IT会社であるA社では、全社員5,000人を対象に半年に一度人事査定を実施していました。人事に関連する各種システムを検索し、必要な情報を抽出して、既定のフォーマットに転記するという作業を、社員ごとに行っていたため、工数として30人日かかっていました。
そこでRPAを導入。システムからの情報抽出やフォーマットへの転記、さらに確定した査定資料を所属部門別にパスワードを付けてメールで送信するところまでを自動化しました。
これによって工数は6人日になり、労働時間の削減に成功。さらに、転記作業でのヒューマンエラー防止につながるほか、各社員の査定情報を作業担当者が閲覧しない状況をつくることができました。

不動産管理会社であるB社では、長時間労働是正に取り組んでおり、長時間の残業を行っている社員に対して、その旨をメールで通知するとともに問診票への記入を依頼していました。さらに長時間残業者をリスト化し、対象者が所属している拠点ごとに上長にメールで送信をしていました。
この業務にRPAを導入。HR系のシステムから勤務時間や組織人事のデータを条件指定で抽出し、そこから長時間残業者を割り出してメールを送信するところまでを自動化しました。また、各拠点の上長へのメール送信も自動化。これにより作業時間をおよそ75％削減することに成功しました。

人間が手作業で行う場合には、必ずヒューマンエラーが発生します。人間の能力はどうしてもその日の体調や心理状態に左右されてしまったり、作業をしているうちに疲れがたまって集中力が低下してしまったりするため、うっかりミスをしてしまいます。それに対して、RPAは記憶させた作業手順を、いつでも何度でも正確に繰り返します。最初の設定に間違いがなければ、人間のようなミスをすることがありません。それゆえ、RPAを導入するほうがミスなく、確実に業務を遂行できるというメリットがあります。
また、人間は労働時間に制限がありますが、RPAであれば24時間365日稼働することができます。なおかつ、人間よりもRPAのほうが、圧倒的に処理スピードが早いため、より多くの作業を処理することが可能です。短い時間で多くの成果物を生み出せるRPAには、生産性を向上させるというメリットがあると言えます。

定型業務には単純作業が多く含まれており、それを毎日や毎週など繰り返し行うことで仕事に対するやりがいを見出せなくなってしまったり、ストレスが生まれてしまったりします。その結果として、離職をしてしまうケースも少なくありません。
しかし、RPAを導入すれば、社員を単純業務から解放することができます。さらに、単純作業に割いていた労働力を、より価値の高い業務に向けることが可能となります。ここで言う「より価値の高い業務」とは、人事部門であれば「採用活動」や「人事制度の設計」、「人材育成計画の立案」といったコア業務のことです。これらは非定型であることが多く、RPAで代替することができないため、RPAと人間でうまく分業できると考えられます。
RPAによって、社員を単純作業から解放し、コア業務に専念してもらうことで、仕事に張り合いが生まれて、モチベーション向上につなげることができるのです。

現在日本では少子高齢化が進んでおり、労働力人口が年々減少しています。これは大きな社会課題であり、一朝一夕で解決できる事柄ではありません。すでに多くの企業が人手不足に悩まされており、今後さらに深刻化することは明らかです。限られた人材をいかに獲得するかで、企業同士が競い合うことになるでしょう。
しかし、この課題に対して、RPAが解決策のひとつになると考えられます。上記のとおり、人間が手動で行っていた作業をRPAに任せることができるため、RPAを新たな労働力として見なすことができます。冒頭でも少し触れましたが、デジタルレイバーとしてRPAを活用するのです。RPAで自動化できる業務はどんどんRPAに任せて、それ以外の人間にしかできない非定型業務を社員に任せることで、これまでよりも少ない人数で会社を運営することが可能となります。実際に、労働力人口が減少する未来社会でも事業を継続できる体制を整える準備として、すでにRPAを導入し始めている企業は多くあります。

上記のとおり、RPAは人間の代わりに業務を遂行でき、なおかつ、スピーディーで確実に作業を処理することができます。そのため、RPAを導入することで、手間のかかる単純作業に割いていた人件費を削減することができます。作業量が膨大であれば膨大であるほど、大幅な削減ができるというのは、大きなメリットと言えるでしょう。
また、RPA導入による社員のモチベーション向上が成功すれば、離職を防止することができ、人材獲得のためのコストを削減することにもつながります。

