2020年は新型コロナウイルスの感染拡大によりテレワークへの注目が高まりましたが、実はそれ以前から、政府が掲げる「働き方改革」の取り組みに意欲的な首都圏の大企業ではテレワーク制度の導入が進んでいました。そのきっかけとしては、２つの事柄があります。

1つは、2020年に開催予定だった東京五輪の開催時における交通混雑緩和を目的としたものです。2017年には、東京五輪の開会式として予定されていた7月24日が「テレワーク・デイ」と設定され、2020年までの毎年、企業等による一斉テレワークが実施されることが決まりました。2019年には7月22日～9月6日の約1ヶ月間が「テレワーク・デイズ2019」実施期間と設定され、5日以上のテレワークの実施が呼びかけられました。この取り組みには東京都の大企業を中心に全国の2887団体、約68万人が参加しています。

もう1つは、「残業時間の上限規制」や「有給休暇の取得を義務化」など8つのテーマに分かれている「働き方改革関連法」が、2018年6月に国会で成立したことです。2019年4月より大企業から順次施行されたこともあり、法律を遵守するために働き方改革の取り組みが強化され、勤怠管理の方法も見直されるきっかけになりました。テレワークが社員のワークライフバランスや生産性を向上させる働き方の手段として期待され始めたとともに、テレワークでも適正な労働時間管理ができるような勤怠管理への注目が高まり始めたのです。

とはいえ、テレワークに積極的なのは、ほんの一部の大企業だけでした。世の中の大半の企業からは「テレワークって何ですか？」と聞かれることが多く、イメージしてもらうことさえも難しい状況にありました。

私が客員研究員をつとめる、テレワークを普及・啓発するための団体「一般社団法人 日本テレワーク協会」でさえも、各自が自宅やサテライトオフィスでテレワークすることはあっても、社外の方にはweb会議での打合せを提案しづらい雰囲気がありました。コロナ前からテレワークが定着していた企業でも、社内のメンバー間ではweb会議で打合せを行っていたけれど、テレワークに不慣れなお客様にはweb会議での面談を依頼できなかったと聞きます。

この企業間に流れていた雰囲気を即座に変えたのが、新型コロナウイルスです。2020年4月以降、企業のワークスタイルに対する意識は激変しており、オフィスワークであればテレワークでも社内外の業務ができることがわかり、大手電機メーカーや大手食品会社なども、テレワークを前提とする働き方へのシフトを表明する企業が出てきています。

コロナによるテレワークの浸透は、出社を大前提とした日本特有の固定的な働き方という岩盤を砕くほどの強烈な効果があったと思っています。

テレワークに対する世の中の雰囲気は明らかに一変しましたが、大企業と中小企業には、意識や取り組みの差が顕著に見られました。

通常、テレワークを導入する企業は、数カ月～１年程度のトライアル期間を設けてルール作りや遠隔でも使用できるチャットツールなどの導入、ペーパーレス化、意識改革などを段階的に進める必要があります。

昨年４月の緊急事態宣言を機に初めてテレワークを実施した企業では、通常の準備期間がないまま見切り発車で在宅勤務に突入したので、「生産性が下がった」という企業が少なくありませんでした。特に、ペーパーレス化やクラウド化を進めてこなかった会社では「紙」と「ハンコ」がテレワークの大きな阻害要因になりました。

これは中小企業に限った話ではなく、以前からテレワークを推進していた大企業さえも、緊急事態宣言中は紙の仕事が欠かせない経理や総務の社員は出社しなければならない状況だったため、「宣言終了後にまず取り掛かるのはペーパーレス化だ」とおっしゃっていました。

新型コロナウイルス感染拡大をきっかけに、「まずは社内手続きをどんどんペーパーレスに、ハンコレスに変えていこう」という機運自体は高まっていると感じています。

とはいえ、テレワーク自体にまだまだ消極的な考えを持つ経営層や管理職層は多いのではないでしょうか。今後テレワークをさらに推進するためには、テレワークを実施するために必要なツールを一度体験してもらうことが有意義です。

東京テレワーク推進センターでは、定期的に東京都内でテレワークの体験会を実施しています。クラウドの就業管理システム、チャットツール、Web会議システムなどが使えるPCを用意して、“1日のテレワークの流れ”を体感していただくと、中小企業の経営者の方も「テレワークにすると社員がサボるイメージがあったけど、休憩中など在籍確認ができるのは便利」「Web会議でミーティングをすれば、遠隔でも社員とコミュニケーションが取れそう」とポジティブな反応があるそうです。

参考に、テレワークを上手に導入している中小企業の事例を紹介します。石川県にある社員数約100人の製造業の会社は、社内の手続きをテレワークでも効率的に進められるよう、クラウドの就業管理ツールを入れ、さらに領収書をスマートフォンで撮影して経費精算できるクラウドツールも入れています。

クラウドサービスは自社で開発するよりもコストが安く、スピーディーに導入できます。業務フローをクラウド化した結果、業務効率も上がったそうです。興味を持たれた経営層や管理職層の方は、「業務効率の改善」という視点で勤怠管理や経費精算のクラウドツールについて調べてみられてはいかがでしょうか？

新型コロナウイルス感染拡大によって、時勢が大きくテレワークを推奨する流れへと変化しました。しかし、企業はテレワーク推進をコロナ対策のための“一時的措置”としてとらえてはいけません。今後、働く人たちのワークスタイルはますます多様化していくと考えられるため、企業は社員1人ひとりが主体的に活躍できるための“働き方改革”を行う必要があるととらえた方がよいでしょう。

その改革の第一歩として、まずは「紙」と「ハンコ」を前提とした業務フローを洗い出し、業務の棚卸しを行いましょう。ペーパーレスを徹底し、押印を前提としていた稟議書などの社内手続きはワークフローに特化したクラウドサービスに置き換えるのも一手です。勤怠管理などの人事労務や経費精算についても、中小企業をターゲットとしたクラウドサービスが多数リリースされていますので、サービスの比較検討を行い、トライアルとして活用されてみることをおすすめします。

記事公開日：2021年6月14日

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