自社の売上をExcelで管理している場合、VBAを使うことで、その売上データを顧客別や商品別などに並び替えて、集計することができます。

メールマガジンや日報、月報など、定期的に送るもので、フォーマットが決まっているメールであれば、VBAを使って、メールを自動的に作成して一斉に送信することができます。

VBAを使えば、ExcelやPowerPoint、AccessといったMicrosoft Officeのアプリケーション同士を連携することできます。例えば、Accessで管理しているデータから売上金額を読み込み、Excelでグラフ化するといったことが可能です。

VBAを使ってデータを集計したり、帳票を自動で起こしたりといったことはできるものの、処理能力はそれほど高くないため、数万レベルの膨大なデータを処理しようとすると、どうしても時間がかかってしまいます。また、処理しきれずにフリーズしてしまう可能性もあります。

VBAは、Officeアプリケーションで使えるプログラミング言語です。そのため、VBAで書かれたプログラムを認識できない、他社のアプリケーションとの連携はできません。

もともとVBAはExcelなどの機能を拡張するもので、アプリケーション自体を開発するプログラミング言語ではありません。VBAを駆使してアプリケーションを開発することは、できなくはないのですが、デザイン性に優れたものなどを開発するには不向きだと言えます。

「マクロの記録」では、まず記録を開始したとき選択されているセルの場所を記憶します。そこからセルを移動すると、移動後の位置情報を記録していきます。このように、セルの位置を一つひとつ記録しながら、Excel上での一連の手作業を記録しています。

位置を記録する方法としては、「絶対参照」「相対参照」の2つがあります。絶対参照は、「B2のセルからD5に移動」という記録の仕方で、相対参照は「列を右に2、行を下に3移動」という記録の仕方です。なお、デフォルトでは絶対参照で記録されるのですが、相対参照に変更することもできます。

上記のとおり、絶対参照では特定のセルのみで動く処理を記録することできます。シートの移動なしで「マクロの記録」を実行すれば、特定のシートの特定の位置だけで動作するマクロを作成できます。

上の例とは逆に、相対参照で記録すれば、セルやシートに関係なく「一定範囲内のデータを抽出して、別のシートに転記する」といった作業を記録することができます。これにより任意のセルを起点にデータを転記するというような、定型作業のマクロを作成することができます。

ループ処理とは、特定の条件を満たすまで同じ処理を繰り返すことです。こういった作業を「マクロの記録」では記録することはできません。ループ処理を行いたい場合には、VBAでコードを編集する必要があります。

「マクロの記録」は、作業をそのまま記録しているため、自分で判断するような作業は再現できません。そのため、「もし、空白セルがあれば処理を実行しない」というような、特定の条件によって処理を分けることはできないのです。

「マクロの記録」はあくまでVBAを使えない人でも簡単に操作を記録できる機能です。記録した内容はVBAでコードが記述されて、マクロとして作成されています。それゆえ、VBAでできないことは、当然「マクロの記録」でもできません。

「マクロの記録」を利用するには、まずExcelに「開発」タブを表示しなければなりません。初期設定では非表示になっているため、以下の手順で設定を変更してください。

Excel上での操作手順を記録します。

次に、先ほど「マクロの記録」を行ったブックをパソコンに保存します。

最後に、先ほど作成したマクロを実行し、きちんと記録できているかどうかを確かめてみましょう。

マクロのコードを編集するため、まずは編集エディターであるVBEを開きます。

次に、「標準モジュール」を挿入します。「標準モジュール」は、コードを記述するための場所だと思ってください。

「標準モジュール」のウィンドウにVBAを使用して、任意のコードを入力します。

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ツールバーにある「SUB/ユーザーフォームの実行」ボタンまたは「実行タブ」の「SUB/ユーザーフォームの実行」を押すと、マクロが実行されます。

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エクセルに戻り、VBAが実行されているかどうかを確認しましょう。