RPAを導入する際には、まずどの業務に導入できるのか、どの業務が一番効率化できるのかを考える必要があります。そのため、人事・総務部門で行っている業務を一度棚卸しましょう。一つひとつの業務を洗い出し、作業内容と手順を細かく書き出していきます。RPA導入を進める担当者が、人事・総務部門以外の方の場合には、各業務を行っている従業員から丁寧にヒアリングすることが大事です。その際、従業員によって手順が異なる場合には、最適と思われる業務フローに標準化しておきます。
業務フローの棚卸作業は、非常に手間と時間がかかります。しかし、これをすることで日常当たり前にやってきた業務の中から隠れた課題が見つかったり、RPA以外の方法で効率化できるものが見つかったりすることもあります。業務改善を徹底的に行うためにしっかり取り組みましょう。

業務フローの棚卸が完了し、RPA導入によって効率化ができそうな業務が見えてきたら、いよいよ導入です。ここで注意したいのが、一気に導入するのではなく、まずは小さな業務でテストするということです。なるべく早く業務効率化を実現したい気持ちもあるとは思いますが、もし想定したとおりに進まなかった場合には、会社の活動が一時的にストップしてしまう可能性があります。まずは他部門の業務にあまり影響の出ないような小さな業務にRPAを導入するようにしましょう。
また、テスト導入することによって、どのくらい手間が省けるのかが実感できるほか、運用していくための課題が見えたり、RPAツールと自社の相性を確かめたりするという意味でもスモールスタートがおすすめです。RPAツールに関しては、さまざまなベンダーが販売しており、機能や特長に違いがあります。テスト導入をすることで、自動化したい業務内容と合っているか、人事・総務部門の従業員自身が使いやすいかどうかを確かめることができます。

RPAが多くの企業で導入されている理由のひとつとして、プログラミング知識がなくても導入することができるRPAツールが世の中にたくさんあるという点が挙げられます。IT人材が不足している企業は多く、特に中小企業ではそういった人材を採用することが難しいケースもあります。そのため、画面上の操作だけでロボットを作成することができるなど、誰にでも扱いやすいRPAツールが各ベンダーから販売されており、人事・総務部門のITにあまり詳しくない従業員が主体となって導入することも可能です。
しかし、実際に導入してみると思ったようにロボットが動かなかったり、エラーが何度も発生してしまったりすることも珍しくありません。その際には、原因を究明したうえで対策を講じる必要があるのですが、ITに詳しくない人材だけで対応すると時間がかかります。最悪の場合、導入がそのまま頓挫してしまう可能性もあります。そういった事態を避けるために、ベンダーのサポートを活用しましょう。なお、サポートの手厚さは、ベンダーによってさまざまです。RPAツールを選ぶ際には、トラブル発生時のフォローが充実しているかどうかを確認しておくことをおすすめします。

前項で説明したとおり、プログラミング知識がなくても扱えるのがRPAの特長です。しかし、少し複雑な業務に導入したり、他部門への展開を進めたりするためには、RPA人材を社内に確保しておくほうがよいでしょう。もちろんベンダーのサポートを受けることで解決することも多いですが、困ったときにいつでも迅速に対応できるようにするには社内に知識を持った人材がいるほうがやはり安心です。
RPA人材を育成する方法は大きく分けて2つあります。市販されている教材を購入して独学で知識を身につける方法と、RPAツールを販売しているベンダーのサポートを受ける方法です。後者の場合、ベンダーが研修を実施していることがありますので、積極的に活用するようにしましょう。
RPAに限ったことではありませんが、人材育成には時間がかかります。導入前のタイミングから人選を行い、導入検討やツールの選定、ベンダーとのやり取り、運用などを実際に経験しながら、スキルと知識を身につけるようにします。運用開始時に不安がある場合には、最初だけ人材派遣などの外部リソースを活用しながら、社内人材の育成に取り組むという方法もあります。

Automation 360は、世界中の企業への導入実績を持つオートメーション・エニウェア社が提供している最新のRPAプラットフォームです。人事・総務業務のみならず、さまざまな業界業種の企業ニーズに応えられるように設計されています。オンプレミスとクラウド、どちらの環境でも利用ができ、完全ウェブベースなのでクライアントインストールは不要。RPAのスペシャルだけでなく、各業務担当者が直感的に扱えるUIが特長です。

RPA業務支援BPOサービスは、自動化する業務の選定からロボット開発、RPAの運用、社内の各部門からのRPAに関する問い合わせ対応に至るまで、RPA推進業務を丸ごと代行するサービスです。社内のリソース不足、知識やノウハウ面での不安といった課題があるために、RPAを導入したくてもなかなか実現できない企業を全面的にサポートします。人事・総務業務のみならず、RPAの全社展開を検討されている場合には特におすすめです。

日立ソリューションズの強みは、これまでの経験に裏打ちされた知識とノウハウで、各企業や部門の状況に合わせて、最適なRPA導入を実現できることです。また、導入後のサポートも充実しています。まずは気軽にご相談ください。

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