仮想オフィスサービスの導入事例

株式会社日立製作所様

背景

ハイブリッドワークの難しさを痛感

デジタルマーケティング統括本部 デジタルマーケティング本部 マーケティング第一部 第3G 部長代理
下川 寛之 氏

デジタルマーケティング統括本部 デジタルマーケティング本部 NEXCHAIN推進センタ
清水 彩花 氏

最新のIT×OT×プロダクトを組み合わせて社会課題を解決する「社会イノベーション事業」を通じて、持続可能な社会の実現と人々の幸せの両立に挑戦する株式会社日立製作所。2024中期経営計画に基づき、「デジタル」「グリーン」「コネクティブ」を軸とした成長を加速するため、同社は2022年4月1日付で事業体制を強化。このタイミングで3つの事業部門が統合して発足したのが、日立グループにおけるDXビジネスの拡大をミッションとするデジタルマーケティング統括本部です。

世界的パンデミックの発生により、オフィスワークからテレワークへ、働き方の急激な変化を余儀なくされた2020年から2年。少しずつ出社の機会が増え、オフィスワークとテレワークを組み合わせたハイブリッドワークが定着化するにつれ、同統括本部のデジタルマーケティング本部では新たなコミュニケーション課題が見えてきました。

「テレワークからオフィス回帰になっていますが、出社しても目の前にいる人としか会話する機会がないため、ヨコ・ナナメのつながりが希薄化し、実は出社しても思ったほど取りにくいというケースもありました。新しい部門が発足して半年近く経っても、まだまだ名前と顔が一致しないメンバーがいるわけです。コミュニケーションが取りにくい、他人の状況がわからないといった課題は出社しても解決するわけではないのだと気づきました」（下川氏）

また、「自席でイヤホンを付けてオンライン会議に参加している人も少なくありません。せっかく対面でコミュニケーションできる環境にありながら、コロナ禍前のようにはいかないジレンマもあります」と清水氏。コロナ禍に入社し、全員が当たり前に出社していた時代を知らないという成瀬氏は、「いざ出社しても、相手に話しかけるタイミングや業務以外の話の振り方に迷います。特に上司との距離の取り方が悩ましいですね」と語ります。

取り組み

推進役を配置して定着化を支援

デジタルマーケティング統括本部 デジタルマーケティング本部 マーケティング第一部 第1G
成瀬 賢 氏

柔軟な働き方を選択できる反面、社員の働く場所が分散化されることで生じるコミュニケーションの壁を解消すべく、同部門は「仮想オフィスサービス」の採用を決定。日立ソリューションズが同部門と密に連携し、短期導入を支援しました。

「『仮想オフィスサービス』は、クラウドサービスながら、日立グループの厳しいセキュリティ要件に容易に対応でき、ハードルの低さに加えて、使い慣れた Microsoft Teams との自動連携機能が評価のポイントになりました。 Microsoft Teams は“業務”、『仮想オフィスサービス』は“ゆるやかなつながりを育む場所”として明確に役割を分けつつ連携することで、業務上の用件に終始しがちなコミュニケーションを面白く、楽しいものにしてくれるだろうと期待しました」と下川氏は説明します。

一方で、この手のサービスが効果を生むためには、定着化が重要な鍵を握ります。そこで同部門は、推進役を各部で決めてログイン時に「今日の一言コメント」を投稿してもらう、旬なネタで雑談ルームに誘うなど、ついサービスを使いたくなる施策を取り入れながら一人ひとりの関与を積極的に働きかけていきました。

効果

仮想空間上の気軽なコミュニケーションが業務に好影響

同部門が導入前と導入後に実施したアンケート調査によると、「仮想オフィスサービス」が現場のコミュニケーション課題の解決に大きく貢献しつつあることは明らかです。たとえば、「孤独感を感じない」とした人は63％から90％に、「チーム以外のメンバーとコミュニケーションが取れている」とした人は53％から65％に増えています。

「仮想空間での業務から離れたやり取りは、良い意味で仕事を進めるうえでの潤滑油になってくれています。日立製作所には多様な背景を持つ人財がたくさんいますから、個人的には情報収集にも重宝しています」と成瀬氏。

また、「仮想オフィスサービス」を機につながった人も多いという清水氏は、「コミュニケーションを取るための初めのハードルが低いのが魅力です。リアルでは気軽に話せないような上層部や、業務では接点のない方に対しても、いいね！ボタン一つでリアクションできますし、気軽にコメントできます。業務上の関係だけでは知り得ない一面が垣間見えるのも面白いですし、仮想空間上でのつながりを土台として出社時の会話が生まれやすく、結果として業務上のコミュニケーションが取りやすくもなります。ハイブリッドワークだからこその状況把握の難しさを解消してくれるサービスとして、非常にありがたいですね」と評価します。

展望

チームワークを武器にDXビジネスを拡大

「チームで働く」起点としての利用にも関心を寄せる下川氏は、「ハイブリッドワークにおける効率化の課題に対応するため、チームボード^＊の機能も活用できそうです。日立ソリューションズのカスタマーサクセス活動でユースケースを提案してもらうことも期待しています」と今後の構想について語ります。

さらに下川氏は「『仮想オフィスサービス』は仮想オフィス空間への入退室時刻や各種機能の操作ログから活用頻度などの定量的なデータが取れるので、今後はそれらのデータを元に職場環境のさらなる改善やコミュニケーション施策のアップデートへつなげていきたいと思います。同サービスが実現する居心地の良さは、この先、業務の向上にも少なからず寄与していくでしょう」と期待を覗かせます。

出社機会が増えつつあるとはいえ、コロナ禍前の状態に100％戻ることはないと考えられるでしょう。ハイブリッドワークという新しい働き方が定着する中で、「仮想オフィスサービス」がその価値を提供できる場面はますます増えそうです。同部門は今後も日立ソリューションズの知恵を借りつつ、コミュニケーションで培ったチームワークを武器にDXビジネスを拡大していく予定です。

＊チーム内に限定したチャットや掲示板を通じ組織の一体感を醸成する、コミュニケーション支援機能。

さまざまな場所での新しい働き方を実現

• テレワークやハイブリッドワークを成功に導く「一緒にいる感覚」
• Microsoft Teams とのシームレスな連携により、ステータス管理が不要
• 挨拶代わりの「今日の一言コメント」や自由に会話を楽しめる「雑談ルーム」を通じてコミュニケーションのきっかけを提供
• 役職や組織の壁を低くし、リアルオフィスにもない新しいコミュニケーションを実現

Microsoft Teams と自動連携された仮想オフィス空間