一般的に、RPA導入のメリットとして、よく挙げられるのは「人件費が削減できる」「24時間365日稼働できる」「生産性が上がる」などです。ただ、RPAによって、パソコンを使った面倒な手作業を自動化でき、多くのメリットがあるというイメージはできるが、実際に導入をしようとすると、自社の業務の中でRPAにできるものは何なのか、どの業務に導入するのが効果的なのかが分からずに、導入を断念してしまいがちです。
また、RPAツールにもさまざまな種類があり、多くのベンダーから販売されていますが、自社に最適なRPAツールがどれなのかが分からないということも、導入を断念する原因になっています。

RPAの特長として、「プログラミングの知識が必要ない」と言われることがあります。確かに、プログラミング言語を使うことなく、簡単に設定ができるRPAツールも多数存在しています。しかし、実際にRPAを導入し、自分で設定をしてみたところ、思うように動作せず、設定をどう変えればいいのかが分からずに、途中で諦めてしまったという事例もあります。また、自分で設定し、一見うまく動作しているように見えても、それが一番効果的な方法でなかった場合、せっかく導入したRPAを最大限に活用できていなかったり、不必要にシステムに負荷がかかりすぎていたりというケースも珍しくありません。

前項でも触れたとおり、RPAはプログラム言語の知識がなくても導入できますが、とはいえ、やはりそれなりにITの知識を持っている人材が社内にいるほうが安心です。エラーが発生したときや、業務内容や作業手順が変わったとき、社内の基幹システムの変更にともなってRPAの再設定が必要になったとき、別の業務にもRPAを活用するときなど、IT知識に乏しい従業員だけでは対応しきれなくなってしまいます。 また、RPA導入を担当した従業員が異動や退職することも想定しておく必要があります。RPAが行っている業務内容やシナリオに加えて、RPAツール自体についても、引き継ぎをしておかないと、せっかく導入したのに運用できる人がいないという状況になってしまいます。

RPAツールさえあればさまざまな業務が自動化でき、生産性向上などの効果がすぐに表れるかと言うと、現実にはそうならないことも多くあります。その原因のひとつは、社内でRPA活用の意識が統一されないことです。その結果、効果的な活用がなされなかったり、一部の限られた業務にだけしか適用されなかったりして、得られる効果よりも導入のための手間やコストのほうが大きくなってしまうケースがあります。また、RPA導入の目的が不明確で、どのくらいの効果が見込めるのかも事前に想定していないことが原因で、効果を実感しにくくなってしまうことも多くあります。

RPAは非常に有用であるため、さまざまな業務に導入して拡大していくことで、より大きな成果を得ることができます。しかし、RPAを十分理解せずに設定をしたことで、予期せぬ動作をしたり、別の業務の邪魔をしてしまったりするといった事態が起こる危険性もあります。RPAの特性を把握しないまま導入したことでトラブルが発生し、その結果、メリットよりもデメリットが際立ってしまい、導入したが実際には活用されなくなってしまうということも起こりえます。

どの業務にRPAを導入するのかを決定するため、さらには導入の効果を最大化するために必要なことは、目的や目標を明確化することです。まずは、自社内の業務内容の整理から着手します。整理をしていくと、自ずと課題や問題点が見えてきます。そこから自動化によって業務効率を改善する業務を見つけて、RPAを導入。また、RPA導入前の業務状況を分析し、数値化できるものは数値化しておくことが大切です。目標値を決める材料にもなるほか、導入後に効果測定をした際の比較材料になります。あらかじめ設定した目的や目標を達成できているかを確認し、次のステップの参考にします。

RPAは、プログラミング言語を使わずに設定できるものがあるため、自社内の人材でも導入することは可能です。ただし、プログラミング不要というツールであっても、効果的に使おうとすると、やはりプログラミング知識が必要なるケースも少なくありません。シナリオの設定などに手間取ってしまうようであれば、ベンダーのサポートを受けることを検討しましょう。ベンダーのサポートを受けることで、導入がスムーズに進み、自社内の人材を本来の業務に集中させることができます。また、経験豊富なプロに任せることで、より効果的なRPA導入が期待できるほか、導入後のメンテナンス方法についても学ぶことができます。

経営層や導入を推進する部門の従業員だけでRPA導入を進めてしまうと、現場に意義が伝わらず、「仕事を奪われる」「自分の仕事がなくなってしまう」といった抵抗感が生まれたり、うまく活用されないまま頓挫してしまったりする可能性が高くなります。RPA導入の目的や有用性を社内全体で共有し、現場の従業員がRPAの効果を実感できるようにしましょう。そうすると、自然と現場で活用が進んでいきます。また、導入後の運用やメンテナンスができる体制をつくるために、導入時から必要に応じて研修などを行い、RPA人材を育てていくことをおすすめします。

トラブル発生時に迅速で適切な対応をするためや、セキュリティー対策のためには、RPAガバナンスを整備しておくことが重要です。そのためには、社内でRPAの運用ルールを取り決めておく必要があります。まずは、誰がどのRPAを開発したのか、どの業務にどのRPAが稼働しているのかなど、RPAを一元管理できるようにします。さらに、RPAを開発する際、メンテナンスをする際、稼働を停止する際などのマニュアルを作成し、ルールを全社で統一しておくようにしましょう。こうすることで、トラブルを予防できるほか、RPA業務の属人化を防ぐことができます。なお、マニュアルやガイドラインの作成、運用体制の構築には手間がかかる場合が多く、これに関してもベンダーの支援を受けることを検討してみても良いでしょう。

RPAはうまく活用すれば、かなりの業務効率化が期待できる非常に有用なツールです。しかし、だからと言って、さまざまな業務や規模の大きな業務にいきなり導入してしまうのは、リスクもあります。特に人材が育っていない場合には、トラブル対応が間に合わず、大きな損失につながりかねません。まずは小規模な業務で試験的にRPAを導入し、その効果が実感でき、RPAがどういうものかをつかむことが重要です。そこには、RPAを活用するイメージが湧きやすくなり、社内からアイデアや意見も出やすくなるというメリットもあります。着実に成功を積み重ねながら、少しずつ自動化する業務を拡大していくのがおすすめです。

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