業務効率化とは、日々行っている業務の中から「無駄（ムダ）」「斑（ムラ）」「無理（ムリ）」を取り除くことです。それにより、より少ない労力とコストで、大きな成果を得られるように業務を改善します。業務遂行のために必要以上の人員や資金を費やしてしまっているのは「ムダ」。担当者やタイミングによって業務の質にバラつきがあるのは「ムラ」。納期や期限を短くすることで従業員に負担をかけすぎてしまっているのは「ムリ」。この「ムダ」「ムラ」「ムリ」は、健全な企業活動を阻害するものです。これらを解消することは、企業にとってだけではなく、従業員にとってもメリットがあります。

業務効率化が求められている背景には、労働力不足という日本の社会全体が抱えている問題があります。日本では少子高齢化のため労働力人口が減少しており、このままでは経済が立ち行かなくなる可能性があります。実は、働き方改革が推進されている背景にもこの問題があります。それゆえ、企業は業務効率化を進めることによって、少ない人手で今よりも大きな成果を上げると同時に、従業員にとっても負担の少ない働きやすい環境を構築する必要があるのです。

業務効率化と同じような場面で使われる言葉として、生産性向上があります。業務効率化は、上で述べたように、「ムダ」「ムラ」「ムリ」を取り除き、業務にかかる時間やコストを抑えることであるのに対して、生産性向上は、企業が持つ資源を有効活用し、小さな投資で大きな成果を創出することです。言葉の関係性としては、生産性向上という目的を達成するための手段のひとつが、業務効率化なのです。

業務のムダがなくなることで、そこに費やしていた人件費を含めたコストが下がります。また、ムラがなくなることで業務の質が上がります。その結果、少ないコストでより大きな成果を得ることができ、企業全体としての生産性が向上します。

生産性が上がると、利益につながりやすくなり、得られた利益を従業員に還元することができます。また、ムダな業務、ムリな業務がなくなることで、従業員にとっては働きやすい環境が整備されます。これらによって、従業員の満足度向上が見込めます。

業務を効率化することで、ムダな業務に時間をとられていた労働力を別の業務に回す余裕が生まれます。その労働力と得られた利益を新たな事業に投資することで、企業として成長するチャンスが生まれます。

まず、あらゆる業務を洗い出し、一つひとつのプロセスが本当に必要なものなのかどうかを検討します。会議の回数や時間、社内用の説明資料作成など、削れる工程は徹底して削ります。業務効率の一番シンプルな方法と言えるでしょう。

データ入力やデータ転記、定期レポートの作成など、作業手順が決まっている定型業務であれば、ExcelのマクロやRPAを導入することで自動化することができます。単純でありながら、人の手でやると時間のかかる作業を自動化することで、圧倒的に時間を短縮することができます。

たとえば、業務の工程ごとに担当者を決めて分業していたものを、工程ごとではなく、顧客ごとに担当者を決めて分業をしたり、その逆で、工程をさらに細分化して、それぞれに特化した専任者を設けたりと、分業の仕方を変更してみるのも良いでしょう。

日々行っている業務について、一旦業務のフローを作成します。さらに、一つひとつのプロセスに要している時間と、その時間を要している理由を書き出すことで、どこがボトルネックかを可視化。フローの順番を変更するだけでも、ボトルネックが解消されることもあります。

マニュアルがあれば、自社の従業員でなくてもできる業務はアウトソーシングし、自社の従業員はコア業務に注力させることで、効率化を図ることができます。逆に、専門的な知識やスキルが必要な業務を、外部のプロフェッショナルに委託することで、自社従業員にムリな業務をさせないという方法もあります。

業務の洗い出しや自動化ツール導入の検討、業務フローの見直しなど、効率化をするための準備自体に手間と時間がかかりすぎてしまい、通常業務に影響が出てしまっていては本末転倒です。なるべく負担がかからない方法で、業務効率化を進めましょう。

業務効率化をすることで生産性が向上し、従業員にとってもメリットがあるということを社内で共有せずに、ただ業務効率化を進めようとすると、従業員としてはゴールが見えず、業務効率化が目的だと考えてしまいがちです。そうすると、協力も得づらくなり、スムーズに進まなくなってしまうため、なぜ業務効率化をするのか、どんなメリットがあるのかをきちんと共有しましょう。

ある業務において、業務効率化を進めたものの、その成果が分からなければ、反省をすることも、さらに業務効率化を進めることもできません。そうならないようにするには、まず業務効率化に取り組む前の状態を定量と定性で分析し、目標を設定しましょう。そして取り組み後に効果を測定し、検証をするようにします。

業務を効率化するためにマクロやRPAといった自動化ツールや、分業をスムーズにするためのプロジェクト管理ツールなどの便利なツールを導入しても、使い方が分からずに結局現場に浸透しないということは多々あります。直感的に使えるか、サポートが充実しているかなど、きちんと現場で活用されるツールを選ぶようにしましょう。

業務効率化を進める過程で、担当業務が変わったり、フローが変わったりしたことにより、ミスが増える可能性があります。その原因がどこにあるのかには注意が必要です。業務効率化を急ぎすぎてミスが発生しているのであれば、現場の状態に合わせて進めるようにしましょう。また、設計段階で見誤っていたことで、現場の実情にそぐわないフローになっている場合などは、業務効率化の方法を見直すことも必要です。

関連情報：コラム「RPA運用を成功につなげるフローとは？失敗につながるケースも解説」