簡易型は文字どおり、容易に開発ができる手法です。人がPCの画面上で実際に作業をし、その操作を記録。ロボットには記録した操作を再現させることで自動化します。そのため簡易型は「画面操作記録型」とも呼ばれています。
特長としては、プログラミングの知識が必要ないところが挙げられます。システム開発経験のある人がいないような部門が、自分たちでRPAの開発や運用を行う場合には、簡易型がおすすめです。
画面上での操作を記録するため、基本的には作業内容がシンプルな業務を自動化したいときに向いている手法ですが、記録した内容をカスタマイズすることで、複雑な作業も自動化することができます。ただし、その際にはプログラミングの知識が必要になります。

開発型は、プログラミングでロボットを作成する手法です。そのため「コーディング型」とも呼ばれています。
一般的にRPAツールの開発画面には、「ライブラリ」と呼ばれるさまざまな機能がデフォルトで用意されています。この機能から必要なものを組み合われることで、ロボットの動きをシナリオとして設定します。しかし、自動化したい業務内容によっては作業が複雑で、「ライブラリ」だけでは対応できないことがあります。そういった場合には、プログラミングによって機能を追加することで対応します。
簡易型に比べると開発に必要な知識が多く、ある程度のスキルも求められるため、エンジニアがいる部門でRPAを導入する際におすすめの手法です。また部門ごとに管理運用するのではなく、エンジニアのいるRPA担当部門が、社内のRPAを一括で管理するような体制を構築する場合には、この開発型でRPAを導入すると良いでしょう。
なお、社内にプログラミング知識やスキルを持った人材がいないときには、RPAツールを販売している外部のベンダーに開発から運用までサポートしてもらうという方法もあります。

ここからはRPAを開発する際の工程について、順を追って説明していきます。
まずやるべきことは「業務の洗い出し」です。前述したとおり、RPAが得意としているのは定型業務の自動化です。「業務効率化を図りたい」、「省力化したい」と思っている業務が、RPAで自動化できるものなのか、できるとしてどこからどこまでの作業をRPAに任せることができるのかを知る必要があります。そのために、対象業務のフローを一つひとつ書き出すなどして、業務内容を可視化します。この段階で不必要な作業が発生してしまっていたり、非効率なやり方をしてしまっていたりと、作業手順上の問題が発覚することもあります。こういったときは、RPAを開発する前に手順の見直しをしておくようにしましょう。特に同じ担当者が長年その業務を行っている場合には、従来の方法のまま、ずっと決められた手順にしたがって作業をしていることが多く、長期間見直しをされていないことがあります。改めてより効率的な方法はないのかを客観的に検証しながら、整理をしていくようにすることがポイントです。

業務の洗い出しができたら、次は要件定義です。要件定義とは、ソフトウェア開発などで使われる言葉で、達成すべき目的やそのために実装する必要がある機能などについて、プロジェクトを始める前に整理することです。これをしておくことで、プロジェクトの途中で目的を見失ったりするのを防ぐことができます。RPA開発の要件定義では、洗い出しをした業務の中で、どの作業を自動化するのか、それを実行するためにどういうロボットを開発するのかを決定していきます。RPAの設計書を作るイメージです。ここで重要なのは、全体としての最適化を忘れないようにすることです。RPA導入によって達成すべきは、企業としての生産性向上です。手間のかかる業務をRPAで自動化し、業務効率化を図ることは重要ですが、これは手段であって、目的ではありません。一つひとつにこだわりすぎず、会社全体としてどれだけ生産性向上につながるのかを意識しながらRPA導入後の姿を描き、それを要件定義に落とし込みましょう。

次は要件定義に基づいて、シナリオを作成します。RPAのシナリオは作業手順のことであり、ロボットは設定されたシナリオどおりに作業を行うことになります。業務の洗い出しのときに、作業工程を可視化できているはずなので、どのExcelファイルを開いて、どのセルに何のデータを入力するという風に、細かく操作の手順をシナリオにしていきます。条件によって処理を変える必要がある場合は、条件を明確にし、分岐後の操作をロボットがきちんと認識できるようにします。シナリオの作成の具体的なやり方は、RPAツールによって異なるため、ツールのマニュアルに沿って作成しましょう。
またシナリオを作成する際には、方針を決めておくようにしましょう。どのレベルの作業までを自動化するのか、もしエラーが発生してしまった場合には、作業をストップするのか、エラーの原因となった箇所だけを飛ばして作業を続けるのかといった方針が決まっていると、シナリオ作成を円滑に行うことができます。

シナリオ作成ができたら、次は動作テストです。動作テストにもステップがあり、「単体テスト」「結合テスト」「本番データテスト」「耐久テスト」の4種類あります。
最初は単体テストです。作成したシナリオを作業単位で区切って、設計したとおりに動作するかを確認します。
一つひとつの作業の単体テストが完了したら、次は作成したシナリオ全体を通して、一連の作業が途絶えることなく行えるかを確認します。これが結合テストです。結合テストの際には、イレギュラーが発生した場合にRPAがどういう挙動をするかも確認しておく必要があります。
次に行うのが、本番データテストです。その名前のとおり、実際の業務で扱っているデータを使ってテストを行います。もしエラーが発生した場合には、原因を突き止めて、シナリオを修正します。
最後は耐久テストです。データ量が多い場合や長時間の稼働をさせた場合に、処理スピードがどうなるのか、どの時点でエラーが発生するのかなどを確認します。実際のデータに比べて容量が2から3倍のデータを使用し、わざと負荷をかけてテストすることで、将来扱うデータが増えたときにも対応できる状態にしておきます。

