少子高齢化が急速に進んでいる日本では今、労働力人口の減少が社会的な課題になっています。これは業界業種、会社の規模を問わない問題ではあるものの、採用コストや人件費を捻出するのが難しい小規模な企業にとっては不利な状況です。
また、優秀な人材を集めたり離職率を下げたりするためには、従業員が働きやすい環境を整えることが有効です。しかし働き方改革への対応状況を見てみると、下記のようなデータがあります。

このように、より一層人手不足に陥る可能性がある中小企業には、人間に代わる労働力としてのRPAが必要です。

大企業に比べて中小企業では人材が少なく、担当者が一人で特定の業務を行うことが珍しくありません。配置換えなどを含め、ほかの従業員が代わりにその業務を行う機会も少ないので、担当者以外に知識やノウハウが蓄積されず、その人にしかできない業務が生まれてしまいます。こういった業務の属人化は、担当者が離職した際の引き継ぎが難しくなり、業務がストップしてしまうリスクがあります。また、属人化してしまっているが故に、業務の見直しをすることがなく、非効率的なやり方を続けてしまっているケースも多くあります。
RPAを導入し、マニュアルを作ることで、誰がやっても同じ結果が得られる仕組みを構築しておくことが中小企業には必要です。

上記のとおり、労働生産性向上は中小企業が成長するための課題のひとつであり、その手段としてRPA導入は有用であると言えます。

着実に導入が進んでいるとはいえ、大企業に比べると中小企業の導入が遅れているのは事実です。日立ソリューションズは、これまでの導入支援の経験から3つの理由があると考えています。1つ目の理由はコストの問題です。ベンダーで販売しているRPAツールを利用する場合には、毎月もしくは1年ごとに利用料を支払うことになります。年間費用としては、安価なツールでも数十万円、高いものであれば数千万円かかります。
多くの中小企業では、資金面でそれほど余裕がなく、RPA導入を担当する人員の確保も難しいのが実情です。またRPA導入がうまくいかなったときのリスクまで考えると、一歩踏み出せないというのも理解できます。

2つ目の理由は、費用対効果の問題です。大企業であれば業務の種類も量も多いため、RPA導入に適した業務を見つけやすいでしょう。また、ある業務に導入したとして、処理する件数が多いのでそこから得られる成果も大きく、さらに横展開できる可能性があります。そのため大企業ではRPAの費用対効果が高くなる傾向にあります。一方中小企業の場合、RPAが代行する業務の量が少なければ、得られる成果は小さくなってしまいます。このデメリットがRPA導入を遅らせているのです。

3つ目に理由は、人員の問題です。ここ最近ほとんどの大企業では、社内システムの開発や構築、運用、保守などを行う情報システム部門が設置されており、サーバーやネットワークなどに関するIT知識を持ったエンジニアが複数名所属しています。RPAを自社で開発することができるほどのスキルを持った人材が、社内にいる会社もあります。それに対して、中小企業では情報システム部門がなかったり、あったとしても1人で社内システムを管理したりしていることが多くあります。そのためRPAの導入や運用に割ける人員に余裕がなく、RPA導入に踏み出せていないケースがあります。

RPAの基本的な効果として、やはり業務効率化を実現できることがメリットです。RPAを導入する段階で業務の見直しをすることにより、徹底的に無駄を排除することができます。さらにRPAで自動化することで、人間が手作業でやるよりも圧倒的に早く処理することが可能になります。また人間のように不注意によるミスなどをしないため、業務の品質が安定します。

RPAが得意としているのは定型業務です。その多くは単純な作業の繰り返しで手間がかかるわりに、会社の売上には直結しないような業務です。この定形業務をRPAに代行させることができれば、今までそこに割いていた貴重な労働力を別の業務に割り当てることができます。営業活動やマーケティング活動、サービス開発など、より収益増につながりやすいコア業務に労働力を集中することで、生産性向上を図ることができます。

