な記録と勤怠管理システムを連携することで、不正な打刻を防ぎ、正確な記録と管理をすることができます。

休暇管理の効率化

上記の労働安全衛生法と同様に、働き方改革推進のために労働基準法も改正。年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員に対して、年5日については時季を指定して取得させることが企業に義務付けられました。
人事労務担当者は、誰が対象者で、いつまでに、あと何日有給休暇を取得させる必要があるかなど、正確な情報を把握したうえで、管理しなければなりません。勤怠管理システムの中には、そういった法対応に関するアラートを、人事労務担当者と該当する従業員に対して通知してくれるものもあります。コンプライアンス観点だけでなく、手間を削減して、業務を効率的に行うという意味でもぜひ活用したい機能です。

残業管理と労働時間の最適化

労働基準法により、時間外労働は原則として月45時間・年360時間という上限が設定されており、残業時間の管理も必要です。しかし、残業しないと業務が終わらないという声が現場から上がるケースもあります。そこで勤怠管理をすると同時に、工数管理と時間管理を行い、労働時間を最適化。生産性を向上させることで、残業時間を減らしても、業務が円滑に遂行できる環境づくりをめざしましょう。従業員の健康維持やワークライフバランスの実現にもつながります。このような場合には、工数管理までできる勤怠管理システムがおすすめです。

勤怠管理システムを導入するメリット

1つ目は、時間とコストの削減です。従来のアナログな勤怠管理方法の場合、集計作業や上長への申請や承認などに時間がかかります。人手も必要になるため、それだけ人件費もかかります。勤怠管理システムを活用すれば、管理業務を効率化し、時間も人件費も削減することができます。

2つ目は、ヒューマンエラーの防止です。手作業で集計作業をすると、人為的なミスは必ず起こります。勤怠管理システムで自動化すれば、ミスがなくなり、やり直しなどのムダな作業もなくすことができます。また、法対応には正確な情報が必要なため、勤怠管理システムを活用するほうが安心です。

3つ目は、データに基づく戦略的な意思決定ができることです。勤怠管理システムなら勤怠データをリアルタイムで収集することができるため、組織ごとの負荷状況や労働生産性など、経営判断をするための材料を集めやすくなります。正確なデータに基づいた意思決定を行うことで、組織としての成長につなげることができます。

勤怠管理システムの最新トレンドと将来の展望

昨今の勤怠管理システムは、テクノロジーの進化や働き方の変化に合わせて、さまざまな機能を搭載しています。テレワークが浸透した現在では、スマホで打刻ができることは当たり前になってきており、さらにモバイル対応の強化が進むと思われます。また、AIによる予測・分析ができる機能を搭載したものもあります。勤怠データなどから従業員のストレス度合いを分析し、退職する確率を予測。早めにケアをすることで、離職を予防することができます。今後は、業務効率化につながるような機能やデータドリブンな組織づくりに役立つ機能が強化されると考えられます。

まとめ

勤怠管理システムは、ただ出退勤の記録をするためのものではなく、業務効率化や生産性向上につながる重要なツールです。機能の限られた無料ツール使うより、多機能な有料のシステムを使うほうが、トータルで考えたときに無駄なコストがないというケースも少なくありません。

この記事では自社に合った勤怠管理システム選びのポイントを紹介しましたが、「判断がつかない」「導入後のイメージが湧かない」など、不安なところがあればぜひ お気軽に当社までお問い合わせください。