Microsoftソリューションの導入事例

財団法人 精神医学研究所 附属 東京武蔵野病院様

従来からの課題

ファイルサーバの容量を圧迫する一方で情報共有が機能せず

医療IT室 室長
加藤 丈典氏

医療情報システムとは切り離されて構築された従来の院内OAシステムは、ドメインコントローラサーバとファイルサーバ、Microsoft Exchange Server 2003サーバ、および院内Webサーバ（イントラネット）などで構成されていましたが、近年は以下のような課題に直面していました。

• 課題1）サーバの老朽化によるハードウェア障害の多発。
• 課題2）慢性的なファイルサーバの容量不足による運用管理工数の増加とバックアップ作業の長時間化。
• 課題3）インターネット接続における外部からの不正侵入リスク。
• 課題4）メール中心の情報発信による情報共有基盤の不備。
• 課題5）迷惑メールの急増による業務効率の低下。
• 課題6）端末やメールアドレスの共有によって課題となる監査証跡の保全。

「2003年の秋に導入された当初の院内OAシステムは、院内LANによるネットワーク化が図られたことでシステムを中心とした業務が定着しましたが、最近では老朽化が目立ち始めるとともに、各部門で使われる文書が急増することで、ファイルサーバの容量不足が深刻化していました」（医療IT室室長 加藤丈典氏）
病棟や管理部門を含め、約40部門が共同で利用するファイルサーバには、業務文書以外に教育のための動画類も保存されようになるなど、予測を超えたスピードで容量を圧迫し、ストレージの増設を繰り返す一方で、情報共有が機能していませんでした。また、外部からの不正アクセスに対する脆弱性が懸念されるとともに、スパムメールの急増によるウイルス侵入などセキュリティへの不安が高まっていたことも大きな要因でした。

選定のプロセス

日立ソリューションズ（(旧)日立システム）が行ったMicrosoftソリューションによる改善策とは

医療IT室 主任
福澤 さおり氏

ハードウェアのリプレースに併せて、メールに頼らない情報共有の方法を模索し始め、信頼のおけるコラボレーションツールの選定に着手しました。条件は、職員の誰もが使いやすく簡単で、ファイル管理に優れており、Active Directoryと連動可能なこと。インターネット上の情報を収集する中で、いくつかの大手ITベンダーに絞って接触を試みました。
「Microsoft Office SharePoint Server 2007（MOSS）を提案した日立ソリューションズ（(旧)日立システム）は、ベテランのコンサルタントをアサインするなど積極的な対応を示し、これは信頼できると感じました。そのときは知らなかったのですが、後で日立ソリューションズ（(旧)日立システム）が“マイクロソフト認定ゴールドパートナー”であることを知りました。」（加藤氏）
2008年11月に、日立ソリューションズ（(旧)日立システム）は次のような改善策を提案しました。

• 改善策1）ファイルサーバと院内WebサーバをMOSSに統合し、院内ポータルを構築するとともに検索機能を強化。Active Directory連携によるセキュリティ管理のもとで情報共有と業務効率の向上を図る。
• 改善策2）ファイアウォールを新設しインターネットからの不正侵入を防止する。
• 改善策3）メールサーバをMicrosoft Exchange Server 2007（以下Exchange）にアップグレードし、柔軟なメールシステムへの改善とセキュリティを強化。
• 改善策4）メール監査（アーカイブ）への対応に向けて、共通メールアドレスを廃止し、個人単位のIDでメールを利用できるようOutlookを更新。
• 改善策5）Microsoft Forefrontによるスパム対策とマルウェア対策。

導入時の取り組み

新システムの本稼働を前に医療IT室に課せられた大きな課題

2009年7月から、東京武蔵野病院と日立ソリューションズ（(旧)日立システム）との2人3脚のプロジェクトが本格的にスタートしました。しかし、翌2010年3月の新システムでの本稼働を前に、医療IT室には大きな課題が控えていました。情報共有とドキュメント管理の方法がMOSSに統合されることで院内ポータルからのアクセスに統一され、使い方が大きく変ることを病院内に周知させるという仕事です。

