商業施設を運営するA社は、各テナントから複数のフォーマットの紙で送付されてくるPOSデータと、別のシステムに入力されている売上データが一致しているかを目視で確認しながら突合業務を実施。その後、確定した売上データをもとにに売上報告書を作成して、各テナントにメールで送信していました。

そこで、紙のPOSデータをまずOCR（光学的文字認識）でCSV化し、そのCSVと別システムの売上データとをRPAで突合することで、一連の作業を完全に自動化しました。さらに、各テナントへの確定した売上データのメール送信までもRPAで自動化。パート200名で実施していた突合せ作業を、最終的には数名で行えるようになりました。

経理業務の代行などを行うBPO事業者のB社では、レンタル、リース、保険料、交通費などの請求書の処理代行業務を行っているものの、月当たり約500件処理する必要があり、担当者の大きな負担となっていました。

顧客から送られてきた紙の請求書をエクセルの管理台帳に転記し、管理台帳から財務システムに手作業で登録するという作業のうち、システムへの登録作業をRPAで自動化。これにより、担当者の負担を減らし、月当たり約90時間の人件費を削減することに成功しました。また、登録作業時の人的ミスをなくすことができました。

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経理部門では金銭を取り扱う業務を行っているため、金額が合わない場合、ミスがミスとして明確に露見し、なおかつ、大きな問題の引き金になりかねません。金銭を取り扱う金融機関では、その日の勘定が1円でも合わなければ、原因がわかるまで徹底的に調査をすると言われているように、金銭に関わるミスに対しては厳格であることが求められます。経理業務には正確性が非常に重要なのです。

しかし、前述したとおり、人間はどれだけ熟練していても、その日のコンディションや周囲の状況に影響を受けているため、必ずミスをします。ヒューマンエラーを完全になくすことは不可能です。それに対して、RPAはシステムに問題がない限り、どれだけ長く作業を続けても常に正確な処理を行うことが可能です。人間の代わりにRPAが経理業務を行うことでミスを削減し、大きな問題に繋がるリスクを低下させることができるのです。

経理業務は、企業の根幹を支える必要不可欠な重要な業務です。しかし、生産性向上には直接関連しないルーティンワークが多いという側面もあります。
ルーティンワークは手順が決まっていることが多く、RPAで自動化することが可能なため、企業としては経理業務のルーティンワークに割いていた人員を削減でき、削減できた分の人員を別の業務に就かせることができます。これまで経理を担当してきた人材を、RPAが苦手とする企画業務やマネジメント業務などの非定型業務で活用することで、生産性向上につなげることができます。

また、人によって向き不向きはあるものの、定型業務を退屈だと感じる人は多く、次第に仕事に対するモチベーションは低下していきます。RPA導入によって定型業務から解放することができれば、従業員にとっても働きやすい環境が整い、離職を防ぐことにも繋がります。

定型的な経理業務は、担当者の熟練度が上がると処理速度は上がっていきます。とは言え、人間が処理できるスピードには限界があります。ソフトウェアロボットであるRPAの処理速度には到底かないません。そのため作業量が多ければ多いほど、経理担当者が行うよりも、RPAで自動化したほうが早く処理を終わらせることができます。

また、経理担当者であれば、長時間同じ作業を続けていると肉体的な疲れや集中力の低下から、処理速度はどうしても落ちていきますが、RPAにはそういった速度低下が起こりません。さらに、経理担当者の労働時間には法的な上限があり、企業としては休憩や休日を与え、法律を遵守する必要があります。それに対して、RPAは24時間365日稼働することが可能です。人間では処理しきれないような作業も処理することができます。その結果、RPAを導入すれば、経理部門全体で見たときに処理可能なキャパシティを増やしつつ、処理スピードを圧倒的に上げることができるのです。

「生産性の高い業務に人材を振り向けることができる」の項目では、経理業務を担っていた人材を別の業務に従事させることのメリットを解説しましたが、経理業務に割いていた人員を単純に減らすことで、人件費を削減することもできます。また、RPAであれば、担当者の昇給や担当者の退職に伴う新たな人材確保のために必要な採用活動費など、人を雇用していることで発生するコストがありません。もちろんRPAを導入したり、運用したりする費用はかかりますが、削減できる費用を鑑みて、トータルでコストを削減できる導入方法を検討することは十分可能です。