前述のとおり、RPAはデジタルレイバーのひとつです。デジタルレイバーとは、仮想知的労働者とも呼ばれる、人間に代わる労働力です。RPAが業務を代行することで、その分だけ人件費を削減することができます。人間と違って24時間365日稼働することができるので、残業代もかかりません。また採用コストや教育コストもかかりません。もちろんメンテナンスは必要ですが、ずっと働きつづけてくれるため、人間を雇用する場合に比べてコストを削減することができます。

RPAを導入する際に、重要なのは事前準備です。具体的には、RPAを導入する業務を棚卸しして整理します。非常に手間のかかる作業ですが、RPA導入を成功させるためには、業務フローを可視化しておく必要があります。これの工程を省略してしまうと、せっかくRPAを導入しても、無駄な手作業が残ってしまう可能性があるからです。もし同じ業務を担当する人が複数いる場合には、それぞれのやり方を丁寧にヒアリングし、どの手順を自動化するのが良いかを考えましょう。RPAの効果を最大化できるように業務を整理し直して、それに合ったRPAツールを選ぶことが大切です。

RPAを導入する際におすすめしたいのは、スモールスタートです。一気に全社展開するのではなく、まずは1つの部門の中の1つのチーム内だけで試験的に導入してみましょう。小規模で実施するほうが、目的や目標を明確にしやすく、成果検証もしやすくなります。RPAが自社でどれだけ機能するかを実感値として知るのがスモールスタートの目的です。またコストを抑えながら、RPA導入のノウハウを蓄積することができるというメリットもあります。得られたノウハウを生かすことで、その後の横展開がしやすくなるでしょう。

RPAは導入して終わりではありません。効果的に運用を続けていくためにはメンテナンスが必要です。エラー発生時には、迅速な対応も求められます。中小企業ではなかなか難しいケースもあるでしょう。そこで重要なのが、ベンダーによるサポートです。何かあったときに迅速に対応してくれるベンダーを選んでおくと安心です。またベンダーによっては、社内の人材を育成するための研修を行っている場合もあるので、そういった支援が充実しているかどうかも確認するようにしましょう。
なお、RPAの運用に関して注意点をまとめたコラムがあります。ぜひ参考になさってください。

RPAは業務効率化ツールとして非常に有用ですが、決して万能ではありません。手順が決まっていて、人間の判断が入らない業務を自動化するのは得意ですが、相手との関係性や状況によって対応を変えなければいけない業務は不得意です。画像認識や音声認識のAIと連携することでRPAが対応できる範囲が広がっているとは言え、できることとできないことをきちんと理解しておく必要があります。

RPAがより効果を発揮し、生産性を高めていくためには、RPAと既存システムとの連携が重要になってきます。RPAを適用できる範囲が狭いと、効果も限定的になります。特に特定部門内の限られた業務だけでなく、さまざまなシステムを使用している他部門と横断的に動作するRPAを構築するには、各部門の既存システムとの相性を確認したうえで、RPAツールを選ぶようにしましょう。

中小企業のRPA導入が大企業よりも進まない理由のひとつとしても説明しましたが、導入前には費用対効果を必ず検証しましょう。いくらうまく動作するRPAが開発できたとしても、コストがかかりすぎていては意味がありません。費用対効果を検証するうえで、大きな指標となるのはRPA導入によって削減できる人件費です。RPAの導入と利用にかかるコストに対して、削減できる人件費が高い業務を選ぶことをおすすめします。

RPAの運用を開始してから注意すべきなのは、野良ロボットです。野良ロボットとは、管理者不在のロボットです。例えば、これまで管理していた担当者が、退職の際にRPAのきちんと引き継ぎをしなかった場合、エラーが発生した際に誰も対処できなくなったり、誤作動に誰も気づかないまま誤ったアウトプットをしてしまったりする可能があります。マニュアルを作成するなど、運用していくための体制やルールを整備しましょう。

