仕事を進める中で行き詰ってしまい、どうするべきか悩むことは誰にでもあるはずです。そんなときに、普段から雑談をしていて上司やチームのメンバーに気軽に相談ができる環境が整っていれば、抱えている課題を共有することで、良いアイデアやアドバイスをもらえる可能性があります。ひとりで悩む時間を削減し、スムーズに解決することで、業務効率化につながるのです。これは悩みだけではありません。何かトラブルがあった場合にも、すぐに報告できる雰囲気をつくっておくことで、リカバリーがしやすくなります。
オフィスで対面をしていれば、「悩んでいるかもしれない」「トラブルを抱えているかもしれない」と気づくことができ、声をかけることができますが、テレワークではそれが難しくなります。ささいなことでも報告・連絡・相談ができる環境にしておくことで、業務を円滑に行うことができます。
また、雑談によってチームとしての一体感が生まれることで、モチベーションが維持しやすくなり、業務の質や生産性向上にもつながります。

身の回りで起きたことや感じたこと、自分が好きなものなどの話をすることで、気分は明るくなります。また、嫌なことや辛かったことがあっても、それを話して共感をしてもらえるだけで、気持ちが軽くなることもあります。雑談をすることによって、ガス抜きができて、ストレス解消につながるのです。
特にテレワークでは同じ場所に座って、1日中PCに向かって業務を行うことが多くなり、ストレスが貯まりやすい状況です。そんなときに、雑談できる相手がいることや、雑談によってお互いの存在意義を認め合えることは非常に重要なのです。

前述したとおり、雑談できる雰囲気があることで、報告・連絡・相談がしやすくなるのですが、まだ上司との関係性ができあがっていない若手社員や新入社員はなかなか相談しづらいものです。特にコロナ禍以降に入社した社員の場合、直接会って話したことがない人たちと仕事を進めているケースも珍しくありません。そこで、まずは人間関係を築くために、業務に関係のない雑談をすることが大切です。人となりが分かったり、共通の趣味が見つかったりすることで、気軽に話しかけられる関係性を築くことができます。

こちらが雑談をしたくても、相手にとっては業務の妨げになってしまう可能性もあるため、相手の都合を考えることが大切です。しかし、オフィスで働いている場合には「忙しそうだから話しかけないでおこう」「手が空いていそうだから話しかけても大丈夫かな」というように、目の前にいる相手の状況を見て判断することができますが、テレワークでは相手の状況が分かりません。テレワーク環境でも相手の状況を把握する方法が必要です。その方法として考えられるのは、カレンダーアプリの活用です。カレンダーアプリにメンバーそれぞれが自分のスケジュールを入れておき、それをチーム内で共有することによって、相手の状況を推測できるようになります。ほかの方法としては、チャットツール内でのやりとりを確認することで、相手が今どんな業務をしていて、対応に追われているかどうかをある程度は推測できます。タイミングを見計らって雑談を持ちかけるようにしましょう。

ウェブ会議ツールやチャットで雑談をする際には、話が盛り上がっているとつい時間を忘れてしまい、雑談が長くなりすぎることがあります。雑談はあくまでガス抜きなので、業務に支障が出ないように気をつけましょう。そもそもテレワークで雑談が長くなってしまうのは、オフィスと違って、人の目を気にしなくなるからです。オフィスであれば周囲に別の従業員がいるため、雑談をしている姿を見られているという意識がありますが、テレワークだとそういった意識が薄くなり、つい長くなってしまうのです。長くなりすぎないための方法としては、チャットで雑談をする際にはダイレクトメッセージではなく、ほかのメンバーからも見えるチャンネルでするようにしましょう。人の目を意識して、長くなるのを抑制できます。また、ウェブ会議ツールを使う際にはあらかじめ時間を決めておくのが良いでしょう。

