先述した「データの修正」や「グラフや表の作成・印刷」以外にも、RPAやマクロが導入されている業務は多岐にわたります。以下にその主な業務を記載しています。

• Webページから指定した情報を取得
• メールの送信
• フォルダの作成
• Wordなど、Officeアプリケーションによる報告書の作成

上記のような業務をマクロで自動化する場合、VBA（Visual Basic for Applications）というMicrosoft製品で使用されるプログラミング言語の知識が必要です。しかし、RPAの場合は、特別なプログラミングスキルを必要とせず、テンプレート選択やUI操作からスムーズに作業を進めることができます。この点はRPAとマクロを比較する上で最も大きな違いと言えます。実際に現場で作業手順が変更された際など、マクロの場合はプログラミングの書き直しが必要になりますが、RPAではUI操作による図の組み換えだけで調整可能です。

このような操作性のほかに、「自動化できる業務範囲」についても違いがあります。マクロでは、基本的に「Microsoft社製品のOfficeアプリケーション内の操作」に範囲が限られますが、RPAでは「パソコン上のすべての操作」をカバーすることができます。昨今では、作業時に扱うWebアプリケーションが増えていることもあり、マクロだけで業務遂行に必要な一連の作業をすべて自動化することは簡単ではありません。

また、サーバー上で動作するRPAを導入している場合、データの処理速度にも大きな違いが生じます。マクロはあくまでパソコン上で動作するものであり、大量のデータを処理する場合、処理速度が遅くなるというデメリットを抱えています。一方、サーバー型のRPAは大きなデータを扱うことを前提に設計されたサーバー上で動作するため、大量のデータを高速で処理することが可能です。

• 指示した作業を正確にこなすことができる。
• 人の手に比べ、作業スピードが圧倒的に速い。
• 24時間365日、休むことなく稼働することができる。

ロボットであるRPAには、「集中力の途切れ」はなく、作業量がどれだけ膨大であっても精度が下がることはありません。先述したように、さまざまなアプリケーションを扱える高い汎用性を持ち、パターン化された作業をこなすことを得意としています。

• 例外処理に弱く、エラーに遭遇すると動作を停止してしまう。
• 「判断」することができないため、指示した作業以外はこなすことができない。
• 複雑な指示を行う場合、指示内容を細分化しなければならない。

RPAは、イレギュラーが頻発する作業や、判断や意思決定を必要とする業務は得意ではありません。そのような事態に対応するために大きくシステムを組みなおす必要がある場合やメンテナンスが極端に煩雑になるケースでは、自動化することでかえってコストがかかってしまうこともあります。ただし、上記のような短所に対しても、RPA運用支援ツールなどを活用することで解決できる場合が多いです。

RPAを導入することで、さまざまな業務の自動化を図ることができますが、開発コスト・運用コストの負担は少なくはありません。組織内にVBA言語を扱えるスタッフがいて、既存業務と開発の両立がかなう環境であれば、マクロによる対応をとることで大きくコストを抑えられます。Microsoft社製品のみでシステムを運用したい場合なども同様の環境であれば業務の自動化は可能です。また、マクロの管理はExcelやWordなどのソフト上で行われるため、Excelファイルの流出などがない限り情報の漏洩はなく、セキュリティ面での安全も確保されています。

まず挙げられるものとして、「既存システムとの連携」があります。たとえば、Webアプリケーションを通して集めた情報を集計・グラフ作成し、定期的にメールで報告するなど、既存のシステムと連携する作業を自動化する場合、RPAが適していると言えます。VBAのスキルを持つスタッフであればマクロでも対応できる範囲ではありますが、肝心の外部連携の部分が自動化できない場合など、結局「手作業の域」を出ないものになる可能性も少なくありません。また、個人のスキルに依存する形は組織としてネックになりがちな点です。

商品や顧客の情報など、膨大な量のデータを安定して処理したい場合、RPAによる対応が適しています。業務を自動化しても、パソコンの性能に左右され、「作業スピードが遅い」「作業自体が止まっている」などのボトルネックが発生してしまっては、「効率化」はかないません。スムーズに大量のデータを処理する必要がある業務ではRPAによる対応を選択するとよいでしょう。

これまでにふれてきた通り、マクロ以外のツールとの連携や人の手によって行われていた作業を「自動化」するためには、VBAをはじめとする「プログラミングのスキル」が必要です。しかし、これらを習得することは容易ではありません。その点、RPAには作業手順のテンプレートが内包されていることが多く、現場で業務を担当しているスタッフでも取り組みやすいというメリットがあります。