テレワークを実施する際には、勤務時間や実態を把握する難しさ以外にも、企業にとってはもうひとつ大きな問題があります。それはコミュニケーション不足に陥る可能性があるということです。オフィス勤務であれば従業員同士が同じ空間にいるため、雑談も含めて自然とコミュニケーションが生まれます。しかしテレワークでは従業員同士が物理的に離れた場所にいるため、直接顔を合わせる機会がありません。また多くの企業ではWeb会議ツールを導入することで、従業員同士で会話ができる場を設けてはいるものの、対面に比べるとオンラインは感情が伝わりにくいというデメリットがあります。人は言葉だけではなく、表情や身振り手振り、姿勢など、さまざまな情報から相手の気持ちを読み取っているため、情報が制限されるオンラインでは、意思疎通を図るのが難しくなるのです。
コミュニケーション不足は、企業にとって重大なリスクです。「従業員同士の活発な議論がなかなか生まれないため、商品やサービスの質が向上しない」「意思疎通ができていないので、チームとしての足並みがそろわない」など、業務品質の低下や生産性の低下につながる可能性が高いからです。

従業員の労働時間を把握する責務を企業が負っていることについては、厚生労働省の示すガイドラインを紹介しましたが、労働基準法において労働時間の把握は、適正な賃金の支払いをすることが主な目的だと解釈されてきたのです。そこで、働き方改革関連法によって労働安全衛生法が改正され、長時間労働を是正するために従業員の労働時間の把握が義務化されたのです。
ここで重要なことは2つあります。1つ目は、労働時間の把握が法律によって明確に義務化されたということです。2つ目は、長時間労働の是正、つまり労働環境の改善が目的であるということです。企業が勤怠管理を行う際には、労働時間を正確に把握するとともに、従業員の働く環境に十分に留意する必要があるということを理解しておきましょう。

コミュニケーション不足による業務品質の低下や生産性の低下といった企業側のリスクについては説明しましたが、従業員自身にとってもコミュニケーション不足は悪影響を及ぼす厄介な問題です。たとえばオフィスで仕事をしていると、自分が行っている業務が同じ空間を共有している同僚の役に立っていることを実感するシーンは多くあります。しかし離れた場所で別々に仕事をしていると、誰かの役に立っているという実感が希薄になり、自分の業務の目的ややりがいを見出しにくくなります。それと同時に上司にきちんと評価をしてもらえているかも不安になります。
これを防ぐためには、オフィスで仕事をしているときと同じように、気軽にコミュニケーションが取れる環境を整えることが重要です。一人ひとりの従業員が、同じ企業もしくは同じ部署に所属しているメンバーとしての一体感を覚えられれば、モチベーションを維持しやすくなります。勤怠管理をしながら、コミュニケーション不足にならないような対策を講じるようにしましょう。

テレワークでの勤怠管理の方法として、最も簡便なものはWebの勤怠管理ツールを導入することでしょう。テレワークを行う従業員それぞれが、始業時と終業時に勤怠管理ツールで打刻をするだけで、労働時間を記録することができます。従来ならタイムカードとエクセルの出勤簿で管理していたものが、ツールだけで管理できるため非常に便利です。ブラウザー上で操作できるものやスマホアプリとして提供されているものなど、さまざまな種類のサービスがあります。しかし打刻した時間を記録することはできますが、それ以外の時間の勤務実態までは可視化できないというデメリットがあります。

就業時間中の報告・連絡・相談を、随時チャットや電話で行うという方法も簡単に導入することができます。多くの企業では前項で挙げた勤怠管理ツールと併用することで、始業と終業を記録しつつ、同じ部署内のメンバー同士で常にお互いの勤務状況を把握することができるようにしています。
特にビジネスチャットツールを導入すれば、業務の進捗状況を手軽に共有することができ、相談もしやすいため、コミュニケーションが活発になります。無料で利用できるサービスもあるため、今ではテレワークに欠かせないツールとなっています。

ビジネスチャットツールと並んで、もはやテレワークの必須ツールと言えるのがWeb会議システムです。その名前のとおり会議を行うために利用することが基本ですが、これを常時接続するという方法もあります。映像と音声をリアルタイムで伝えることができるため、在席確認に活用することができます。またオフィスと同じように相手の状況が常に見えているので、相談するタイミングを計りやすくなります。密に連携をとらなければならない業務には適した方法と言えるでしょう。コミュニケーション不足への対策としても有効です。
ただし常時接続は監視されていると感じるケースもあるため、状況に合わせて使い分けるのがおすすめです。

業務の進捗状況を共有するために、プロジェクト管理ツールを活用するという方法もあります。プロジェクト管理ツールを使えば、誰がどの業務を担当していて、現時点でどこまで進んでいるかといった情報を一元管理し、可視化することができます。これにより勤務実態を把握することが可能です。デメリットとしては、メンバーそれぞれが各自で進捗状況を随時更新する手間がかかってしまうことです。
手間がかからない方法としては、システム上のアクションを通知する機能を持った業務システムを活用するのがおすすめです。誰がいつシステムにアクセスして、どんな操作を行ったのかを管理者に対して自動で通知してくれるため、進捗状況をリアルタイムで把握することができます。またログを見れば、後からでも勤務状況を確認することができます。