テレワークで雑談することの重要性については前述しましたが、それでも「雑談なんてせずに仕事に集中するべきだ」と思っている人はいるので、そういう人への配慮を忘れないようにすることが大切です。
例えば、チームミーティングの途中で雑談タイムを設定する場合にも、あくまで雑談には自由参加であるということを説明することで、雑談は不要だと考えている人の意見を尊重しましょう。特定の人物がいつも会話に入ってこない場合には、単純に話すのが苦手な人もいますが、雑談が不要だと思っている可能性もあります。いずれにしろ無理に巻き込まないようにします。また、後述する雑談用のグループチャットで雑談をしているときに、リアクションがない人がいても、むやみにメンションをつけて話を振るようなことはせず、雑談のメリットを感じられる人同士でコミュニケーションを楽しみましょう。

基本的には何を話してもいい雑談ですが、ハラスメントには気を付けなければなりません。これはテレワーク環境であっても、オフィスであっても同じです。雑談だとプライベートな話をすることも多くなりますが、踏み込み過ぎたことでセクハラなどになってしまう可能性もあるため、難しい問題です。
テレワーク環境では、ウェブ会議ツールを通して、相手の自宅の様子や部屋に置いてあるものが見えてしまうこともあります。雑談の話題としてついつい触れたくなってしまいますが、ハラスメントになるリスクがあることを理解しておきましょう。重要なのは、相手との信頼関係がどの程度築けているのかを意識することと、ビジネス上の仲間としての節度あるコミュニケーションを心掛けることです。
上記のウェブ会議ツールの例に関しては、背景を見えないようにしておくことがひとつの対策になると考えられます。踏み込まれたくない部分があるという意思表示にもなります。お互いが心地よい距離で雑談を楽しめるような環境を整えるようにしましょう。

雑談ができる環境を整えるための具体的な方法として、最も簡単なのはビジネスチャットツールで雑談専用のグループチャットや雑談用のチャンネルを作ることです。テレワークを実施しているほとんどの企業がチャットツールを導入しており、どのチャットツールでも容易にグループチャットやチャンネルを新設することができます。
チャットを活用して雑談をするメリットとしては、文字で始められるという手軽さがあります。作業が一段落したときや休憩時間など、それぞれが好きなタイミングで返事ができるというのも大きなポイントです。また、趣味などのテーマ別でチャットを分けたり、投稿するコンテンツの種類で分けたりできるので、アイデアや工夫次第で新しいコミュニティが生まれて、社内コミュニケーションが活発になっていく可能性もあります。

上記はチャットでの雑談でしたが、次にウェブ会議ツールを使った雑談方法を紹介します。
雑談をするためだけに時間を決めて、ウェブ会議ツールを設定することには抵抗感がある人も多いのではないでしょうか。そういった場合には、定期的に開催しているオンラインミーティングの際に、冒頭の数分を雑談タイムとして割くという方法がおすすめです。もしミーティングに遅れている人がいる場合には、雑談をすることで場を繋ぐことにもなります。また、そのミーティングに参加するのが初めての人がいれば、雑談をすることでなじみやすくなる可能性も高くなります。雑談がアイスブレイクになって、発言しやすい雰囲気が生まれれば、コミュニケーションが活性化して、通常よりもさらに生産的なミーティングになるかもしれません。

オフィスで仕事をしている場合には、ランチや休憩の時間に同僚と雑談をする人も多いのではないでしょうか。この形が優れているのは、食事や休憩が主な目的で、雑談はそれに付随するものとして自然と生まれるところですが、テレワーク環境でも同じ状況を作ることは可能です。ウェブ会議ツールを使って、あらかじめ時間を決めて設定しておきます。あとはそれぞれが昼食やコーヒーをPCの前に持ち寄るだけで、ランチ会やコーヒーブレイクをすることができます。
オンラインでランチ会をすることのメリットは、いくつかあります。まず場所の制限がないので、お店を予約する手間などがありません。さらに、利用するツールの種類にもよりますが、ほとんど人数にも制限がないと言えます。大人数でのランチ会も容易に実現することができます。また、対面で実施する場合に比べて、部署の垣根を越えた交流もしやすくなります。参加者を募る際には、雑談チャットグループを活用すると良いでしょう。