「全職員への合同説明会を3回実施しましたが、それでも周知徹底は困難でした。そこで、病棟ごとに新院内OAシステムの具体的な説明を行ない、ファイル移行の仕方や掲示板の使い方など、個別に指導していったのです」（医療IT室主任 福澤さおり氏）。
ところが、業務のやり方が大きく変ったにも関わらず、職員から大きな反発も否定的な意見もなく、積極的に活用しようという柔軟な姿勢が見受けられました。
「当初は、従来のメールによる情報発信を行う人もいましたが、程なく院内ポータルの活用率が見る見る向上していきました。本稼働から約3ヶ月で、新規に百数十件もの情報が掲載されるなど、情報共有の重要な基盤になりつつあります。これも、新システムの完成度が高かったおかげかもしれません」（福澤氏）

導入後の効果

院内ポータルと部内サイトを使い分け効率的な情報共有を実現

新院内OAシステムは、MOSSの新規導入とExchangeのアップグレードで、さまざまな点が改善されました。まず、職員が端末を立ち上げると必ず院内ポータルのトップページが表示され、重要な情報や必要な情報にアクセスしやすいようになりました。そのデザインも何度かの紆余曲折を経て改良されてきました。
従来のようにメールで情報共有していた場合は、職員が端末を共有しているため各自がログオンし直さなければ個々のメールを閲覧することはできませんでしたが、現在は院内ポータルによって誰でも過去の共有情報にアクセスすることができるようになりました。「全職員が共通の場で同じ情報を共有できるようになった効果は大きいですね」（加藤氏）。
また、病院内の全職員が利用する院内ポータルと、各部門に閉じた形で利用できる部内サイトの2種類を用意し、それぞれ使い分けることで効率的で安全な情報共有を実現させています。
職員自身が積極的に院内ポータルを管理し始めていることも新たな発見です。「部内から病院全体へ情報発信をしたい場合や、プロジェクトチームがメンバ間で情報共有する際などには、院内ポータルの中でフォルダを設け、Active Directoryと連動した権限によってアクセスできるようにしています」（福澤氏）。
セキュリティの面では、ファイアウォールの導入によって不正侵入の危険が大幅に改善されたと同時に、公開メールアドレス宛に1日平均数十件も送られていたスパムメールが、現在では1～2件にまで減少しました。
加えて、MOSSの導入に伴い、ファイルや文書の情報漏えい防止に役立つ「Windows Rights Management Services」（RMS）も導入しています。院外への文書の持ち出しや、コピー・印刷の制限を行うRMSは、人事通知や就業規則など、必ず職員に見てもらう必要はあるものの、コピーや印刷などで院外への持ち出しは厳禁という書類などに対し、権限に基づく厳格な文書管理を可能にしました。

院内共通ポータル

部門別ポータル

今後の展望

紙の申請書をワークフロー化し業務の省力化を図る

院内OAシステムが本稼働されたことで、医療IT室としてより一層の院内ポータルの活用を促していく方針です。そのためには、管理職以上が率先して利用することはもちろん、幹部職員から一般職員へ情報発信を増やすことで、経営的な情報や事務的な情報をどう見える化し、共有化していけるかが課題となります。
「まだユーザーが使いこなせていない機能や改善すべき部分があり、さらなる効率化が必要です。例えば、院内の各種申請の多くはいまだに紙で行われており、それをワークフロー化し院内ポータル内で完結させることで、承認までのスピードアップと業務の省力化を図っていきたいと考えています」（加藤氏）

ワークフロー

お客様の評価

医療業界に積極的に関わっていこうという姿を高く評価

今回の院内OAシステム構築プロジェクトを一緒に推進していく中で、日立ソリューションズ（(旧)日立システム）は存分に力を発揮してくれたと総括します。
「特に、問題が発生した際のレスポンスが早く、解決までのスピードが迅速でした。それはマイクロソフトとの関係が密で、信頼のおけるものでなければなし得ないことでしょう。また、設計書や仕様書といったドキュメント類が整備されていることなど、他社に比べてSI企業としての質の高さを感じます」（加藤氏）
日立ソリューションズ（(旧)日立システム）は医療業界にまだ経験が浅いようですが、担当者が一生懸命勉強し、積極的に関わっていこうという姿は高く評価できます。今後もその姿勢で当病院を支援していただければ非常にありがたいと思っています。（加藤氏）

（左から）東京武蔵野病院の
福澤さおり氏、加藤丈典氏、髙橋景子氏