これは開発後の運用に関わるものですが、メンテナンスは定期的に行うようにします。RPAを導入した直後は、エラーが頻発することも珍しくありません。「失敗した」と思って諦めることなく、その都度対応しながら少しずつ調整していくことで、精度の高いRPAにしていくことをめざしましょう。また、メンテナンスの履歴は残しておくことをおすすめします。その後のメンテナンスや新たなにシナリオ作成をする際に、役立つ情報になります。
なお、シナリオとは別のところにエラーの発生原因があることもあります。システムやアプリケーションのアップデートによって仕様が変わったことで必要なデータが取得できなかったり、システム障害やネットワーク障害で連携がうまくいかなかったりといったケースです。こういった周辺環境の変化にも対応できるようにするためにも、メンテナンスは必須です。

自社で開発する場合の最大のメリットは、やはりコストを削減できることです。RPAを販売するベンダーに、業務の洗い出しやRPAツールの選定、シナリオの作成などの開発サポートを依頼すると、当然費用がかかります。RPAを導入する規模が大きければ大きいほど、コストはそれ相応に高くなります。しかし、自社内にいるエンジニアに開発サポートを任せられる場合、もちろんRPAツールを使用するライセンス料はかかってきますが、コストを抑えることができます。また、自社開発を行う際にしっかりとRPAに関する知識とスキルを身につけてRPAを扱える人材を育てておけば、運用サポートを外部に依頼せずに済むため、コストを削減することができます。

上で説明したとおり、RPAはエラーが発生したときにはその原因を突き止めて、シナリオを修正するなどの対応をする必要があります。もしRPA開発を外部ベンダーに委託していて社内にRPAを扱える人材がまったくいない場合には、エラーが発生する度に外部ベンダーに対応を依頼することになってしまいます。ベンダーの状況によっては、すぐに修正対応ができないケースもあるでしょう。しかし、自社で開発していればRPAを扱える人材が社内にいるので、すぐに対応ができます。RPAに任せている業務をなるべくストップさせないことが、会社の利益につながります。また、エラー発生時に限らず、社内に人材がいればRPAの微調整もしやすくなります。

RPAの自社開発で失敗する事例の中で、開発に必要な知識や手間をきちんと理解できていなかったケースがあります。自社での開発の難易度を把握しておけば、外部のサポートを受けるか否かを適切に判断できます。ここでは、開発の難易度を測るためのポイントを3つ紹介します。

一口にITエンジニアと言っても、得意とする分野や扱えるプログラム言語は違います。社内のエンジニアにRPA開発を依頼する場合、そのエンジニアがどれほどの知識とスキルを持っているかを把握しておかなければ、開発したいRPAの難易度に見合っているかどうかが分かりません。RPA技術の社内認定制度を創設することで、客観的な判断ができるようにします。それと同時に、開発後の運用体制を安定させるためにも、社内教育制度も創設しましょう。

マーケティング会社であるA社では、消費者向けのECサイト比較サービスサイトを運営しており、下記の業務を日々手作業で行っていました。

この業務では各ECサイトにアクセスして3,000項目のデータを取得する必要があり、非常に手間がかかるという課題があったため、これらすべてを自動化するRPAを開発しました。毎朝6時に各ECサイトから商品データを自動取得し、Excelを自動で作成。9時にサービスサイトの更新を行い、担当者へのメールも自動で送信するようにしました。その結果、サービスサイトの更新時間の遅延がなくなったほか、人的ミスを減らすことに成功。さらに、商品の販売動向が把握しやすくなり、売上増にもつながりました。

生命保険会社であるB社では、金融機関の窓口で販売している商品の新規契約が増加する一方、人員を増やすにもオフィススペースの制約があり、費用対効果を見てもオフィスを広げるほどの利益が出ないという課題を抱えていました。
手作業で行っていたのは下記4つの作業です。

この一連の業務の中で、CSVデータからExcelへの取り込み、記載漏れチェックの結果のExcelへの追加、新規契約管理システムへの入力などをRPAで自動化。その結果、200人いた担当スタッフを20人に削減することに成功しました。また、人が介在しないことで不正を防止し、オペレーション証跡を残すことで内部監査にも対応できるようになりました。

C社の人事部門では、長時間残業者を把握したうえで、問診票を送付するという業務を担当しており、下記のような業務を手作業で行っていました。

これらすべてを自動化するためのRPAを開発。毎月実施していた手作業を大幅に削減することができ、作業時間にして約75%減らすことに成功しました。人事部門ではこのように毎月繰り返すような業務があり、RPA導入に向いていることが分かります。