Excelは、複数名で同時に編集することはできません。1つのファイルを共同で作成している場合、誰かが作業をしている際には、その作業が終わるまで待たなくてはなりません。「先に片づけてしまいたい」と思っていても、順番待ちでできないとなると、ストレスがたまります。また、あと回しにしている間に忘れてしまう、といったミスも起こりかねません。

上で述べたとおり、Excelは誰でも簡単に扱えるがゆえに、従業員がそれぞれ自分でファイルを作って管理するということが多々あります。これは、企業側から見るとファイルが乱立してしまっている状態です。誰がどんなデータをExcelファイルにして保有しているのかが把握できません。どれが重要なファイルで、どれが最新のデータなのか、作成した本人にしか分からないので、組織として管理することが困難になってしまいます。

従業員それぞれがデータを集計していて、複数のファイルで管理している場合には、もうひとつ課題があります。「効率化すべきExcel（エクセル）業務の特徴」でも例示したように、ひとつのシートにまとめる際の時間がかかることです。Excelは行と列、セルの大きさなどが揃っていれば、容易にコピー＆ペーストで合算することはできます。しかし、少しでもフォーマットが異なっていると、一括でコピー＆ペーストすることができず、一つずつ確認しながら手作業で集計することになってしまうのです。

社内や部内にExcelを使いこなせる人材がいる場合、関数やVBAを使って、入力作業などを効率化していることがあります。このこと自体は組織としても歓迎すべき状態です。しかし、そういったExcelファイルの取り扱いはマニュアル化していないケースが多くあります。すると、そのスキルを持った担当者が異動などでいなくなってしまった際には、引継ぎが困難になり、その後の運用やメンテナンスができなくなってしまうのです。

ショートカットキーは、この後紹介する関数やマクロのように複雑な知識を必要としません。覚えておくだけで、誰でも簡単に使えるのがメリットです。ここでは特に利用頻度の高そうなものをシーン別で紹介します。

Excelの関数は、目的別にもともと用意されている数式です。例えば、100個のセルに入力された数値の合計を算出したいときに、一つひとつ「+」を使って足していくのは大変ですが、関数を使えば瞬時に合計が算出できます。ほかにも、条件に合ったデータだけを抽出する関数などもあり、計算だけではなくさまざまなデータ入力作業を効率化することができます。ここではその一部を紹介します。

具体的な入力方法についても簡単に紹介します。

関数は種類が多く、複雑な計算ができるものもありますが、初心者の方はまず簡単な関数の使い方を習得し、徐々に複雑な関数を覚えていくことをおすすめします。

一般的にマクロは、あらかじめ操作手順を記録しておくことで、いつでも簡単にその操作を再現することができる機能のことです。マクロを使えば、定型的な作業を自動化することができます。Excelにはこのマクロ機能があり、VBAというプログラミング言語を使ってマクロを作成する方法と、VBAを使わずに簡単に操作手順を記録できる「マクロの記録」という方法がありますが、ここでは「マクロの記録」を使う方法を解説します。

このように「マクロの記録」機能を使うと簡単にマクロを作成することができます。さらにVBAを駆使し、コードを編集することができれば、ある程度複雑な作業でもマクロを作成することができ、かなり業務の効率化が図れるでしょう。

Excelファイルが乱立したり、属人化したりするのを防ぐ方法としては、共有フォルダで管理するのがおすすめです。あまり専門的な知識がいらず、比較的簡単にできます。共有フォルダを作れば、ファイル共有に割いていた時間を削減することができます。

では、ここから社内のネットワークを利用して共有フォルダを作る方法を解説します。なお、他のパソコンが同一ネットワーク内に接続されていて、ファイル共有機能が有効になっていることが前提です。また、以下はWindows11での操作手順ですのでご注意ください。

データベース化というのは、大量のデータを決まった形式で管理し、追加や削除、検索がしやすいように整理することです。Excelには「フィルター」「スライサー」「ピボットテーブル」「並べ替え」といったデータベース化するための機能が備わっています。ただし、データが大量になった場合に処理しきれない、複数の利用者がデータを同時に更新できないといったデメリットもあります。これを克服するために、Webデータベースツールを使うのがおすすめです。ブラウザーからアクセスできるデータベースを、プログラミングなしで構築することができます。

「マクロによる自動化」の項で少し触れましたが、VBAというプログラミング言語を使うことで、Excelマクロを作成することができます。「マクロの記録」だけでは実現できることには限界がありますが、VBAを駆使してプログラミングすれば、Excel業務の多くを自動化することができ、大幅に業務効率化が図れるでしょう。
この方法のデメリットを挙げるなら、VBA習得に手間がかかることです。数あるプログラミング言語の中で、VBAは比較的扱いやすい部類に入ると言われていますが、それでもプログラミング初心者がいちから学ぶとなると、それなりに労力を割くことになります。

VBAがExcelやAccessといった、Microsoft社のアプリケーションの機能拡張をすることで自動化を実現するものであるのに対して、RPA（Robotic Process Automation）はソフトウェアロボットに操作を記憶させることで、パソコン上で行う作業を自動化することができます。つまり、RPAならVBAよりもさらに幅広い業務を自動化することができるのです。
例えば、大量の売上データを自社の基幹システムに取り込んだり、各部署から従業員の勤怠情報データをもらって給与システムに登録したりと、手作業で行うと時間がかかってしまうような定型業務を、RPAを活用することで自動化することができます。RPAが手間のかかる業務を代行してくれるため、そのために割いていた労働力をより生産性の高い業務に充当することもできます。

また、RPAツールの中にはプログラミング知識がなくても導入できるものがあるというのがメリットです。
ただし、メンテナンスにはそれなりに知識が必要になるため、社内の人材だけで導入や運用することに不安がある場合は、RPA導入支援を行っているプロのサポートを受けるのも良いでしょう。