2024年11月29日

業務は一つのプロセスで完結していることは少なく、さまざまな処理や手順、申請、承認といった手続きを経て初めて完結します。この一連の流れをワークフローと呼びます。

ワークフローをデジタル化するワークフローシステムの導入は今、企業のDX推進に向けた基盤として重視されています。この記事では、ワークフローとワークフローシステムの概要、できること、導入のメリット、導入に向けた流れまでを解説します。

1. ワークフローとは

   
   

   1-1.ワークフローの例

2. ワークフローをデジタル化「ワークフローシステム」とは

3. ワークフローシステムでできること

   
   

   3-1.業務プロセスの可視化

   
   

   3-2.業務の把握・管理

   
   

   3-3.プロセスの見直し・改善

4. ワークフローシステムを活用するメリット

   
   

   4-1.申請などの手続きの時間が短縮される

   
   

   4-2.決裁までの時間が短縮される

   
   

   4-3.場所や距離を問わない働き方ができる

   
   

   4-4.内部統制の強化につながる

5. ワークフローシステムを導入するまでの流れ

   
   

   5-1.現状のワークフローを把握

   
   

   5-2.ほかのシステムとの連携が必要か確認する

   
   

   5-3.導入するワークフローシステムを検討する

6. ワークフローシステムにはServiceNowがおすすめ

ワークフローとは、業務の一連の流れのことです。図式化されたものはワークフロー図などとも呼ばれます。

また近年では、組織内での申請と承認、決裁、その後の処理などの流れをワークフローと呼ぶ場合もあります。申請や承認といったプロセスは業務の流れの一部であり、業務の一連の流れを意味するワークフローの一部分を切り出したものともいえるでしょう。

企業や組織でよく見られるワークフローの例をご紹介します。これらのワークフローは申請や承認などの複数のプロセスから成り立っています。

• 経費の精算
• 納品手続き
• 外部業者への発注から支払い
• 社内稟議
• 資産の利用申請　など

ワークフローシステムとは、各種のワークフローをデジタル化するソリューションです。
ワークフローシステムは、各種ワークフローを定義し、多段階承認や差し戻しなどの処理や手続きに対応します。


ワークフローシステムを導入すると、業務の流れを可視化できます。業務管理の向上や業務効率化の手段として有効です。

ここではワークフローシステム「ServiceNow」を例に、ワークフローシステムを利用してできることを紹介します。

ワークフローを定義すると、業務プロセス全体を可視化できます。業務上で必要な処理や手順、手続きをワークフローに定義することで、社内の業務を明確に共有できます。業務上で必要な情報へのアクセスを促すことができるため、業務をスムーズに進める効果が期待できます。また、業務の流れをさまざまな立場のユーザーが参照できることは、属人化防止に繋がります。

業務の流れの定義には、GUIとテンプレートを利用します。GUIとテンプレートがあれば、効率的にフローを構築でき、素早いワークフローシステム活用の立ち上げが可能です。

業務プロセスが可視化されることにより、実行中のワークフローの状況をリアルタイムで把握・管理できるようになります。
そのため、承認の省略といった内部不正を防ぐことにもつながり、コンプライアンス強化を図ることができます。

業務プロセスの可視化および把握・管理は、現状業務の課題の発見やプロセスの見直し・改善につながります。例えば、業務の進行に遅延があれば、そこから現行業務の問題点を洗い出すことができます。また、連携に手間がかかっているような業務を特定し、ワークフローの通知を用いたコミュニケーションの推進を図ることが可能です。

プロセスの見直し・改善にワークフローシステムをはじめとしたデジタル技術を活用することは、DX実現の一つの形です。また、さらなるDX推進の基盤としてもワークフローシステムは重要な役割を果たします。

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ワークフローシステムを業務で活用することで得られるメリットには、主に以下の4つが挙げられます。業務の効率化、働き方の多様化への対応、ガバナンス強化など、多くの企業や組織に求められるメリットを得ることができます。

ワークフローシステムを用いて申請業務をデジタル化すると、情報の記入や申請にかかる時間を短縮できます。申請書のフォーマットや申請先に悩むことなく、申請状況も把握できます。

申請を受ける側も、ワークフローシステム上で申請をまとめて受け付けて管理できるため効率的です。これらの効果により、申請手続き全体の時間短縮につながります。

ワークフローシステムを導入することで、申請から承認までのワークフローをいつでもどこでもおこなうことができます。これにより決裁までの時間を短縮することが可能です。稟議や決裁をボトルネックとしたビジネスの停滞をなくすことにつながります。

ServiceNowなどのワークフローシステムは、ネットワークへの接続環境があればどこからでも利用可能です。紙で業務を管理している場合、社内申請やプロジェクトの情報共有のために出社が必要でした。ServiceNowならモバイルからでも利用できるため、家や客先など、場所を問わずいつでもアクセス可能です。業務における距離や時間の制約を減らし、柔軟な働き方を実現できます。

ワークフローシステムを導入することで内部統制の強化にもつながります。 アクセス権のある人のみが社内規程に従った申請や承認ができ、その証跡がのこることで申請フローのスキップや、不適切な承認、文書の改ざんなどの不正を防ぐことができます。

ワークフローシステムの導入までの流れを、3つのステップに分けて説明します。

ワークフローシステムの導入に向けてベースとなるのは、現状のワークフローの把握です。まずは自社業務を把握し、ワークフローシステムに求める機能の洗い出しをおこないます。現行の業務をシステム上で実現できるだけの機能が備えられているかどうかが、ワークフローシステムを選定する基準の一つになります。

現状の業務ですでに使用しているITシステムやツールが存在する場合、ワークフローシステムとの連携が可能かを確認します。導入するワークフローシステムへ統合ができないかつ、現状のITシステムによる業務が定着している場合、無理に置き換えることはリスクとなるためです。検討のうえ、必要な場合には連携可能なワークフローシステムを選択することをおすすめします。

ServiceNowは多数のコラボレーションツールを持ち、システム連携用の部品を提供しています。

上述2つのステップがクリアできたら、導入するワークフローシステムを検討します。利用者にとって使いやすいユーザーインターフェースを提供していること、機能が充実していることに加え、ワークフローシステム活用のライフサイクルを支援するサポート体制も重要な観点です。

日立ソリューションズはServiceNowのElite Partnerとして、提案・導入・サポートをワンストップで提供しています。

ServiceNowは業務変革を支えるSaaS型のデジタルワークフローです。DXの実現と、距離や時間の制約を減らしたこれからの働き方を実現する基盤となります。幅広い機能の提供により組織全体のデジタルワークフロー活用に対応しており、ビジネスの付加価値創出を推進できます。

日立ソリューションズは、自社においてもServiceNowを活用し、デジタルワークフロー導入による業務効率の改善に成功しています。その知見や数多くのお客さまへの導入実績のもと、ServiceNowの導入から継続的改善支援まで、ServiceNow活用のライフサイクル全体を通したサービスを提供しています。導入をご検討の際にはぜひお問い合わせください。

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