人事総合ソリューション リシテア シリーズの導入事例

日本生命保険相互会社様

プロジェクト概要

従来からの課題

内務職員や営業管理職の勤務情報は、紙ベースによる管理。

人事部 勤労G 課長補佐
原田 次朗 氏

時代の変化とともに進む、勤務形態の多様化。近年、日本生命でも、その傾向が顕著に現れていました。9時～17時を定時として働く人もいれば、フレックスタイム、パートタイムで勤務する人も。雇用形態も、正社員、契約社員が混在。さらには、働きやすい環境づくりのため、休日休暇、残業時間に、新たな条項設定や改正を加えるなど、就業規則についても年々複雑なものになっていました。
こうした中、日本生命では、営業職員の勤務管理は、セールスツールと一体化したシステムを使用していました。しかし、内務職員や営業管理職の勤務情報は、紙ベースによる管理。一人ひとりが毎日、出社・退社時間を手書きで記入し、勤務時間を計算して、捺印した書類を所属長に提出。受け取った所属長は、その日のうちに、すべて目視でチェックして押印。このサイクルを、日々繰り返していました。月末になると所属長は、あらためてチェックし、計算機を片手に各日の合計を計算して、給与システム用の勤務データを用意。これを担当職員が、手作業で入力していました。

「所属長は、管理下職員の勤務時間を電卓を弾いて計算し、おかしな点・不明点があれば本人に確認して…ということをやっていました。大きな部署では職員が40～50名いるため、これが大きな負荷。何とか軽減できないかと考えていました。（松本氏）」

「給与システムにデータを受け渡す仕組みが古くなったこともあり、リプレースを考えていた時期でもありました。（原田氏）」

また、本店や東京本部、支社などでは、ビルへの入退をIDカード等で管理。この入退記録を勤務記録と照らし合わせるのにも、多大な労力がかかっていました。こうした状況からも、現状の把握や是正が必要であることを検討。

「いろいろな部分で、紙ベースの管理に限界を感じ、新しい勤務管理の仕組みを検討し、模索していたところでした。（原田氏）」

選定のプロセス

リシテアに決めた最大の理由は、担当SEチームの力量。

営業企画部 営業勤労G 課長補佐
松本 慎史 氏

まず最初に検討されたのが導入方法。以下の3つの方法が、候補に挙げられました。

　1. グループ内のIT企業による独自の勤務管理システムの開発。
　2. 給与・人事システム等を含むERPの導入。
　3. 勤務管理に特化したパッケージシステムの導入。

「1.については、この分野に関する経験の不足、コストや時間がかかることもわかり断念。2.は、日本生命の人事制度が多様で複雑なため、そのままの適用には無理がある。といって、ERPに合わせるために、人事制度を抜本的に変えるのは得策ではないと考えました。そして、3.の “勤務管理に特化したパッケージシステム”を探すことになったんです。（原田氏）」

勤務管理パッケージをいくつかリストアップし、機能性や操作性、カスタマイズ対応への柔軟性、導入・適用の事例や実績、さらにはソリューションプロバイダの提案力、対応力、技術・業務ノウハウを比較・検討。その結果、日立システムのリシテアが選定されました。

「リシテアを知ったのは、ニッセイ情報テクノロジーからの紹介です。デモ画面を見ただけでも、わかりやすく、使いやすいことが、よく理解できました。その後、日立情報システムズがリシテアユーザであることを知り、何度か見せていただく中で、導入の意思を固めていった記憶があります。
ただ、リシテアに決めた最大の理由は、今回担当となったSEチームの力量です。私たち日本生命の考えや要望をシステムに橋渡しするためには、同等もしくはそれ以上のレベル、経験値を持っていないとできないはず。その点、日立システムのSEチームは、勤務管理を熟知し、精通している。エンジニアでありながら、勤務管理のエキスパートでもありました。この企業でありチームなら、私たちが発する言葉や情報を的確に捉え、意図を理解してもらえる、システム的に最適な方法で実現してもらえると思いました。あの時の判断は、正しかったと思っています。（原田氏）」

導入時の取り組み

要件定義、カスタマイズ…、本稼動直前のテストにも工夫。

人事部 人事G 課長補佐
百瀬 悠貴 氏

今回導入するリシテアの利用対象者は、紙ベースで勤務管理を行っていた内務職員、営業管理職で約18,000名。
プロジェクトは、要件定義からスタートしました。まずは、日立システムから日本生命へ確認事項や質問を投げかけ、日本生命が調べて回答を用意。同時に、日本生命が要望を出し、日立システムが対応策、解決策を用意する。この一連のサイクルを繰り返しながらカタチにし、詳細を詰めていきました。

「最初に心がけたのは、日本生命の構造を理解し、体感してもらうことです。これにより推論が働くはず。推論を働かせてもらえば、提案の幅が広がるだろうと考え、判断材料になりそうな話をしたり、情報を伝えていきました。（原田氏）」

「あ・うんの呼吸…というか、話し合いを進めていくうちに要件が自然と整理されてくる。そんな印象で、とてもやりやすかったですね。
プロジェクトを、事細かに見ながら進めていくと、こんなにも調べなければいけないことがあったのか、と改めて実感しました。日頃の勤務管理で、ここまで突き詰めることはありません。そういう意味で、人事制度を見直す良い機会になったと思います。また、日立システムのおかげで、勤務管理の奥深さを知り、しっかりやらなければいけないということを、すごく感じさせてもらった。いろいろと勉強になり、私たちも日に日に詳しくなっていきました。（松本氏）」