既存システムとの相性以外にも、RPAツールを選ぶ際のポイントとして、自社に合っているかが重要です。自動化したい業務の複雑さや作業量によって、高機能なRPAにするのか、シンプルなものにするのかが変わってきます。また使いやすさも重要です。実際にRPAを扱う従業員のITリテラシーがあまり高くない場合、直感的に操作ができるようなツールを選ぶのがおすすめです。

RPAツールを選ぶ際は、種類や運用のしやすさなど、さまざまなポイントがあります。まず1つ目のポイントは、導入形態です。RPAツールの導入形態には、クラウド型とオンプレミス型の2種類あります。クラウド型は、名前のとおり、クラウド上にソフトウェアロボットをインストールします。導入コストを抑えることはできますが、対象範囲はWebブラウザー上の作業に限定されます。オンプレミス型は、自社サーバーやPCにソフトウェアロボットをインストールします。クラウド型よりも自動化できる範囲が広く、カスタマイズすることもできますが、導入コストは高くなります。

上述したオンプレミス型の中でも、PCにインストールするものがデスクトップ型で、自社サーバーにインストールするものがサーバー型です。デスクトップ型は、PC上の作業を自動化するもので、PC1台から導入ができるため、スモールスタートがしやすいのが特長です。一方のサーバー型は、部門ごとに持っている情報を連携したり、部門横断的な作業をしたりすることができ、RPAを一括管理したい会社に適しています。

エラー発生時などに、社内のエンジニアが即時対応できる体制があれば良いですが、現場でRPAツールを使用している従業員が自分たちで対応しなければならないケースもあります。プログラミング知識がなくてもメンテナンスができるように設計されているかどうかは、ツールを選ぶ際のポイントになります。エラー発生時に限らず、現場での使いやすさは、RPAツールを社内に浸透させていくためにも重要です。

運用を始めたばかりの時期は、エラーを含めたさまざまなトラブルが起こりやすく、業務への影響を最小限にするためには、適切かつスピーディーな対応が必要です。RPAの運用体制に不安を抱えている中小企業が少なくないことは説明しましたが、やはりベンダーのサポートが充実しているかどうかは重要です。どういったときに、どんなサポートが受けられるのかを確かめたうえで、ツールを選びましょう。

あるリース会社では、顧客からの契約変更の問い合わせがあった際に、電話を受けた営業スタッフが顧客管理リストから当該契約を検索して、手作業で変更の処理をしていました。
そこで新たに契約システムを構築し、顧客自身で契約変更ができるようにしました。そのうえで、契約システムと顧客管理リストを連携し、RPAによって自動的に顧客管理リストを更新できるようにしました。
これにより営業スタッフの負荷が減少。早期対応による顧客満足度が向上するという効果がありました。また、顧客が新規申し込みをしやすくなったことで、受注拡大にもつながりました。

レンタルや保険料、交通費などの請求書の処理代行業務を請け負うあるBPO事業者では、紙で送られてくる請求書を担当者がExcelの管理台帳に転記し、さらにそこから財務システムに登録して起票。起票したものと紙の請求書を管理者が突合して承認するという一連の処理を手作業で行っていました。
そこで、財務システムへの登録作業をRPAで自動化。毎月約500件ある財務システムへの登録に要していた作業時間（約90時間）分の人件費を削減することに成功しました。また、起票作業で発生するヒューマンエラーがなくなったことで、データの突合と承認がスムーズに行えるようになりました。

医療機器販売を行うある会社では、紙の納品書の情報を販売管理システムに手作業で入力していました。1日1,000件もの処理を4名で行っていたため、従業員には高い作業負荷がかかっている状態でした。また帳票によって発注番号の有無や商品コードの書き方にばらつきもありました。
そこでOCRで紙の納品書をデータ化。RPAを導入することで、データ検索からデータ登録、確定処理までを自動化しました。それと同時に、帳票のばらつき問題を解消。また、自動処理できなかったデータへのマーキングも自動化しました。これにより販売管理システムを操作する時間を、約70%削減することに成功しました。