ルーティンは「日課」や「決まった所作」という意味の英語です。スポーツ選手が意識を集中したり、パフォーマンスを安定させたりするために、決まった所作をすることを指して使われることがあります。
ルーティン業務とは、毎日や毎週など日常的に繰り返し行われる定型業務のことです。定型業務であるため、作業の順番ややり方が決まっていて、多くの場合、作業内容がマニュアル化されています。また、イレギュラーな対応が求められるケースはほとんどなく、誰がやっても品質に差が出にくいという特徴があります。

ルーティン業務に該当するものとしては、発注書や請求書といった伝票処理、勤怠管理やそれに伴う給与計算など、PCを用いた事務作業がまず挙げられます。その他にも、例えばマーケティング業務の中で決められたデータを定期的に取得し保存したり、日報や週報といった報告書の作成をしたりする仕事も、これに該当します。また、デスクワークだけでなく作業順序や工程が決まっている製造業務、いわゆるライン作業もルーティン業務のひとつです。

まずは普段行っているルーティン業務のフローを一つひとつ詳細に書き出して、可視化します。その際に気をつけるべきことは、無意識に行っている動作も含めて、すべての手順と作業内容を洗い出すことです。
業務の洗い出しができたら、次に各作業の目的を言語化するようにしましょう。いつも決められた手順にしたがってやってきた作業の目的を言語化しようとすると、なかなか難しいと感じることがあるはずです。そうなってしまうのは、自分の中で作業が習慣化してしまい、「なんとなく」で仕事を片付けてしまっている証拠です。一つひとつ細かく洗い出すことで、その作業が「本当に必要なのか」「無駄になっていないか」を確認することができます。
なお、実際にこの洗い出しをやろうとすると、それだけで手間と時間がかかってしまい骨が折れると思います。しかし業務効率化を進めるうえで、課題を見つけ出すこのプロセスが非常に重要な土台になるので、手を抜かずしっかりと取り組みましょう。

ルーティン業務の洗い出しができたら、次に各作業に優先順位をつけましょう。優先度に対して時間をかけすぎている、つまり無駄が発生している作業を見つけやすくなります。ここからは、無駄を削減する方法を具体的に検討していきます。簡単な例としては、作業を行う順番を入れ替えるだけで、無駄なひと手間を減らせるケースがあります。他にも、Aという業務とBという業務があり、それぞれに共通するCという作業があると仮定します。洗い出しを行った結果、Aの担当者とBの担当者で、Cの作業をする際の手順ややり方に違いがあることが分かった場合、どちらが効率的かを検証します。より無駄のない方法を共有することで、組織としての業務効率化を進めることができます。また、Aの担当者がCの作業だけを行ない、Bの担当者がCの作業以外の部分を行うというように、業務のフローを分解し、分担を変えることで効率化できるケースもあります。
このように新たなシステムやツールを使うことなく、作業内容を整理して、まとめ方を変えるだけでも業務効率化を図ることはできるのです。

上記のとおり、業務フローや作業分担を変えることで業務効率化が進むこともありますが、限界もあります。膨大な量を扱うデータ入力を手作業で行うには、やはり人手と時間がかかってしまいます。そこで次に検討すべきは「自動化」です。自動化ツールとして、身近なものとしてはMicrosoft社のExcelに備わっている「マクロ」が挙げられるでしょう。マクロを活用すれば、Excelを使ったさまざまな業務を、ボタン一つで自動的に処理することができます。特に「マクロの記録」という機能を使えば、プログラミングをすることなく、誰でも簡単にマクロを作成できます。さらにExcel業務だけでなく、幅広いPC作業を自動化したい場合には、近年多くの企業で導入が進んでいるRPAが有効な手段となるでしょう。
またルーティン業務の自動化は、業務効率化に役立つだけではありません。詳細は「RPAにルーティン業務を任せるメリット」の項で後述しますが、企業や従業員にとってさまざまなメリットがあります。