要件定義は順調に進み、プロジェクトは構築フェーズへと移行。裁量労働制の導入、振替休日の設定、一部職制の取り扱いの変更など、人事制度の変更に伴うカスタマイズを実施。勤務時間の警戒ラインの変更など、細かな部分にいたるまで、手を加えていきました。
また、日本生命の社内には、従業員一人ひとりがUSBキーを所持し、これを挿入してパソコンを使う仕組みがありました。これを拡張し、USBキーの抜き挿しの時間を客観的なデータとして記録し、1ヵ所に転送する仕組みを構築。リシテアにも、そのデータを取り込めるようにしました。
そして、システム稼動をスムーズにするための取り組みにも着手。導入直前に、全国拠点のマネージャー、担当者向けに、告知活動を実施していきました。

「大変だったのは、勤務管理のルールや考え方を理解し、徹底してもらうこと。あらゆる機会、あらゆる手段を使いました。（高橋氏）」

さらには、本稼動直前のテストにも工夫。まずは、担当部署内でテストし、問題がないことを確認。その後、利用対象者全員に、1週間ほどシステムを開放し、テスト運用を実施しました。

「毎日使うシステムなので、できるだけ早く周知を徹底したい。そこでまず、当社独自に“e時（イージー）くん”という呼称を設定し、親しみを持って触れてもらえるようにしました（百瀬）」

「本稼動前に利用者に公開するというのは、人事部では前例のない方法でした。こういう方法をとったのは、やはり本稼働を予定通りにスタートさせたかったからです。（稲木氏）」

「テスト利用を行わずに本稼働させると、問い合わせが集中して、対応が困難になるという予想も立てていました。初めて使うシステムですから、想定外の使い方をする人も、きっといるだろう、と。（百瀬氏）」

こうした取り組みもあり、本稼動は順調にスタートしました。

導入後の効果

従来の課題を解決し、スムーズに稼動。

人事部 勤労G 課長補佐
稲木 俊輔 氏

リシテアの導入により、利用者（従業員）、管理者（所属長）、人事部・営業企画部、それぞれに効果が表れています。

利用者（従業員）

プルダウンメニュー中心のブラウザ入力になり、従来の煩わしい手書き作業や電卓による計算が一掃。休日休暇の申請などもブラウザから行えるようになりました。

「労働組合のアンケートによると、本当に使いやすい、という意見がほとんど。計算間違いもなくなりました。（稲木氏）」

管理者（所属長）

紙ベースの管理で多く発生していた記入もれや計算間違いが、ブラウザ入力になったことで大幅に減少。また、各職員の勤務状況が毎日把握できるようになり、マネージャーとしての意識も高まってきました。

人事部・営業企画部

全社的な取り組みである業務の効率化とペーパーレス（毎月約15,000枚）を推進。さらには、紙ベースの管理のとき必要だった専任職員を、他の仕事に振り分けることができました。

「人事部内のことで言えば、全国どの拠点からでも入力できるようになったため、深夜残業の代行入力などを行う必要がなくなりました。（百瀬氏）」

「検討段階で、コストを何年位で回収できるか計算しましたが、想定した定量効果以上に、定性面で効果が現れています。ミスが減れば、手間が減る。トラブルが未然に回避できる。ミスが発生すれば、仕事が止まる。すべての部分において問題化する。この差は、きわめて大きいものです。（原田氏）」

また、事前準備を周到に進めたこともあり、システムの運用もスムーズ。

「リシテア導入から半年が経った現在、基本操作に関する問い合わせはほとんどありません。勤務時間中に資格試験を受けに行ったのですが…。というような、制度取扱に関する問い合わせが多いですね。これからは、さらに減っていくことでしょう。（百瀬氏）」

今後の展望

リシテアを運用しながら、勤務管理の精度向上を1つ1つ実現。

営業企画部 営業勤労G 課長補佐
高橋 弘造 氏

お客様のニーズの多様化に伴い、店舗運営等にも多様性が求められ、従業員の雇用・勤務形態も、いっそう多様化していくことが予想されています。そのためにも、勤務管理の精度向上は、不可欠な要素として取り組んでいきます。具体的には、新しい営業スタイルを展開する店舗に合わせたシステムの拡張。リシテアの勤務情報を活用した、戦略的な職員管理、人事部門による細かな指導。USBキーにより収集した客観的なデータと、リシテアから入力したデータの複合的な活用。

「いずれも、まだアイデアの段階ですが、今後のリシテア運用を進めながら、1つ1つを実現させていきたいと考えています。（高橋氏）」

「女性が多い企業でもあり、育児休暇や産休、短時間勤務などを取得する人も多い。これからも、女性にとってより働きやすい環境づくりを推進していきたい。そのために必要なのは、現状の詳細な把握。リシテアが、大いに役立ってくれるはずだと期待しています。
そういった点も含め、これからも、日立システムにはいちばん良い仕組みや方法を、一緒に作っていくパートナーであってほしいと思っています。（百瀬氏）」

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