残業削減を推進することでさまざまなメリットがある一方、残業を減らすために厳しい規制ばかりをおこなってしまうと、従業員が勤怠記録を付けないまま自身の判断でサービス残業をおこなう「隠れ残業」が発生するおそれがあります。

従業員による隠れ残業は、長時間労働の是正や労働状況の正確な把握を妨げる原因となります。残業削減を推進するうえでは、単に「残業を減らすこと」を訴えかけるのではなく、仕事量の調整や業務フローの改善など、従業員の長時間労働を引き起こしている根本的な原因を解消していくことが求められます。

従業員の労働時間を正確に把握することは、残業が多い従業員や部署、時期などを特定し、対策をおこなうために必要不可欠です。従業員一人ひとりの勤怠情報の記録・管理を、従業員と管理者の双方にとって最小限の負担で効率的に実施するには、勤怠管理システムの活用が有効です。

残業削減につながる勤怠管理をおこなうには、次のような機能を備えたシステムが望ましいでしょう。

残業削減は一度成功したとしても、その後も維持できるとは限りません。システムによる残業状況の把握を続け、残業が増える傾向があればすぐに対策をおこなうなど、取り組みを継続することが大切です。

長時間労働を是正するには、現在の業務のやり方や分担を見直し、より効率的に業務をおこなうことで、全体の労働時間を減らしていく必要があります。作業効率の向上に有効な取り組みとしては、業務標準化による属人化の解消や、工数管理による業務量・進捗状況の可視化などが挙げられます。

また、従業員同士のコミュニケーションが円滑になると、個人が業務を抱えすぎることなく周囲で分担・フォローできるようになるため、チームワークの向上によって効率化を図ることも重要です。

残業が常態化している企業の多くは、従業員に「残業するのは当たり前」「上司や同僚が残業をしていると帰りにくい」という意識が根づいています。残業を削減するためには、これらを「残業は当たり前ではない」「自分の仕事が終わったら帰る」という意識に変えなければなりません。

従業員の意識を変えるには、経営陣や管理者が率先して定時に帰宅する、定められた時間でオフィスの照明やPCを落とす、タイムマネジメントに関する研修をおこなうなど、さまざまな面から多角的に取り組む必要があります。また、勤怠管理システムによって勤務時間や残業時間を可視化し、自分自身の勤怠情報についてリアルタイムで確認できるようにすることも、従業員の意識改革につながるでしょう。

技術職種の採用や新卒社員の定着に課題があり、人手不足の状況が続いていた馬野建設。魅力ある職場づくりの実現に向けて、残業削減の取り組みを実施しました。

同社では、残業時間抑制のための社内ルールとして、残業計画表の提出を従業員に義務づけました。残業が60時間を超える場合は追加人員を投入したり、上司が効率化の助言をおこなったりすることで、計画的に業務を標準化していきました。

取り組みの過程で意識改革の難しさを感じることもありましたが、評価基準の変更や外部講師による勉強会など、従業員の残業抑制意識を高める工夫も実施しています。その結果、月平均28.6時間だった残業時間が2年後には14.1時間まで短縮し、有給休暇取得率も平均で約20%向上しました。

出典：中小企業庁ウェブサイト（https://www.chusho.meti.go.jp/index.html）
『シリーズ「働き方改革」の成功例』（中小企業庁）をもとに株式会社日立ソリューションズ作成

顧客満足を最優先としていたマエダハウジングでは、順調に業績が上がる一方、複数名体制による顧客対応に時間をとられ、残業が常態化していました。

同社では業務のやり方を見直し、過去25年間で2万件の実績をもとにマンションリフォームの5つのプランとオプションを設定。商品をパッケージ化しモデルルームで再現することで、見積書作成のスピードが上がり、1名体制による打ち合わせも可能となりました。

こうした業務の仕組み化により、1人あたりの月平均残業時間を約40%削減することに成功。顧客からも商品を選びやすいと好評を得ており、働き方改革の取り組みが顧客満足度の向上にもつながっています。

出典：中小企業庁ウェブサイト（https://www.chusho.meti.go.jp/index.html）
『シリーズ「働き方改革」の成功例』（中小企業庁）をもとに株式会社日立ソリューションズ作成

サカタ製作所では、社内の講演会に招いた専門家から長時間労働の弊害を指摘されたことを機に、システムや設備の見直しによる生産性の向上に着手しました。

同社がおこなった取り組みは、基幹業務システムのコンピュータを刷新し、受注状況を考慮した最適な生産計画を作ることです。さらに、見積もりを効率化するために自社で見積回答システムを開発し、顧客がWebサイトから利用できるようにしました。

これにより、従来は3日を要していた複雑な見積もりをたった5分で作成できるようになり、1人あたりの月平均残業時間は約18時間から約1時間まで大幅に短縮されました。

出典：中小企業庁ウェブサイト（https://www.chusho.meti.go.jp/index.html）
『シリーズ「働き方改革」の成功例』（中小企業庁）をもとに株式会社日立ソリューションズ作成