エクセルやタイムカードで勤怠管理を行っている中小企業では、担当者が全従業員の出退勤の打刻を手作業で集計しているところも多いでしょう。

勤務時間・有給取得状況・残業時間の集計など、当然のことながらこれらの計算をすべて手作業で行うには時間や労力がかかります。担当者の負担が大きいことから、残業が発生することも少なくありません。

勤怠管理システムを導入すれば、各従業員の勤務時間を自動で集計できます。エクセルに情報を入力したり、タイムカードの情報を転記したりする作業が不要になるため、担当者の手間や労力を削減できます。

ほかにも、システム上で残業や有給休暇の申請ができるものや、給与計算ソフトなどの機能と連携できるツールも登場しています。勤怠管理システムと連携することで、休暇管理の作業や、タイムカードの集計と給与計算にかかっていた手間と時間を大幅に短縮できます。その結果、担当者の残業削減にもつながります。

勤怠管理でもっとも重視するべきなのは「法令を遵守すること」です。勤怠管理に関する重要な法令には労働基準法があり、原則として月45時間・年360時間を超えていけないという時間外労働の上限が規定されています。

タイムカードやエクセルで労働時間を管理している場合、リアルタイムで労働時間を把握できないため、集計時にはじめて過度な残業に気付くことも少なくありません。

担当者の知らない間に残業が発生していたり、法令で定められた残業の上限時間を超えていたりする可能性もあります。

こうした労務面でのコンプライアンス違反を防ぐためにも、勤怠管理システムが有効です。日々の勤務状況を可視化して、リアルタイムで把握できるため、残業の発生を防ぐことができます。

また、ひと月の時間外労働を定められた上限からオーバーしないよう、限度時間に近づいてきたらアラートが出るように設定することも可能です。

働き方に関する法改正が行われた場合においても、勤怠管理システムならシステムをアップデートするだけで、労働基準法に従った勤怠管理が可能になります。残業時間の超過を未然に防ぎ、労働基準を遵守した管理が実現できるため、従業員にとっても安心です。

エクセルやタイムカードによる勤怠管理は、従業員の勤務状況を多角的に把握しづらいという課題があります。

勤怠管理システムを用いてデジタル化することで、従業員の労働時間や勤務状況をデータとして蓄積・管理することができます。一人ひとりの労働状況・仕事量の負荷などが一目で分かるようになるため、人員配置の改善や教育体制の強化など、適切な対応が可能になります。

負担の大きい業務には人員を追加する、残業が発生しやすい案件には事前に注意喚起を行うなど、きめ細かなフォローを行うことで、労働環境の改善にもつながります。従業員のモチベーションアップや離職の防止といった経営課題への対応にも貢献するでしょう。

中小企業の場合、事業拡大のため従業員を増員した場合でも、それに比例して人事管理部門の体制が拡大するわけではない場合もあるでしょう。
エクセルやタイムカードで勤怠管理しているとなると、データ収集や転記作業が煩雑化し、担当者の作業量も増えると考えられます。

勤怠管理システムを活用すれば、人数が増えたとしてもすべての勤怠データを一元管理できるため、集計作業やデータ管理を効率化することができます。従業員数に応じてツールを拡張すれば、事業拡大にも柔軟に対応できるようになります。

営業職のように、外回りや直行直帰ができる仕事の場合、タイムカードを仲間内で代理打刻するケースも実態としてはあるかと思います。

勤怠管理システムを活用することで、従業員は自らのアカウントから打刻を行うようになります。打刻情報はシステム内に記録されるため、なりすまし打刻やデータ改ざんなどの不正を防ぐことができます。

タイムカードやエクセルで勤務時間などの集計をする場合、その作業に割くリソースは大きくなります。少人数であれば対応できたとしても、事業拡大や人員増員などがあった際は、管理が複雑になり勤怠管理が適切に行えないケースがあります。

勤怠管理システムを導入することにより、管理の煩雑化を防ぎ、集計や転記作業にかかる時間と労力を削減できます。その結果、エクセルやタイムカードで管理するよりも、人的コストを押さえられる可能性があります。

また、ペーパーレスで管理できるため、これまでタイムカードを使っていた企業は、タイムカード購入費や管理費なども抑えられます。全体的なコスト削減に貢献します。

まずは、自社の就業規則（勤務体系）と勤怠管理システムがマッチしているか確認しましょう。
企業によって就業規則は異なりますが、たとえば以下のような特殊なルールや運用方法を用いている場合もあります。

これらは勤怠管理システム側の設定がどこまで柔軟に対応できるかによって、自社ルールに適応できるかどうかが変わってきますので、システム導入前には、自社の就業規則とうまく噛み合うか確認するようにしましょう。

従業員にとって使いやすいシステムを選ぶことも忘れてはいけません。
シンプルな設計で、誰もが操作しやすいシステムかどうか、事前に操作性を確認しておくことがポイントです。

人事や総務などの勤怠管理者にとっては、集計のしやすさや、他のシステムとの連携についても確認しておきたいところです。

以下のポイントを確認しておきましょう。

機能が豊富に備わったツールもありますが、自社にとって必要でない機能の場合もあります。複雑すぎると扱いが難しくなるため、必要に応じて機能を選定するとよいでしょう。

システムを選ぶ際は、導入実績を確認してみるのもおすすめです。大手や中小企業まで幅広い実績があると、多様な働き方や使用環境にも適応しやすいツールと判断できます。大手の導入事例があれば、セキュリティなどの信頼性も期待できるでしょう。

勤怠管理システムには、自社サーバーへソフトウェアをインストールして使用する「パッケージ型」とサービス業者が運用するネット上のサーバーにアクセスして使用する「クラウド型」の2種類あります。

「パッケージ型」はサーバーが自社にあるため、情報を社外に出せない場合でも導入できます。また、社員が多く就業管理も複雑な場合、社内に保守ができる人員がいれば細かく運用体制に合わせられるので最適です。

一方「クラウド型」の場合は、すべてクラウド上で完結するため、サーバーやソフト管理の手間も要らず、インターネット環境さえあればどこでも使えます。

スマホに対応しているものも多く利便性が高いため、事業拡大などで体制が変わる際や、テレワークなど多様性のある働き方にも柔軟に対応できます。

導入初期は、システムがうまく動作しないなどのトラブルや疑問点などが出てくる可能性もあります。困った時のためにも、「導入後のサポート体制が充実しているか」という点は、導入時の判断材料となります。
また、労働に関する法改正が行われたり、組織構成が変わったりする際は、勤怠管理システムの設定内容も変更しなければならないケースがあります。アップデートが簡単か、途中でシステムの設定変更が可能であるかなど、事前に確認しておきましょう。

勤怠管理システムにはさまざまなものがあり、それぞれ特色があります。自社の就業ルールに合うか、従業員にとって使いやすいか、実際に使用してみないとわからないことも多くあります。

システムを選ぶ際は、「無料お試し期間」が設けられているかどうかも確認していきましょう。実際の操作性を体験できるため、自社の勤怠管理体制に合ったシステムを見つけやすくなります。