ここまではRPAを導入することで得られる効果をメリットとして紹介してきましたが、それとは別で、RPAは「導入や運用のしやすさ」もひとつのメリットです。

RPAはプログラミング知識が不要なツールと言われており、実際にさまざまなベンダーが、特別な専門知識がない人でも簡単に扱えるツールを販売しています。例えば、自動化したい業務をソフトロボットに記憶させる「シナリオ作成」もドラッグ＆ドロップでできるなど、現場で実際に業務を行っている経理担当者自身が主体的にRPAを導入し、運用していくことができます。

RPAを導入する場合、自動化したい業務のフローを可視化することが不可欠です。細かく業務内容を洗い出し、作業手順を一つずつ書き出して、まずは誰が見てもその作業を再現できる状態にしましょう。業務フローを可視化することは非常に手間がかかり、時間もかかるので面倒ではあるものの、この工程を経ることで、どの作業をRPAで自動化すべきなのか、またどこまで自動化できるのかを明確にすることができます。せっかくRPAを導入して業務を効率化するのに、ここを曖昧にしてしまうと、人間との作業分担という観点において、運用のしづらさがネックとなる可能性があります。

また、可視化を行うことで、RPAに関係なく、業務改善すべき問題点が明らかになることもあります。RPA導入をきっかけとして、さまざまな課題を可視化して、できるだけ解消していきましょう。

RPAを初めて導入する場合は、スモールスタートがおすすめです。規模の小さな業務を自動化するところから始めて、RPAによって業務効率化が本当に実現できるのかを検証してみましょう。

スモールスタートには、もしも導入に失敗した場合にもリスクを最小限に抑えられるというメリットがあります。特に経理部門の業務は、その性質上ひとつの失敗が大きなトラブルを引き起こす可能性があります。まずは導入範囲を絞って行うほうがよいでしょう。それ以外にもスモールスタートのメリットとしては、RPAを実際に使ってみることで知識が身につくこと、運用していくうえで対処すべき課題が明らかになること、役に立つということを現場レベルで実感できれば、その後の拡大もスムーズに行えるということなどが挙げられます。また、RPAツールにも種類があり、さまざまなベンダーが販売しています。どのツールが自社の課題に合うかを確認するためにも、スモールスタートがおすすめです。

前述したとおり、プログラミングスキルやITの専門的な知識がなくても扱いやすいRPAツールがあるため、経理部門の担当者が自分でRPAを導入することは可能です。しかし、導入直後はエラーが発生することも少なくありません。そういったときに、経理部門の人材だけで対処しようとすると原因究明や復旧に時間がかかってしまったり、また別のエラーが発生してしまったりします。RPAの導入自体に手間がかかりすぎていては、業務を効率化するツールとしては本末転倒です。さらに、そのまま頓挫してRPA導入が失敗に終わるケースもあります。

こういった失敗をしないためには、RPAツールを選定する際に、機能や使いやすさだけではなく、ベンダーのサポート内容が充実しているかどうかを確認しておくことが大切です。具体的なチェックポイントとしては「導入時にRPA担当者への講習があるか」「トラブル発生時に迅速に対応してくれる体制が整っているか」「企業ごとに専任の担当者がいるか」などが挙げられます。特に社内にIT人材がいないような中小企業では、ベンダーのサポートを受けられるかどうかを必ず確認しましょう。

前項で触れたとおり、導入直後にエラーが発生するケースも含めて、RPAは導入後の定期的なメンテナンスが必要です。もちろんベンダーのサポートを活用することもひとつの手段ですが、自社内にRPAに詳しい人材を確保しておくという方法もあります。より効果的な活用方法を検討したり、経理部門のみならず社内のさまざまな業務でRPAを幅広く活用したりしていくためには、スキルやノウハウを社内に蓄積しておくことは重要です。

RPA人材の育成には、まずベンダーのサポートが受けられないかを確認しましょう。RPAに関するセミナーを積極的に実施したり、勉強方法を指導したりしてくれるベンダーもあります。またツールごとに資格制度を設けているものもあり、明確な目標やモチベーションを持ってRPA知識を身につけていくことができます。

ベンダーのサポートがあまり充実していない場合には、RPA人材を派遣してくれるサービスを活用するという方法もあります。導入後の一定期間だけ指導役としてRPA人材の派遣契約を行い、実際に運用を行いながら社内の人材に知識とスキルを伝授してもらうというやり方です。