2024年11月29日

企業活動は、複数の組織や人による事業活動が一定の順序でおこなわれることによって成立します。ワークフローとはこうした仕事の流れのことであり、その流れを円滑にし、企業活動の効率化をめざすために必要となるのが、ワークフロー管理です。
ここでは、ワークフロー管理システムの特徴を踏まえたうえで、その選び方のポイントやメリットについて解説します。

1. ワークフロー管理とは

   
   

   1-1.ワークフローについて

   
   

   1-2.ワークフロー管理システムについて

2. ワークフロー管理が適用される業務とは

3. ワークフロー管理システムを導入するメリット

   
   

   3-1.業務の進捗を把握できる

   
   

   3-2.作業効率アップにつながる

   
   

   3-3.業務属人化を防ぐことができる

   
   

   3-4.ペーパーレス化を推進できる

   
   

   3-5.内部統制につながる

4. ワークフロー管理システムを選ぶポイント

   
   

   4-1.誰でも利用しやすいシステムであるか

   
   

   4-2.他システムとの連携が可能か

   
   

   4-3.サポート・支援体制が整っているか

   
   

5. まとめ

ワークフロー管理とは、業務の流れを整えて効率化を図る取り組みです。業務の手続きを洗い出して見直しをおこなったり、ワークフロー管理システムを導入してペーパーレス化や自動化を促進したりすることが該当します。

ワークフローとは、一連の手順で構成される業務の流れのことです。たとえば、起票→申請→承認と流れる社内申請や、提案検討→稟議→承認→契約→支払いと流れる社外取引など、幅広い業務にワークフローは存在します。

企業におけるワークフローは、自然発生的にできあがってから見直しがされないままになっていたり、特定の人しか全体の流れを知らなかったり、メールや電話といった不特定の方法で通知されるなど、改善が実施されないまま続けられているケースが少なくありません。そうした際にワークフロー管理のニーズは生まれてきます。

ワークフロー管理は、ワークフローを明確にすることから始めます。シンプルなワークフローであれば、紙に書いたりExcelを使ったりして取り組むこともできるでしょう。しかし、長く複雑なワークフローを扱いたい場合は、ワークフロー管理システムを活用するのが有効です。

ワークフロー管理システムは、多段階承認や条件分岐など、複雑なワークフローにも対応できます。さらに、実行されたワークフローを記録して証跡として保管する機能や、既存システムとの連携機能なども備えています。

企業におけるワークフローのなかでも、フローが複雑な業務や意思決定を迅速化したい業務、リモートワークでも実行可能にしたい業務については、とりわけワークフロー管理をシステム化する効果が高いと考えられます。具体的には次のような業務が挙げられます。

• 経費精算
• 入館証申請
• ノートパソコンのレンタル申請
• 発注・支払
• 契約審査
• 社内稟議

ワークフロー管理システムを導入するメリットとしては、主に以下の5つが挙げられます。

ワークフロー管理システムを導入すると業務の進捗が可視化され、現在どのステータスにあるのかを簡単に把握できるようになります。それにより事前の準備や業務の停滞箇所への対策が可能となり、業務の円滑化につながります。

ワークフロー管理システムを導入すると、次におこなう手続きや条件が明確になるため、ヒューマンエラーや進捗の遅延を減らすことができます。また、承認依頼や差し戻しなどの通知が適切な相手に即時に送付されるため、業務上のコミュニケーションが迅速化かつ円滑化します。紙面の受け渡しや複数人での捺印が必要な手続きにおいては大幅に作業効率を向上できるでしょう。

特定の人しか処理できないブラックボックス化された業務は、一見作業効率が高いようでも、その人がいなければ回らなくなってしまいます。暗黙知となっていた手続きをワークフロー管理システム上で定型化・可視化することで、業務の属人化の防止が可能となります。

申請書類に記入して捺印・承認に回していた業務にワークフロー管理システムを実装すれば、ペーパーレス化を進められます。ペーパーレス化は資源の有効活用や環境保護につながるだけでなく、物理的な書類の郵送や捺印が不要となるため、リモートワークの可能性も広がります。

ワークフロー管理システムでは定められた手続きのもとで業務が遂行されるため、承認を省略するなどの不正処理を防止できます。また、誰がいつ申請や承認をおこなったかなど、ワークフロー上の手続きがすべて記録されることで不正処理が起こりにくくなり、内部統制の強化にもつながります。

一般的なツール選びと同様、ワークフロー管理システムの選定においても、目的を実現できるかどうかの見極めが重要です。ワークフロー管理システムで業務の効率化をめざすならば、できるだけ定量的な目標を設定し、その実現可能性を検討しながらワークフロー管理システム選びをおこなうことをおすすめします。

具体的な選定のポイントは、以下の3点です。

日常業務として利用する従業員にとって、ワークフロー管理システムの使いやすさは重要です。専門知識や特殊な操作を必要とせず、直感的で使いやすいユーザーインターフェースを実現できるワークフロー管理システムを選定するとよいでしょう。

また、社外からでも使えるワークフロー管理システムであれば、利用者にとっての利便性はさらに高まります。リモート利用を想定する場合、セキュリティが考慮されたシステムであることも重要です。

ワークフロー管理システムと他システムとを連携することで、効率化をさらに高められるケースがあります。
例えば、

• 既存の文書保管庫へのアクセス
• 既存のメールシステムやチャットシステムを使った通知
• 既存業務システムとの連携

などです。

ワークフロー管理システム選定の際には、接続可能なシステム数を単純に評価するよりも、将来の拡張を念頭に入れつつ、自社にとってどのような連携が必要かを洗い出したうえで、必要な他システム連携が可能かどうかを評価するのがよいでしょう。

ServiceNowには豊富なシステム連携用の部品が備わっており、既存のコラボレーションツールやアプリケーションとの連携が可能です。ServiceNowでは窓口やデータを一本化できるため、利用者にとっての利便性を高めながらEnd to Endの自動化の促進も実現できます。

ワークフロー管理システムは、企業活動を支える重要な基盤ともなります。そのため、ビジネス継続性の観点からも、万一システム障害が発生した場合に適切なサポートが受けられるか、システム導入前に確認しておくことをおすすめします。

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迅速な意思決定の実現に向け、企業活動を支えるワークフローを改善する余地は数多くあると考えられます。ワークフローの効率化をお考えの際には、ワークフロー管理システムの導入をおすすめします。

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