RPA（Robotic Process Automation）とは、PCを使って行うデスクワークを自動化することができるテクノロジーのことです。ソフトウェアロボットにPC作業の手順を記憶させ、再現させることで、業務を自動化できるという仕組みです。
なお、RPAという言葉には広義と狭義があるので注意しましょう。狭義の場合、RPAは定型業務を自動化できるツールを意味します。一方広義の場合には、自然言語解析や画像解析、音声解析といったAI（人工知能）の技術を組み合わせた業務効率化ツールを意味します。つまり、広義のRPAであれば、非定型業務も自動化することができます。
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次にRPAで自動化しやすい業務ついてですが、ここでは狭義のRPAとして紹介します。RPAに向いている業務には以下の3つの特徴があります。

上記3つのような特徴を持つ業務は、直接的な利益を生みにくく、なおかつ、人手を必要とするものである場合が多く、自動化するメリットはかなり大きいと言えます。

参考：オンデマンドセミナー紹介「RPA活用事例：業界ごとのRPA適用例から電子帳簿保存法対応まで」

ルーティン業務を効率化するツールとしてRPAを説明してきましたが、そのメリットを6つ紹介します。

2017年からRPAを導入し、業務効率化に取り組んでいた清水建設株式会社。会社全体で約100台のロボットを活用して成果は上がっていたものの、部門ごとにツールを導入していたため、RPAの種類がばらばらでライセンスコストが高くなっていました。また部門間での共有や共通化も難しい状態でした。
そこで当社が支援を行うことで、ロボット開発から運用管理までを一元管理できる体制を整備。RPAツールを一本化し、すべてのロボットの稼働状況を管理サーバーから集中モニタリングできるようになったことで、各部門に対してサポートを行う情報システム部の業務を、効率的に行えるようになりました。さらに、全社展開におけるノウハウを提供したことで、よりRPAを効果的に活用できる環境を整えることができました。

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計測・制御機器を製造するアズビル株式会社では、製品開発に必要な情報を管理・共有するために、製品ライフサイクル管理システム「Windchill」を運用しています。しかし、Windchillにデータを登録したり、変更したりするための煩雑な作業に手間がかかっていたことや、作業が特定の時期に集中していることにより、従業員が残業を余儀なくされていました。また、Windchillの画面表示が特殊な方法でコントロールされているため、RPAを導入するにも検証が必要であるという課題も抱えていました。そこでアズビルでは各社のRPAを使いPoCを実施。日立ソリューションズが提供するツールとノウハウが、Windchillを使った業務の自動化に最適であるという結論に達し、RPAを導入することになりました。
RPA導入の成果としては、Windchillへのデータ登録業務において、約5カ月で200時間相当の工数削減に成功。ロボットに作業を任せることができ、従業員が残業する必要がなくなりました。

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化粧品原料や機能性食品原料、健康食品原料などを取り扱う、ヘルスケア・ファインケミカル専門商社のイワキ株式会社では、働き方改革を進めていました。しかし、同社では月間500万件もの受注があり、各システムを監視する情報システム部の従業員は、なかなか休みが取りづらい状況にありました。また、販売管理システムには、顧客ごとに個別のプログラムがあり、受注プログラムだけでも約200本が稼働。多くのデータ連携処理は自動化していたものの、手作業で対応している業務も残っていたため、業務効率化が進まないという課題がありました。
そこで自動化の対象となる業務の洗い出しを、日立ソリューションズが同社と一緒になって実施。Webからの情報収集や請求書の集計処理といった簡単な定型業務だけでなく、値引き申請の情報をAS/400というIBM社のレガシーシステムに登録するというワークフロー処理もRPAによって自動化し、手作業の削減を実現。また、他部門でのRPA活用を見据えて、ロボットの開発手法の標準化にも取り組みました。これにより、今後さらなる業務効率化を行う土台を築くことができました。

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