勤怠管理とは、従業員の出退勤時刻や休暇の取得状況を正確に把握することです。適正な賃金の支払いをするためにも、従業員の心身の健康を守るためにも、勤怠管理は必要です。また、従業員の労働時間を適切に管理することは労働基準法で義務付けられており、企業としては法令を遵守する意味でも、必ず勤怠管理をしなければなりません。そして、勤怠管理によって働きすぎを防止するなど、労働環境を改善することは、従業員の定着率向上にもつながります。

勤怠管理の方法としては、タイムカードや手書きの用紙、エクセルなどで管理するのが一般的でしたが、働き方が多様化している現代においては従来の方法では正確な勤怠管理が難しくなってきています。コンプライアンスという観点においても、生産性向上という観点においても、正確な勤務情報の管理は不可欠であり、そのためのツールとして、勤怠管理システムが重要となるのです。

労働基準法は1947年の制定以降、時代や社会からの要請に合わせて何度も改正を繰り返しています。2018年7月には働き方改革関連法案が公布され、2019年4月より改正労働基準法が施行されました。

今回の改正労働基準法（働き方改革関連法）の代表的な施策は次のとおりです。

勤怠管理システムは、さまざまなベンダーから販売されており、種類が豊富です。そこで、どのシステムにすればよいのかで迷った際に、選定基準となるポイントを5つ紹介します。

勤怠管理システムは、すべての従業員が毎日使う重要なツールです。検討や準備を十分に行わずシステム導入をしてしまうと、実現したいと思っていたことができなかったり、社内に浸透しなかったりといった失敗につながりかねません。そこで、ここからは勤怠管理システムを導入する際の基本的な手順と注意点について説明します。

導入したら終わりではなく、新システムが効果を発揮するかどうかは運用次第です。押さえておくべき運用のポイントとして、「勤務時間の正確な記録と管理」「休暇管理の効率化」「残業管理と労働時間の最適化」の3つについて説明します。

1つ目は、時間とコストの削減です。従来のアナログな勤怠管理方法の場合、集計作業や上長への申請や承認などに時間がかかります。人手も必要になるため、それだけ人件費もかかります。勤怠管理システムを活用すれば、管理業務を効率化し、時間も人件費も削減することができます。

2つ目は、ヒューマンエラーの防止です。手作業で集計作業をすると、人為的なミスは必ず起こります。勤怠管理システムで自動化すれば、ミスがなくなり、やり直しなどのムダな作業もなくすことができます。また、法対応には正確な情報が必要なため、勤怠管理システムを活用するほうが安心です。

3つ目は、データに基づく戦略的な意思決定ができることです。勤怠管理システムなら勤怠データをリアルタイムで収集することができるため、組織ごとの負荷状況や労働生産性など、経営判断をするための材料を集めやすくなります。正確なデータに基づいた意思決定を行うことで、組織としての成長につなげることができます。

昨今の勤怠管理システムは、テクノロジーの進化や働き方の変化に合わせて、さまざまな機能を搭載しています。テレワークが浸透した現在では、スマホで打刻ができることは当たり前になってきており、さらにモバイル対応の強化が進むと思われます。また、AIによる予測・分析ができる機能を搭載したものもあります。勤怠データなどから従業員のストレス度合いを分析し、退職する確率を予測。早めにケアをすることで、離職を予防することができます。今後は、業務効率化につながるような機能やデータドリブンな組織づくりに役立つ機能が強化されると考えられます。

勤怠管理システムは、ただ出退勤の記録をするためのものではなく、業務効率化や生産性向上につながる重要なツールです。機能の限られた無料ツール使うより、多機能な有料のシステムを使うほうが、トータルで考えたときに無駄なコストがないというケースも少なくありません。

この記事では自社に合った勤怠管理システム選びのポイントを紹介しましたが、「判断がつかない」「導入後のイメージが湧かない」など、不安なところがあればぜひ お気軽に当社までお問い合わせください。