規模や業種を問わず、従業員を雇用するあらゆる業態の企業において必要となる勤怠管理。2019年より働き方改革の一環として改正労働基準法が施行され、従業員の労働時間を把握することが義務化されました。これにより、企業活動にとって勤怠管理がますます重要な業務となり、よりいっそう適切な管理が求められるようになったといえます。

勤怠管理とは、使用者が従業員一人ひとりの勤怠情報を把握し、その情報を記録・管理することをいいます。具体的には「労働日ごとの出勤時間と退勤時間」「遅刻・早退」「休憩時間」「欠勤日」「残業時間や休日出勤」「深夜労働」「有給休暇の取得日数と残日数」「振替休日・代休」などを管理します。

このような勤怠管理の業務全般を支援するツールが「勤怠管理システム」です。勤怠管理システムには、インターネット上でサービスを使用する「クラウド型」と、自社でサーバーを用意しソフトウェアをインストールして使用する「オンプレミス（パッケージ）型」があります。

煩雑で複雑化しがちな勤怠管理業務を客観的かつ適切におこなうために、またこれまでの勤怠管理で生じていた課題を解決するために、多くの企業が有効な管理方法として勤怠管理システムを活用しています。

2017年に厚生労働省が公表した『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』では、勤怠管理の方法として「使用者自らが直接始業時刻や終業時刻を確認すること」または「タイムカードやICカードなどの客観的な記録をもとに、始業と終業の時間を確認・記録すること」と定めています。

労働時間に関する記録は資料として5年間の保存が義務づけられており、出勤簿やタイムカードなどで管理する場合は紛失のリスクを考え、保管場所に注意する必要があります。

また、煩雑な勤怠情報をエクセルで管理する場合は、入力ミスや集計ミスを防ぎ、多様な勤務形態に対応した正しい給与計算をおこなわなければなりません。勤怠管理は一人ひとりの勤怠情報を記録するだけにとどまらず、その情報を収集・分析し、法令を遵守しているか、労務管理上問題がないかを確認する作業も必要です。正確な勤怠管理ができていなければ、従業員に正確な給与が支払われなかったり、過重労働を未然に防止できないなど、コンプライアンス違反に発展するおそれがあります。

これらを踏まえると、企業が客観的かつ適正な勤怠情報の管理・運用をおこなっていくためには、高度な領域までサポートしてくれる勤怠管理システムの導入が必要不可欠といえるでしょう。

勤怠管理システムの導入には、さまざまなメリットとデメリットが存在します。
システム導入を検討する際は、メリットだけでなく、導入によって起こり得るデメリットや注意点についてもあらかじめ把握しておくことが大切です。

勤怠管理システムを選ぶ際は、以下のような状況になっても適切に対応できる柔軟性のあるものを検討しましょう。

勤怠管理システムとは、多岐にわたる勤怠管理の業務全般を支援し、煩雑で複雑化しがちな課題を解決するツールです。厚生労働省が公表したガイドラインをもとに、従業員一人ひとりの勤怠情報を適正に管理するためには、高度な領域までサポートしてくれる勤怠管理システムの導入が必要不可欠です。

勤怠管理システムを導入することで、正確な勤怠管理と業務の効率化、トラブルやリスクの未然防止など多くのメリットが期待できます。一方で、導入にかかるコストや従業員の負担など少なからず発生するデメリットにも目を向け、自社にとってシステム導入が適切かどうか見極めることも大切です。

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