出勤簿には、単に従業員ごとの出勤日と出勤時刻、退勤時刻を書けばよいというわけではありません。勤務状況を正確に把握するため、出勤日・出勤時刻・退勤時刻に加え、労働日数と休憩時間も漏れなく記載する必要があります。

さらに時間外労働や休日労働、深夜労働（22時～翌5時）をした場合は、それぞれの日付と時刻、労働時間数の記載が求められます。

出勤簿の書式に、特に法的な取り決めはありません。必要な情報が不足なく記載されていれば問題ないので、企業ごとに使いやすい形式や媒体の出勤簿を用意して構いません。

出勤簿の保存期間は法律で定められています。

現在の労働基準法 第109条には、「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を5年間保存しなければならない。」と規定があり、出勤簿は「その他労働関係に関する重要な書類」に該当します。

従来出勤簿の保存期間は3年間でしたが、令和2年4月から施行された「労働基準法の一部を改正する法律」によって5年間へと延長されました。ただし当分の間は経過措置が適用され、3年間の保存でも問題ありません。

また、出勤簿の保存期間については「いつから数えるのか」という点に注意が必要です。
従来は最後に出勤簿を記載した日からスタートして数えていました。
しかし改正後は、最後に記載された日より賃金支払期日が遅い場合、当該支払期日が起算日になることが明確になりました。

紙やExcelなどの出勤簿から勤怠管理システムへ変えると、従業員の出勤状況を正確に把握できるようになります。肥大化する情報のチェックや集計といった作業の効率化が図れ、担当者の負担軽減にもつながるでしょう。

今後は、働き方や雇用形態の多様化がさらに進むことが予測されます。そのため従業員の労働時間を一元管理できる勤怠管理システムは、大きなメリットになるでしょう。

勤怠管理システムは、どれでもよいわけではありません。導入する目的をはっきりさせておかなければ、いざ使ってみて欲しかった機能がないということも起こり得るでしょう。

そのため企業の現状を把握し、課題解決につながる機能が搭載されたシステムを選ぶ必要があります。また、今だけでなく将来の雇用スタイルの変化や法改正などの変化に、細かく対応できるシステムかどうかも重要なポイントです。