紙の書類を扱うときバインダーやキャビネットを使うのと同じように、電子データにもそれを保管する“場所”が必要だ。ただし、データをハードディスクやファイルサーバーに移し替えただけでは、せっかくの電子化も意味がない。この場合のメリットといえば、保存に必要な物理的空間を圧縮できる程度のものだろう。ペーパーレス化を業務効率の改善などにつなげるためには、データの保管場所だけでなく、それぞれの業務に合わせたデータ管理の仕組みが必要になる。

「働き方改革が注目されるようになって、膨大な文書を即座に、時間や場所にしばられず、セキュリティを担保しながら活用できる文書管理の仕組みを求める声が急増しています」と語るのは、日立ソリューションズで文書管理ソリューション「活文 Contents Lifecycle Manager」（以下、活文）を担当する前原哲也氏（ビジネスコラボレーション本部フロントソリューション部主任技師）。日立ソリューションズはこの分野で20年以上の歴史を持つ、まさに業界のリーダー的存在だ。「ペーパーレス化とは、単に紙を電子化することではなく、電子化されたデータをより便利に使うためのシステムを構築することなのです」（前原氏）

ビジネス文書は一般的に、作成と編集→閲覧（回覧）→保存（保管）→廃棄という変遷をたどるが、「活文」はこうした“社内文書のライフサイクル”全体をサーバー上で管理し、ネットワーク経由での情報共有を可能にする、いわば電子文書の保管庫として機能する。

編集部でも試用してみたが、「活文」の使い方はとても簡単。Windowsのエクスプローラーと同じドラッグ＆ドロップ操作で文書を登録でき、設定したアクセス権に応じていつでもどこでも閲覧できるようになるほか、閲覧・編集履歴の取得やバージョン管理も行える。閲覧はPDF（Adobe Reader）、編集はファイル形式に対応するアプリケーションが自動的に立ち上がり、編集後にチェックインをクリックすると即座にサーバー上の文書に内容が反映される。

「活文」のメイン画面。文書ファイルの登録や移動は、ドラッグ＆ドロップ操作をするだけと簡単。Webベース（Internet ExplorerもしくはGoogle Chrome）でどこからでも利用できる。ファイルは文書の1ページ目がサムネイルとして表示される

電子データの大きなメリットの1つが検索性の高さだ。プロジェクトに関係する文書を素早く探し出したり、同種の文書をテンプレートとして利用し、作業を省力化したりできるだけでなく、参照頻度の高い文書や検索ワードを集計して、ビジネスの新しい着想や効率的な運用にも生かせる。例えば、編集部が外部ライターと契約を結ぶ際に「包括的パートナーシップ契約書.doc」といった正式なファイル名が分からなくても、「ライター契約」で検索をかけ編集部の参照が多いファイル一覧を見れば、ライター契約に必要な書類のテンプレートがすぐに探し出せる、といった具合だ。

また、遠隔地からセキュアにデータを参照できる点を生かして、「契約書を大量に管理する会計業務などで利用が進んでいる」（前原氏）という。拠点間をまたがる会計業務では、離れた場所から証憑を入手できる仕組みがあると便利だ。

このとき、単に紙を電子化するだけでは、監査証跡として紙の文書（原本）が必要になった際に原本を探すのが難しくなってしまうが、「活文」ではファイルの詳細項目として、契約書名称やロケーション情報などを細かく追加できるため、データと原本をきちんとひも付いた状態で管理しやすい。原本は物流倉庫に保存し、監査などで原本が必要になったときだけ取り出せるようにしておけば、保管コストの削減や災害リスクの軽減にもなる。

各拠点で管理している契約書を一元管理し、業務効率化とコスト削減を実現。関係する契約書をスピーディーに検索・閲覧できる

実際に、このような契約書管理を実現している事例として、企業グループ内の会計業務を担う日立マネジメントパートナーでは、シェアードサービスの業務効率化とコスト削減を実現している。新規の業務設計からスタートし、約4カ月という短期間でのリリースができたという。

なお、紙から電子データに変換する際は、通常、データの手入力やOCR（ Optical Character Recognition ）による取り込みが必要になり、その作業が膨大なばかりか誤入力も発生しやすいが、「活文」ではスキャンデータをAIが解析し、情報抽出を支援するオプションもある。電子化に伴うデータエントリー業務の負荷を大きく削減してくれるはずだ。

前述の事例では原本が紙の文書だったが、契約書類が多くなりがちな不動産業界や大手の小売・飲食業界の雇用契約などでは、契約業務自体の電子化が進みつつある。

例えば、不動産業務で賃貸契約を結ぶ場合、さまざまな契約書を印刷して押印、印紙を貼り付けて郵送という流れが一般的だが、契約業務を電子化すれば時間やコストを大きく削減できる。また、監査対応などで契約書が必要になった際に素早く探し出すことができ、紙に比べて紛失や盗難のリスクも低い。

契約プロセスの可視化やセキュアな保管などは、近年企業に求められている課題の1つだが、「活文」はこうしたニーズにも対応しており、インターネットを通じて署名や承認処理が行える「DocuSign」と組み合わせた電子契約ソリューションを用意している。

インターネットを介した署名や承認、処理を可能にすることで業務効率を改善する電子契約ソリューション。DocuSignは世界で3億人以上が利用している

申込書や契約書といった文書の種類でフォルダを分け、申込者や担当者、サービス内容、契約期限などの詳細項目を設定することで、業務の効率化だけでなく、情報資産を戦略的に活用できるようになる

「契約業務の電子化は、拠点が複数存在し、対面契約が難しい場合に特に有用ですね」と前原氏。「ある導入事例で、全国に多店舗展開している飲食業のお客さまがいらっしゃったのですが、そこで働くパートやアルバイトの雇用契約が頻繁に更新されるため、大きな負担になっていました。全国にたくさんのお店があるので本部から人を派遣して対面契約をするのは難しいですし、契約書を郵送して記入後に回収となると時間もかかります。そもそも件数が多すぎて、紙の契約書を管理するのも課題でした」。そこで「活文」とDocuSignによる電子契約の仕組みを開発したという。

確かに、スマホを使った電子メールのやりとりだけで雇用契約が完了するなら、本部と現場双方の負担を大きく減らせるし、監査に備えた一元管理も容易だろう。また、契約期限などを設定しておくことで、契約更新のタイミングで自動的に通知する、といったこともできるようになる。

スマホを使った電子サインで契約業務の負担を大幅に軽減

さらに、外部との契約締結に際して、社内稟議（申請から承認まで）のフローを「活文」で行い、社外とのやりとりはDocuSignを使うという連携も可能なので、業種を問わず幅広い場面で活躍しそうだ。