2025年3月12日

紙ベースでの業務のやり取りには、距離や時間の制約、リードタイムが長いことなど多くの課題が存在します。これらの課題を解消するために有効なのが、デジタルワークフローの導入です。グローバル化する企業間競争や人手不足解消への対策として、多くの企業や組織がデジタルワークフローの導入に取り組んでいます。

この記事では、ワークフローを電子化することによる業務効率化の内容やメリット・デメリットについて解説します。

1. そもそもワークフローとは

   
   

   1-1.紙でワークフローを運用する課題点

   
   

   1-2.ワークフローの電子化によるDX推進

2. ワークフローを電子化するメリットを解説

   
   

   2-1.ペーパーレス化が促進されコスト削減につながる

   
   

   2-2.申請から承認までの業務効率化が図れる

   
   

   2-3.データの活用がしやすくなる

   
   

   2-4.業務プロセスが見える化される

3. ワークフローの電子化にデメリットはある？

   
   

   3-1.紙と混在する際に注意が必要

   
   

   3-2.システムの導入にはコストが発生する

4. ワークフローの電子化なら【ServiceNow】がおすすめ

ワークフローとは、企業や組織における業務の一連の流れのことです。さらに、狭義のワークフローとして、稟議などにおける各種の申請と承認、決裁による手続きのことを指す場合もあります。

この記事で扱うワークフローとは、広義・狭義の両方の業務の流れを含んだものです。

従来のアナログな業務にも、ワークフローは業務の流れとして存在していました。多くの企業や組織では紙ベースでのワークフロー管理・運用がおこなわれており、各種の手続きにおいて、申請書の作成、承認者への提出、さらに上位の承認者・決裁者への上申といった流れでワークフローが進んでいきます。

しかし、紙ベースのワークフローでは、管理・運用に以下のような課題があります。

• 出社する必要がある
• 状況管理がしづらい
• 進捗が不透明
• 承認者や決裁者の不在でワークフローが止まってしまう
• 内部統制が難しい
• 紙のコストがかかる

紙のワークフローの課題を解決するために登場したのがデジタルワークフローです。デジタルワークフローとは、業務の流れや申請・承認・決裁などの手続きの流れをITシステム上で定義したものです。処理や各種手続きなどのワークフローの進捗をデジタルで管理する機能を持ちます。

ワークフローの電子化は、紙でのワークフローの管理・運用の課題を解決し、生産性向上、手続き上のミスの削減、管理者の負担の軽減などを実現します。デジタル技術により業務の改革を行うDXの第一歩としても効果を発揮しますし、データの活用や部門間の連携基盤としても活躍します。

DXは官公庁をはじめ多くの企業や組織が注力している分野です。
経済産業省が「デジタルガバナンスコード2.0（旧：DX推進ガイドライン）」を発表するなど、国も力を入れて推進を後押ししています。企業競争が激しくなる中、継続的な企業価値の向上に向けて、DXへの取り組みは欠かせないものとなっています。

関連ページ： 日立ソリューションズのデジタル業務変革支援とは

従来のワークフローを電子化しデジタルワークフローを採用するメリットを説明します。

ワークフローをデジタル化すると、紙を用いていた従来の管理方法から脱却できます。

紙ベースのワークフローでは、申請書や稟議書など、さまざまな書類を印刷する必要がありました。そのため、紙代や印刷代、書類の保存場所など多くのコストが必要でしたが、デジタルな仕組みの中で業務を完結させることでペーパーレス化を促進できるため、コストの削減が可能です。

申請書類の作成、承認者への提出、承認者からの上申など一連の手続きにおいて、紙ベースの運用・管理では人の移動や物理的ロケーションの制約がありました。しかしデジタルワークフローならば、ネットワークに接続することで場所や時間を問わず申請・承認作業が可能になります。紙が担当者の手元に渡るまでのロスをなくし、業務の効率化やリードタイムの短縮が実現できます。

ワークフロー上で発生するデータを、業務が終了した後にも参照したいというケースは多々あります。例えば、過去の稟議書を参照して新たな稟議を通したい場合もあるでしょう。一度否決された申請について後からその理由を確認したいケースもあります。

ワークフローをデジタル化すれば、それらのデータは電子データとして保存・保持され、後から検索してすぐに見つけることができます。

紙ベースのワークフローでは、決裁までのプロセスが不透明な点、紙を持っている当事者以外には現状が把握できない点について課題とされています。

しかし、ワークフローを電子化することで業務全体が見通せ、業務の見える化（可視化）を実現できます。さらに、業務の進捗状況をリアルタイムで当事者間に共有することも可能です。

進捗の把握は、業務の停滞や遅延を防ぐ役割を果たします。また、業務を可視化してデータを収集・分析することで、業務プロセスのボトルネックを見つけることもできます。

関連ページ： ServiceNow製品詳細-業務プロセス可視化ソリューション for ServiceNow

デジタルワークフローの導入には大きなメリットがありますが、デメリットも存在します。導入検討の際には以下のような注意点があることも理解しておきましょう。

ワークフローをデジタル化することはペーパーレス化の実現でもありますが、切り替えの途中ではデジタルな文書と紙の文書が混在する状況となります。業務の見落としなどがないよう工夫が必要です。

デジタルワークフローも一種のITシステムであり、その導入と運用のライフサイクルには必ずコストが発生します。先々まで見通したうえでデジタル化のコストメリットを確認し、自社に必要な機能を洗い出して適切なシステムの選定を行うことが重要です。

日立ソリューションズが提供するSaaS型ITサービスマネジメント「ServiceNow」は、デジタルなワークフローを実現するためのプラットフォームとして注目を集める製品です。さまざまな業種・業務に活用できます。組織全体のデジタルワークフロー活用を支え、DXを推進する基盤として機能します。

日立ソリューションズでは、多くの実績のもと、適したワークフローの電子化をご提案します。ワークフローの電子化をご検討の際はぜひお問い合わせください。

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